homeback to menu
Überblick

Leading Change at Work

Die Technologie verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Wir bei Ricoh sorgen dafür, dass der Wandel positiv für Ihre Teams und Ihr Unternehmen ist. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt, um einen nahtlosen Übergang zu einem vollständig digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten.
Entdecken Sie unsere Business Solutions
seamless digital workspace experience
Digital Workspace

Zugriff von überall

Hybride und mobile Arbeitsformen prägen unsere Zukunft. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Gestaltung, Integration und Unterstützung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken.
Entdecken Sie unsere Digital Workspace Solutions
Business Process Management

Auf Erfolg ausgerichtet

Manuelle Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter:innen nicht länger aufhalten. Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse, damit Ihre Teams mehr leisten können. Wir bieten die Technologie, die Expertise und die Unterstützung, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren und zu vereinfachen.
Entdecken Sie unsere Lösungen
Cloud & Infrastruktur

Cloud & clear

Um den vollen Wert der Cloud auszuschöpfen, braucht man den richtigen Plan und das richtige Team, um ihn umzusetzen. Wir bieten Cloud-Lösungen und Expertise, die Ihre Geschäftsabläufe flexibler, kosteneffizienter und sicherer machen und gleichzeitig Innovationen der nächsten Generation vorantreiben.
Entdecken Sie unsere Cloud- und Infrastrukturlösungen
Cybersecurity

Risiken für die IT reduzieren

Internetfähige Geräte schaffen neue Schwachstellen für Cyberangriffe. Wir helfen Ihnen, mit intelligenten Cybersecurity-Diensten und -Lösungen, die auf Ihre Kerngeschäftsprozesse abgestimmt sind, gegen Cyberkriminalität in die Offensive zu gehen.
Entdecken Sie unsere Cybersecurity Solutions
Digital Experience

Ein exzellentes Erlebnis der Kundschaft beginnt mit einem erstklassigen Erlebnis Ihrer Belegschaft

Unser hochqualifiziertes Team hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kundschaft an jedem Touchpoint zu übertreffen. Wir entwerfen, erstellen, implementieren die richtigen Lösungen und geben Ihrer Belegschaft das, was sie brauchen, um einen überzeugenden, dauerhaften Eindruck zu hinterlassen.
Entdecken Sie unsere Digital Experience Solutions
Graphic Communications

Machen Sie Ihr Geschäft zukunftssicher

Entdecken Sie unsere Graphic Communications Solutions
Graphic Communication
Office Produkte und Software

Erstklassige Qualität

Ricoh ist bekannt für hochwertige Drucker und Multifunktionssysteme. Mit einer großen Auswahl in Bezug auf Geschwindigkeit, Größe und Funktionsumfang können Sie die Modelle und Funktionen auswählen, die für Ihre Arbeitsgruppe, Ihr Büro oder Ihr Klassenzimmer am besten geeignet sind.
Entdecken Sie unsere Office Produkte und Software
Überblick

Eine vielseitige Service- und Supportplattform

Hier finden Sie alles, was Sie an Produkt- und Serviceunterstützung brauchen, an einem Ort. Wir bieten Ihnen Support, Beratung und Lösungen, damit Ihr Unternehmen immer reibungslos funktioniert.
Support anfragen
AV technology and management
Überblick

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Lesen Sie hier unsere News, unsere Produktinnovationen und informieren Sie sich über unsere aktuellen Events.
Informiert bleiben
News and events from Ricoh
Unser Unternehmen

Wer wir sind und was wir machen

Wir bei Ricoh sind stets bestrebt, unserer Kundschaft mit innovativen Lösungen, Produkten und Services zur Seite zu stehen, die sich an Ihren Geschäftszielen orientieren. Wir sind darauf bedacht, den Wert Ihrer Dienstleistungen und Produkte zu erhöhen. Wir passen uns den sich ändernden Geschäftsbedingungen an.
Erfahren Sie mehr über Ricoh
Überblick

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über unsere Produkte und Services erfahren möchten oder Informationen zu den von Ihnen bereits genutzten Produkt, Service oder der Verwaltung Ihres Kontos von Ricoh benötigen.
Kontaktieren Sie uns
customer and employee engagement
Überblick

Wir helfen Ihnen, immer einen Schritt voraus zu sein

Entdecken und lesen Sie unsere neuesten Erkenntnisse über die wichtigsten Business Solutions.
Erhalten Sie die neuesten Einblicke
Ricoh Insights - Overview
Cookie Richtlinie

Diese Webseite verwendet Cookies. Mit dem Klick auf den OK-Button akzeptieren Sie diese. Wenn Sie wissen möchten, warum wir Cookies einsetzen oder wie Sie diese deaktivieren können, lesen Sie bitte unsere Cookie-Richtlinie.

Klicken Sie hier, um sich für den Blog anzumelden >

Die Vorteile einer digitalen HR-Abteilung liegen auf der Hand: Sie sparen in enormen Umfang personelle Ressourcen und Kosten für papiergebundene Prozesse sowie die Archivierung. Automatisierte Prozesse einer leistungsstarken HR-Software ersetzen umständliche manuelle Betriebsabläufe. Zugleich professionalisieren Sie das Personalmanagement. Mit einem digitalen „Active Sourcing“ identifizieren Sie zum Beispiel zielgerichtet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Potenzial. Doch wie starten Sie in das digitale Zeitalter? Digitalisieren Sie administrative Aufgaben anhand eines konkreten Plans! Mit folgenden 10 Schritten gelingt der Wandel:

1. Erstellen eines individuellen Digitalisierungsplans

Binden Sie Experten mit ein um ein Feedback und Unterstützung zu erhalten
Binden Sie Experten mit ein um ein Feedback und Unterstützung zu erhalten

Zuerst führen Sie eine umfassende Bestandsanalyse durch und entscheiden, welche Aufgabenbereiche Sie digitalisieren wollen. Im Personalwesen bietet es sich an, dass Sie zum Auftakt die digitale Personalakte einführen. Die Personalakte ist im HR-Management die zentrale Dokumentensammlung, die Digitalisierung erleichtert Ihnen zahlreiche Prozesse. Formulieren Sie einen übersichtlichen Plan für die Einführung der elektronischen Personalakte, in dem Sie sämtliche Maßnahmen festhalten.

2. Frühzeitige Einbindung der Angestellten

Für die Digitalisierung der HR-Abteilungen empfiehlt sich ein umfassendes Change-Management. Digitalisierungsprozesse können in der Belegschaft Ängste auslösen. Mit einer rechtzeitigen Einbindung verhindern Sie das. Integrieren Sie auch Datenschutzbeauftragte und den Betriebsrat in die Planung. Holen Sie Feedback ein und passen Sie Ihren Transformationsprozess gegebenenfalls an. Das Ziel ist: Alle sollen die digitale Personalabteilung als Chance begreifen!

3. Auswahl des optimalen Software-Anbieters

Die Qualität des digitalen Personalwesens hängt entscheidend von der HR-Software und dem Support des Dienstleisters ab. Kriterien sind insbesondere:

  • Umfang der Funktionen
  • Kompatibilität mit anderer Software
  • Bedienfreundlichkeit
  • Sicherheit der Daten
  • Support und Beratung

Bevorzugen Sie einen erfahrenen Anbieter, der bestenfalls Referenzen in Ihrer Branche aufweist. Zu den bundesweit bedeutenden Unternehmen in diesem Bereich gehört Ricoh. Die Software DocuWare  können Sie 30 Tage lang kostenlos testen!

4. Zugriffsberechtigungen, Beschränkungen und Co. Festlegen

Beschäftigen Sie sich bereits in der Planungsphase mit Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit. In Personalakten stehen sensible Informationen, entsprechend begrenzt sollte der Zugriff ein. Benennen Sie klar, wer Personalakten einsehen und ändern darf. Denken Sie auch an eine revisions- und rechtssichere Archivierung. Hier besteht der Vorteil, dass leistungsstarke Software-Lösungen für die digitale Personalabteilung diese Archivierung garantieren. Auch die Zugriffsrechte bestimmen Sie mit einer solchen HR-Software transparent und problemlos.

5. Testphase für die digitale Personalabteilung

Jede Digitalisierung in einem Unternehmen beginnt mit einer Testphase. In dieser Phase erkennen die Beteiligten mögliche technische Probleme sowie eventuell vorhandene Schwierigkeiten bei der Anwendung. Ein hochwertiger Anbieter kooperiert in dieser Probezeit eng mit Ihren IT- und HR-Verantwortlichen, löst Probleme unmittelbar und beantwortet jederzeit Fragen.

6. Papierdokumente prüfen und einscannen

Bereiten Sie Ihr HR-Team mit Schulungen oder Webinaren vor
Bereiten Sie Ihr HR-Team mit Schulungen oder Webinaren vor

Anschließend erfolgt der erste Schritt im digitalen HR-Prozess: das Scannen der papierbasierten Personalakten. Die Erfahrung zeigt, dass sich in zahlreichen Akten unnötige Dokumente befinden. Nutzen Sie die Digitalisierung, um sich von diesen Unterlagen zu befreien. Stellen Sie einen detaillierten Kriterienkatalog auf: Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte, welche in den Aktenvernichter? Das Scannen können Sie durch eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder einen vertrauenswürdigen Scan-Dienstleister durchführen lassen.

7. Schulungen und Workshops für die Belegschaft organisieren

Für Ihre Angestellten des Personalwesens bedeutet die digitale Personalabteilung eine erhebliche Umstellung. Die Betriebsabläufe ändern sich weitgehend, zusätzlich müssen sie künftig die eingesetzte HR-Software bedienen können. Bereiten Sie während der Planungsphase die erforderlichen Schulungen vor und führen Sie diese nach der erfolgreichen Testphase durch.

8. Papierakten zwischenlagern und anschließend vernichten

Für eine Übergangsphase von rund sechs Monaten sollten Sie die eingescannten Dokumente auf Papier zwischenlagern. Dabei handelt es sich um eine Vorsichtsmaßnahme: Bei einem etablierten Dienstleister für Dokumenten-Management-Lösungen sind Ihre digitalen Akten in der Cloud sicher. Es kann aber beim Einscannen zu Fehlern kommen. Mit einer Zwischenlagerung sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie die Fehler erst später entdecken. Nach etwa einem halben Jahr können Sie die Akten vernichten.

9. Fortlaufende Auswertung des Digitalisierungsprozesses

Im Change-Management erweist es sich als vorteilhaft, regelmäßige Workshops anzubieten. Angestellte benennen bei diesen Gelegenheiten Probleme und machen Verbesserungsvorschläge. Das kann sich direkt auf die digitale Personalabteilung oder Prozesse im Umfeld beziehen. Bei diesen Workshops können Sie auch fragen, welche weitere Betriebsabläufe Ihre Belegschaft digitalisieren will.

10. Digitalisierung auf weitere administrative Tätigkeiten ausweiten

Die elektronische Personalakte bildet das Fundament für eine umfassende digitale Personalabteilung. Auf dieser Basis können deutsche Unternehmen viele weitere Prozesse im Personalmanagement digitalisieren. Beispiele sind das Bewerbungsmanagement, das „Active Sourcing“ und die Organisation von Weiterbildungen. Nutzen Sie konsequent die Potenziale der Digitalisierung!

Ricoh: Ihr zuverlässiger Dienstleister für die digitale Personalabteilung

Für die digitale HR sollten Sie einen starken Partner mit funktionaler Software, sicheren Cloud-Servern und kompetentem Kundenservice wählen. Das traditionsreiche Unternehmen Ricoh weist eine beeindruckende Liste an Referenzen auf: Die Experten begleiten zahlreiche kleinere und mittlere Unternehmen aus vielfältigen Branchen bei Digitalisierungsprozessen. Ausführliche Informationen über die Schritte zur digitalen Personalabteilung erhalten Sie im kostenlosen E-Book "Papierlos in 90 Tagen"!

Wenn nicht jetzt, wann dann?
Registrieren Sie sich jetzt für unseren Digitalisierungs-Blog.

Sie möchten mehr darüber erfahre, wie Sie ihr Unternehmen noch besser für die digitale Zukunft aufstellen können? Dann registrieren Sie sich gleich hier und erhalten Sie in regelmäßigen Abständen die neusten Informationen rund ums Thema Dokumentenmanagement mit wertvollen Tipps.

Ich möchte auch zukünftig Informationen von Ricoh erhalten. Insbesondere zu den neuesten Trends der Branche, zu Produkten und Dienstleitungen, Events etc. *
Ja, ich habe die Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiere diese. *