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Die Workflowoptimierung wird für Unternehmen immer wichtiger. Je besser die einzelnen Prozesse ineinandergreifen, umso effizienter können Betriebe agieren. Ein professionelles Dokumenten Management System (DMS) kann erheblich zum Erfolg beitragen. Wir zeigen, warum das Workflow Management mittels DMS besonders effizient gelingen kann und wie Sie dieses umsetzen.

Warum ein Dokumenten Management System Vorteile mit sich bringt

5 häufige Fragen

Durch ein professionelles Dokumenten-Management-System und einem damit verbundenen Workflow Management dürfen Sie in Ihrem Unternehmen mit verschiedenen Vorteilen rechnen.

Zunächst einmal werden die Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens vereinheitlicht und standardisiert. Das bedeutet, dass sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen direkt an die Problemlösung machen können. Sie müssen sich nicht erst über das richtige Vorgehen Gedanken machen. 

Damit geht die Verbesserung der Kommunikation einher, da die passenden Ansprechpartner sofort im DMS erkennbar sind. Die Kommunikation zwischen den Teilnehmern wird durch das Workflow Management somit nachhaltig verbessert und strukturiert. 

Das bedeutet im Zusammenspiel auch, dass die allgemeine Produktivität gesteigert wird. Ihre Belegschaft kann sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren. Das gesamte Unternehmen wird somit langfristig deutlich produktiver und kann stärker zur Wertschöpfung beitragen.

Interne Abläufe optimieren - Zugriffe steuern - Arbeitszeiten minimieren

Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement?

Durch ein digitales Dokumenten Management System entfallen die oftmals entstehenden Informations-Silos in Unternehmen. Zudem kann über das System sehr genau definiert werden, wer welche Zugriffsrechte auf bestimmte Inhalte erhält.

Somit erhalten alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen klare Zuständigkeiten und können auf alle relevanten Informationen zugreifen. Das sorgt unter anderem dafür, dass die benötige Arbeitszeit für einzelne Vorgänge verringert wird. Denn die Suche nach Inhalten und Informationen wird direkt über das DMS gebündelt.

Klare Strukturen und klare Verantwortlichkeiten dank DMS

Ein weiterer Vorteil für das Workflow Management liegt in den leichter erkennbaren Zuständigkeiten. Das bedeutet unter anderem, dass den Dokumenten im System interne Ansprechpartner zugeordnet werden können. Somit können alle Mitarbeiter zentral auf die Dokumente im DMS zugreifen und erkennen sofort, welcher Kollege für einen bestimmten Fall oder ein bestimmtes Dokument verantwortlich ist. Dadurch können Kommunikationsprobleme deutlich schneller behoben werden. 

Ein wichtiger Teil im Workflow Management beschäftigt sich mit der Minimierung der Reibungen. Je geringer also die Hindernisse, um mit den zuständigen Personen zu sprechen, umso effektiver kann die unternehmensinterne Kommunikation ablaufen. Aus diesem Grund sollte ein DMS im Workflow Management immer mit Blick auf Zuständigkeiten und Verantwortung konzipiert werden. Dadurch können solche Kommunikationshindernisse schnellstmöglich aus der Welt geschaffen werden.

Ein effektives Workflow Management minimiert die Kosten

Unternehmen profitieren nicht nur hinsichtlich der Arbeitsleistung durch ein effektives Workflow Management mittels DMS. Denn durch die Verbesserung und Verschlankung der Abläufe werden auch die Kosten minimiert. Schließlich wird die Arbeitszeit aller Mitarbeiter deutlich effizienter genutzt, wenn alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung stehen. 

Zudem profitieren auch die Kundenkontakte von einem effektiven Workflow Management. Über das DMS können alle relevanten Informationen innerhalb kürzester Zeit abgerufen werden, was unter anderem beinahe jeden Kundenkontakt ökonomischer und somit profitabler gestaltet.

Fazit: Ein Workflow Management mittels DMS gestaltet Prozesse effektiv

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gutes Workflow Management mittels DMS in der Lage ist, die Arbeit innerhalb eines Unternehmens deutlich zu verschlanken. Zudem werden viele Reibungspunkte im Bereich des Informationsmanagements minimiert. Das beschleunigt sowohl interne als auch externe Abläufe nachhaltig. 

Aus diesen Gründen setzen immer mehr Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung auf ein DMS, welches das Workflow Management vereinfacht. Wichtig ist dabei, dass die unternehmenseigenen Prozesse optimal abgebildet werden. Hier können externe Experten helfen, das DMS richtig und zielführend im Unternehmen zu etablieren. 

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