So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente
Die Vorteile einer digitalen HR-Abteilung liegen auf der Hand: Sie sparen in enormen Umfang personelle Ressourcen und Kosten für papiergebundene Prozesse sowie die Archivierung. Automatisierte Prozesse einer leistungsstarken HR-Software ersetzen umständliche manuelle Betriebsabläufe. Zugleich professionalisieren Sie das Personalmanagement. Mit einem digitalen „Active Sourcing“ identifizieren Sie zum Beispiel zielgerichtet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Potenzial. Doch wie starten Sie in das digitale Zeitalter? Digitalisieren Sie administrative Aufgaben anhand eines konkreten Plans! Mit folgenden 10 Schritten gelingt der Wandel:
1. Erstellen eines individuellen Digitalisierungsplans
Zuerst führen Sie eine umfassende Bestandsanalyse durch und entscheiden, welche Aufgabenbereiche Sie digitalisieren wollen. Im Personalwesen bietet es sich an, dass Sie zum Auftakt die digitale Personalakte einführen. Die Personalakte ist im HR-Management die zentrale Dokumentensammlung, die Digitalisierung erleichtert Ihnen zahlreiche Prozesse. Formulieren Sie einen übersichtlichen Plan für die Einführung der elektronischen Personalakte, in dem Sie sämtliche Maßnahmen festhalten.
2. Frühzeitige Einbindung der Angestellten
Für die Digitalisierung der HR-Abteilungen empfiehlt sich ein umfassendes Change-Management. Digitalisierungsprozesse können in der Belegschaft Ängste auslösen. Mit einer rechtzeitigen Einbindung verhindern Sie das. Integrieren Sie auch Datenschutzbeauftragte und den Betriebsrat in die Planung. Holen Sie Feedback ein und passen Sie Ihren Transformationsprozess gegebenenfalls an. Das Ziel ist: Alle sollen die digitale Personalabteilung als Chance begreifen!
3. Auswahl des optimalen Software-Anbieters
Die Qualität des digitalen Personalwesens hängt entscheidend von der HR-Software und dem Support des Dienstleisters ab. Kriterien sind insbesondere:
- Umfang der Funktionen
- Kompatibilität mit anderer Software
- Bedienfreundlichkeit
- Sicherheit der Daten
- Support und Beratung
Bevorzugen Sie einen erfahrenen Anbieter, der bestenfalls Referenzen in Ihrer Branche aufweist. Zu den bundesweit bedeutenden Unternehmen in diesem Bereich gehört Ricoh. Die Software DocuWare können Sie 30 Tage lang kostenlos testen!
4. Zugriffsberechtigungen, Beschränkungen und Co. Festlegen
Beschäftigen Sie sich bereits in der Planungsphase mit Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit. In Personalakten stehen sensible Informationen, entsprechend begrenzt sollte der Zugriff ein. Benennen Sie klar, wer Personalakten einsehen und ändern darf. Denken Sie auch an eine revisions- und rechtssichere Archivierung. Hier besteht der Vorteil, dass leistungsstarke Software-Lösungen für die digitale Personalabteilung diese Archivierung garantieren. Auch die Zugriffsrechte bestimmen Sie mit einer solchen HR-Software transparent und problemlos.
5. Testphase für die digitale Personalabteilung
Jede Digitalisierung in einem Unternehmen beginnt mit einer Testphase. In dieser Phase erkennen die Beteiligten mögliche technische Probleme sowie eventuell vorhandene Schwierigkeiten bei der Anwendung. Ein hochwertiger Anbieter kooperiert in dieser Probezeit eng mit Ihren IT- und HR-Verantwortlichen, löst Probleme unmittelbar und beantwortet jederzeit Fragen.
6. Papierdokumente prüfen und einscannen
Anschließend erfolgt der erste Schritt im digitalen HR-Prozess: das Scannen der papierbasierten Personalakten. Die Erfahrung zeigt, dass sich in zahlreichen Akten unnötige Dokumente befinden. Nutzen Sie die Digitalisierung, um sich von diesen Unterlagen zu befreien. Stellen Sie einen detaillierten Kriterienkatalog auf: Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte, welche in den Aktenvernichter? Das Scannen können Sie durch eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder einen vertrauenswürdigen Scan-Dienstleister durchführen lassen.
7. Schulungen und Workshops für die Belegschaft organisieren
Für Ihre Angestellten des Personalwesens bedeutet die digitale Personalabteilung eine erhebliche Umstellung. Die Betriebsabläufe ändern sich weitgehend, zusätzlich müssen sie künftig die eingesetzte HR-Software bedienen können. Bereiten Sie während der Planungsphase die erforderlichen Schulungen vor und führen Sie diese nach der erfolgreichen Testphase durch.
8. Papierakten zwischenlagern und anschließend vernichten
Für eine Übergangsphase von rund sechs Monaten sollten Sie die eingescannten Dokumente auf Papier zwischenlagern. Dabei handelt es sich um eine Vorsichtsmaßnahme: Bei einem etablierten Dienstleister für Dokumenten-Management-Lösungen sind Ihre digitalen Akten in der Cloud sicher. Es kann aber beim Einscannen zu Fehlern kommen. Mit einer Zwischenlagerung sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie die Fehler erst später entdecken. Nach etwa einem halben Jahr können Sie die Akten vernichten.
9. Fortlaufende Auswertung des Digitalisierungsprozesses
Im Change-Management erweist es sich als vorteilhaft, regelmäßige Workshops anzubieten. Angestellte benennen bei diesen Gelegenheiten Probleme und machen Verbesserungsvorschläge. Das kann sich direkt auf die digitale Personalabteilung oder Prozesse im Umfeld beziehen. Bei diesen Workshops können Sie auch fragen, welche weitere Betriebsabläufe Ihre Belegschaft digitalisieren will.
10. Digitalisierung auf weitere administrative Tätigkeiten ausweiten
Die elektronische Personalakte bildet das Fundament für eine umfassende digitale Personalabteilung. Auf dieser Basis können deutsche Unternehmen viele weitere Prozesse im Personalmanagement digitalisieren. Beispiele sind das Bewerbungsmanagement, das „Active Sourcing“ und die Organisation von Weiterbildungen. Nutzen Sie konsequent die Potenziale der Digitalisierung!
Ricoh: Ihr zuverlässiger Dienstleister für die digitale Personalabteilung
Für die digitale HR sollten Sie einen starken Partner mit funktionaler Software, sicheren Cloud-Servern und kompetentem Kundenservice wählen. Das traditionsreiche Unternehmen Ricoh weist eine beeindruckende Liste an Referenzen auf: Die Experten begleiten zahlreiche kleinere und mittlere Unternehmen aus vielfältigen Branchen bei Digitalisierungsprozessen. Ausführliche Informationen über die Schritte zur digitalen Personalabteilung erhalten Sie im kostenlosen E-Book "Papierlos in 90 Tagen"!
formWenn nicht jetzt, wann dann?
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