So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente
Die anhaltende Pandemie hat den Arbeitsalltag nachhaltig verändert. Viele Deutsche arbeiten im Home-Office, erledigen von Zuhause, was nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden muss. Doch Daten und Dokumente müssen verfügbar bleiben, was viele Unternehmen vor eine technische Herausforderung stellt. Einfache und sichere Methoden zum Online-Zugriff auf Dokumente sind gefragt. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen einige Tipps und Lösungsmöglichkeiten.
Reibungslose Kommunikation
Ob im Home-Office oder am regulären Arbeitsplatz: Der Zugriff auf Dokumente muss jederzeit gewährleistet sein - und zwar in beide Richtungen. Sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch das Unternehmen selbst ist es erforderlich, dass alle Dokumente jederzeit zur Verfügung stehen. So lassen sich hier bereits ein paar grundlegende Anforderungen formulieren, die jedes Tool zur Online-Zusammenarbeit mitbringen sollte:
- Unkomplizierter Upload von Dateien
- Einfacher Dokumentenaustausch per Mausklick
- Automatische Synchronisation
- Kommentarfunktion in den Dokumenten selbst
Ob Verträge, Rechnungen oder Personalbögen – diese wichtigen Dateien müssen jederzeit zugriffsbereit bleiben. Einfache Freigabeprozesse ermöglichen es, bestimmte Dokumente nur jenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Externen zugänglich zu machen, für die diese Dokumente auch bestimmt sind.
Beim Upload von Dateien stehen meist mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Besonders einfach geht es per Drag & Drop. Aber auch durch Scan und Mail-Upload lassen sich Dokumente verfügbar machen. Hier kommt dann auch die automatische Synchronisierung ins Spiel, denn das Dokument soll nach dem Upload sofort allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die es benötigen, ohne dass erst gezielt danach gesucht oder Anfragen gestellt werden müssen.
Die Kommentarfunktion in den Dokumenten selbst trägt dazu bei, dass weniger E-Mails geschrieben werden müssen. In vielen Unternehmen trägt dies massiv zu mehr Übersichtlichkeit und zu einer Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei.
Sicheres Dateimanagement
Gerade bei sensiblen Unternehmensdaten ist es besonders wichtig, dass nur jene Augen sie zu sehen kriegen, für die sie auch bestimmt sind. Für eine Arbeitsumgebung im Home-Office, die den Zugriff auf Dokumente ermöglicht, sind daher die folgenden Punkte von Relevanz:
- Zugriffsberechtigungen
- Geschützte Links
- Auditierte Sammlungen
- DSGVO-Konformität
- Verschlüsselte Datenübertragung
- 2-Faktor-Authentifizierung
Die Zugriffsberechtigungen sollten bis auf die Dokumentenebene verfügbar sein. So lässt sich für jedes einzelne Dokument einsehen, wer darauf Zugriff hat und in welchem Maße. So lässt sich steuern, ob einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument lediglich betrachten, Kommentare hinzufügen oder es ändern können.
Besonders sensible Dokumente sollten mit geschützten Links versehen werden. Dadurch lassen sich auch Gastzugriffe, beispielsweise für Kundschaft oder die Steuerberatung, leichter Einrichten. Möchten Sie im Nachhinein nachverfolgen können, wer zu welcher Zeit Zugriff auf ein Dokument hatte, sind auditierte Sammlungen von Vorteil. Aus den gesammelten Daten lässt sich exakt herauslesen, wer Zugriffe, Ansichten und Änderungen an Dateien zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat.
Um sowohl Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch Ihren Kundeninnen und Kunden ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein signalisieren und umsetzen zu können, ist eine DSGVO-konforme Lösung unerlässlich. So stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen im Hinblick auf die aktuellen Vorgaben des Datenschutzes gebührend Berücksichtigung finden.
Für ein noch höheres Maß an Sicherheit sorgt die verschlüsselte Übertragung einzelner Dokumente. Mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einer ebenfalls verschlüsselten Ablage auf dem neusten Stand der Technik sind Ihre digitalen Unterlagen sowohl beim Zugriff auf die Dokumente als auch im Home-Office selbst vor unerwünschten Zugriffen sicher. Für den Web-Zugriff empfiehlt sich zusätzlich eine 2-Faktor-Authentifizierung, die den Identitätsnachweis mittels zweier voneinander unabhängiger Komponenten verlangt.
Cloudspeichersysteme für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office
Der Zugriff auf Dokumente lässt sich über eine Cloud-Lösung besonders praktisch, sicher und komfortabel gestalten. Alle relevanten Dokumente werden in einer Cloud zwischengespeichert und stehen dort rund um die Uhr zur Verfügung. Vor allem im Hinblick auf die oben bereits erwähnte Synchronisierung und der damit verbundenen zeitnahen Verfügbarkeit aller benötigten Daten ist die Cloud eine optimale Lösung, um den Betriebsablauf zwischen Home-Office und Unternehmen zu gestalten.
Neben dem einfachen Fernzugriff auf Dateien sind eine fortschrittliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, externer Datenzugriff und Webzugriff ohne Probleme möglich. Dateien lassen sich schnell aktualisieren, auch durch Firewalls und Router hindurch.
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