So archivieren Sie Dokumente rechts- & revisionssicher
Unternehmen sind von Seiten des Gesetzgebers gefordert die eigenen Dokumente rechtssicher und revisionssicher zu archivieren. Das bindet in vielen Unternehmen nicht nur Arbeitskraft, sondern beengt auch die vorherrschenden Platzverhältnisse. Doch mittlerweile wacht auch der traditionelle Mittelstand auf und beginnt sich nach digitalen Lösungen umzusehen. Ein guter und effizienter Weg zu einem besseren Dokumentenmanagement.
Unternehmen in der Pflicht - moderne Lösungen gesucht
Die Anforderungen von Unternehmen an ein modernes Dokumentenmanagement sind in den letzten Jahren enorm angestiegen. Dies liegt unter anderem daran, dass sich auch die Gesetzeslage an die veränderten Bedingungen angepasst hat. So muss auch bei der Nutzung und Archivierung von Dokumenten die DSGVO in jedem Fall beachtet werden. Daher suchen Unternehmen nach Lösungen, welche ihnen alle Möglichkeiten eröffnen, ohne dabei auf die Angebote der großen internationalen Anbieter zurückzugreifen, welche oftmals nur bedingt DSGVO-konform sind. Eine echte Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen der unterschiedlichen Branchen. Doch ein gutes Dokumentenmanagementsystem ist wichtig, um die verschiedenen Dokumente zu nutzen und diese vor allem einfacher zu archivieren.
Dokumente rechtssicher archivieren - mit einem guten Dokumentenmanagement
Die Rechtssicherheit eines Dokumentenmanagements ist für kleine und große Unternehmen gleichermaßen wichtig. Wenn Sie in einem noch traditionellen Unternehmen mit einer klassischen Dokumentensicherung arbeiten, werden Sie sicherlich auf ein Archiv an Dokumenten von einer überraschenden Größe zurückgreifen können. Das dieser Vorgang weder zeitgemäß noch sicher ist, wird zudem auch immer mehr Unternehmen des Mittelstandes klar. Wer seine Dokumente rechtssicher und revisionssicher archivieren möchte, greift heute auf digitale Lösungen zurück. Das bedeutet natürlich innerhalb eines Unternehmens eine deutliche Umstellung der Abläufe. Doch der ganze Arbeitsfluss profitiert nachhaltig von dieser Umstellung, sodass Sie als Unternehmen durch diesen Schritt sogar bares Geld einsparen.
Alle Lösungen in einem guten Dokumentenmanagementsystem
Wenn Unternehmen ihre Dokumente revisionssicher und rechtssicher archivieren möchten, stehen dafür praktische Lösungen parat, welche auch den normalen Arbeitsalltag nachhaltig verbessern. Dank Dokumentenmanagementsystemen können Unternehmen den Traum vom beinahe papierlosen Büro nicht nur leben, sondern auch von den vielen Vorteilen profitieren. Hierzu müssen alle Dokumente, welche in Papierform das Unternehmen erreichen, digitalisiert werden. Die eigenen Dokumente des Unternehmens müssen aus diesem Grund ebenfalls digitalisiert werden. Diese Umstellung mag zunächst einmal mit einem höheren Aufwand und auch mit höheren Kosten verbunden sein, spart aber langfristig bares Geld. Denn nicht nur der Speicherplatz für das eigene Archiv wird frei, auch die Arbeit in den verschiedenen Prozessen und Bereichen wird spürbar beschleunigt. Denn dank einer intelligenten Suchfunktion können zu einzelnen Kunden oder einzelnen Vorgängen alle Dokumente innerhalb kürzester Zeit gefunden und zur Arbeit herangezogen werden. Optimal also, wenn Sie als Unternehmen Ihre Dokumente rechtssicher und revisionssicher archivieren möchten.
Haben sich die Abläufe im neuen System erst einmal eingeschliffen und haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeit mit dem System internalisiert, wird sich der Workflow nachhaltig verbessern, was unter anderem die Produktivität des Unternehmens deutlich steigern kann. In vielen Branchen kommt es durch die Einführung eines solchen Systems zu merklich ansteigenden Kennziffern, da sich viele Mitarbeiter deutlich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren können und Zeit-Kapazitäten frei werden.
Fazit: Eine Digitalisierung kann im Unternehmen erhebliche Einsparungen bieten
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass es überraschend einfach sein kann, Dokumente rechtssicher zu archivieren und diese revisionssicher auszugestalten. Wichtig ist dabei vor allem, dass diese Lösung vollständig ins Unternehmen integriert wird. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur jederzeit auf die Dokumente zugreifen und diese bei Bedarf präsentieren, auch die Archivierung ist deutlich platzsparender und effizienter. Dank eines guten Tagging-Systems bleiben einzelne Dokumente nicht nur auffindbar, sondern können auch mit Personen, Accounts oder Vorgängen verknüpft werden. Die zentrale Archivierung erlaubt also einen Zugriff aus praktisch jedem Kontext heraus.
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