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Ein modernes digitales Dokumentenmanagement bietet viele Vorteile. Dennoch ist ein achtsamer Umgang in Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit mit den Systemen wichtig. Bei fehlender Implementierung von Sicherheitsstandards können Probleme auftreten. Wir zeigen Ihnen, welche Sicherheitsstandards in jedem Fall beachtet werden müssen, um maximal vom digitalen Dokumentenmanagement zu profitieren.

Zentralisierte Datenerfassung aller Dokumente

Damit ein effektives Management der Dokumente überhaupt gelingt, muss zunächst einmal sichergestellt werden, dass alle Dokumente im Unternehmen überhaupt erfasst werden. Denn es kann sehr schnell kompliziert und verwirrend werden, wenn einzelne Unternehmensbereiche aus dem digitalen Management ausgeschlossen werden.

Damit die folgenden Sicherheitsstandards wirken können, müssen die Nutzerinnen und Nutzer in der Lage sein, sie auf alle Dokumente im Unternehmen anzuwenden. Denn wenn das Dokumentenmanagement nicht umfassend genutzt wird, helfen auch die besten Sicherheitsstandards nichts. Daher ist es zwingend erforderlich, dass eine gründliche und umfassende Implementierung des Dokumentenmanagements erfolgt.

Sicherheitsstandards - image

Zugriffsberechtigungen für Dokumente nach Nutzern und Nutzergruppen unterteilen

Nicht immer dürfen und sollen in einem Unternehmen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen Zugriff auf alle Dokumente haben. Dementsprechend gehört es zu den wichtigsten Sicherheitsstandards, dass im Dokumentenmanagementsystem zwischen Nutzern und Nutzergruppen unterschieden werden kann. So lassen sich unterschiedliche Zugriffsberechtigungen erstellen und der Zugriff reglementieren.

Durch die Speicherung in der Cloud und auf physisch getrennten Speichermedien sind ihre Dokumente doppelt abgesichert
Durch die Speicherung in der Cloud und auf physisch getrennten Speichermedien sind ihre Dokumente doppelt abgesichert

Zudem ermöglichen viele Programme spezifisch zu unterscheiden, welche Rechte den einzelnen Nutzern zugestanden werden. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit, bestimmten Nutzergruppen nur Leserechte einzuräumen, während andere Nutzer mit den Dokumenten arbeiten und diese verändern können.

Zudem sind diese Sicherheitsstandards zwingend erforderlich, wenn mit sensiblen Daten und Dokumenten gearbeitet wird. Hier ist es ratsam, sich für die Zuteilung der Rechte Experten an Bord zu holen. Diese können bei der sinnvollen und sicheren Unterteilung der Nutzerrechte unterstützen und somit die reibungslose Einführung des Dokumentenmanagements ermöglichen.

Reviews und Versionsstandards implementieren

Zu den wichtigen Sicherheitsstandards im Dokumentenmanagement gehört unter anderem die Überprüfbarkeit der Dokumente. Das bedeutet, dass die Software in der Lage sein muss, Änderungen an Dokumenten und Inhalten zu protokollieren und zu dokumentieren. Das bedeutet, dass verschiedene Versionen eines Dokuments vorgehalten werden, um Änderungen am Dokument zu erfassen und bei Bedarf wieder rückgängig zu machen.

Eine gute und leistungsstarke Software zum Dokumentenmanagement ermöglicht somit, dass mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und die Versionshistorie einsehen und nutzen können. Diese Sicherheitsstandards erleichtern den Workflow im Unternehmen nachhaltig und sorgen für mehr Sicherheit und Kontrolle bei allen Dokumenten.

Mehrfache Datensicherung auf physisch getrennten Speichermedien und in der Cloud

Ein wichtiges Feature und ein geltender Sicherheitsstandard im Dokumentenmanagement ist die Sicherung von Daten und Dokumenten auf unterschiedlichen Speichermedien. Denn ein Systemfehler kann bereits genügen, um im schlimmsten Fall die Dokumente nicht mehr zugänglich zu machen. Dementsprechend sollte eine regelmäßige Datensicherung integriert sein.

Wichtig ist dabei, dass die Speichermedien auch physisch getrennt sind. Ein Beispiel: Der Server für das Dokumentenmanagement steht in einem Serverraum. Wird nun die Sicherung auf einem anderen Server im gleichen Raum abgelegt, kann bei einem Brand im Rechenzentrum der gesamte Datenbestand vernichtet werden. Aus diesem Grund ist es von besonderer Bedeutung, dass die Sicherungen an unterschiedlichen Orten erfolgt. Viele Dokumentenmanagement-Systeme bieten unter anderem die Möglichkeit, die Daten zusätzlich in der Cloud zu sichern und somit eine weitere Sicherheitsebene zu etablieren.

Fazit: Einfache Lösungen für mehr Sicherheit im Unternehmen

Sie sehen, dass sich viele Sicherheitsstandards mit einer guten Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bereits erfüllen lassen. Durch die Absicherung der Dokumente gegen Änderungen und Löschungen und vor allem auch durch mehrere Speicherorte können Sie das gesamte System gegen Ausfälle absichern.

Nur so ist es möglich, auch mit rein digital genutzten Dokumenten sicher und effizient zu arbeiten und den Workflow nachhaltig zu verbessern. Das bedeutet, dass Sie mit Ihrem Unternehmen im Bereich der Digitalisierung weiter voranschreiten und sich somit den Anforderungen der Zeit stellen.

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