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Informationen schneller austauschen, relevante Daten schneller finden und Kooperationen über Kontinente hinweg synchronisieren - all dies ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagement.
Entscheidend für Ihr Unternehmen ist dabei nicht nur die Möglichkeit, eine bestehende „Zettelwirtschaft“ in ein digitales Ordnersystem zu überführen, sondern vor allem die richtige Verwaltung.
Die richtigen DMS-Tools sind deutlich flexibler als einfach nur eine digitale Ablage und lassen sich flexibel in Ihre Workflows integrieren. Wie das konkret aussieht und warum dies für Ihr Unternehmen ein entscheidender Schritt hin zum papierlosen Büro ist, erfahren Sie hier.

Flexibel, sicher und synchronisiert - DMS-Tools machen Ihr ganzes Unternehmen digital

Einfache Formen eines digitalen Dokumentenmanagements finden Sie auf Ihren Office-PCs bereits in Form des Explorers/Finders wieder. Bereits hier können Dokumente problemlos digital abgelegt und verwaltet werden, zudem besteht ein einfacher Zugriff per Suchfunktion auf die gesamte Dokumentenhistorie eines Unternehmens.
Doch diese Form der Digitalisierung kann nur genutzt werden, um ein digitales Abbild von Dokumenten zu erstellen und ersetzt die Handhabung von Papieren, Rechnungen, Bescheiden und Akten nicht. Essentielle DMS-Tools für KMUs müssen nämlich mehr können als einfach nur digitale Register erstellen.
Zunächst einmal ist da die Rechtssicherheit. Auch digital braucht Ihr Unternehmen eine GoBD-konforme Buchhaltung, wenn Sie Software für die Buchhaltung einsetzen - was Sie definitiv tun sollten. Diese Rechtssicherheit wird Ihnen aber alleine durch das Scannen und digitale Aufbewahren von Dokumenten nicht gewährt, DMS-Tools können dies aber sehr wohl leisten. Das bedeutet, wenn Sie professionelle Dokumentenmanagementsysteme einsetzen, müssen Sie sich keine Sorgen mehr um die Lagerung steuerrelevanter Daten machen. Die Rechtssicherheit wird so in Ihren digitalen Workflow ganz einfach eingebunden. Dafür braucht es eine Struktur, die sowohl E-Mail-Anhänge in Ihr System einlesen kann, Ordner über alle Devices hinweg synchronisiert und natürlich auch das händische Einscannen von Papierbelegen erlaubt – all das bietet Ihnen DMS-Software.

Digitale Convenience für Ihr Unternehmen

DMS-Tools bieten flexiblen und standortunabhönigen Zugriff für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
DMS-Tools bieten flexiblen und standortunabhönigen Zugriff für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Von DMS-Tools profitieren Sie natürlich nicht nur, wenn eine Buchprüfung ansteht, sondern auch im Unternehmensalltag. Wie bedeutend es für Unternehmen sein kann, die Arbeit im Home Office zu erleichtern, hat die COVID-Krise gezeigt.
Mit analogem Dokumentenmanagement ist es schlicht unmöglich, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Ferne auf entscheidende Dokumente zuzugreifen. DMS-Tools hingegen synchronisieren Dokumente in der Cloud und lassen ausschließlich autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf zugreifen. Dies kann beispielsweise durch ein VPN auf den Arbeitsrechnern des Fachpersonals abgesichert werden. Zudem funktioniert der leichte Zugriff nicht nur über den Computer, sondern auch von Mobilgeräten wie Smartphone oder Tablet. Dies erleichtert komplexere Zusammenarbeit auf Geschäftsreisen und mit Personal am anderen Ende der Welt.

Nicht nur im Gewähren von Zugriffen ist ein DMS einer analogen Lösung überlegen, sondern auch im Verweigern. Unerlaubtes Durchsuchen des Archivs oder das Überschreiten analoger Zugangsberechtigungen gibt es mit modernen DMS-Tools nicht mehr.
Die Arbeit selbst wird durch die digitale Indexierung um ein Vielfaches erleichtert, denn lange Ausflüge ins Archiv und das Durchforsten alter Aktenjahrgänge entfällt. Alleine die richtigen Suchbegriffe führen schnell und effizient zum gewünschten Ergebnis. Was in der täglichen Arbeit Zeit einspart, kann im Büro sogar zu senkenden Kosten führen.
Die digitale Lagerung schließlich erfordert nur wenig Platz und kann auch ganz in ein Cloud-System übertragen werden. Archivräume fallen somit weg und die frei gewordenen Räume eröffnen neue Nutzungsmöglichkeiten.

Natürlich ist Papier im Büro auch ein Kostenfaktor. Drucker müssen angeschafft, mit Papier und Tinte versorgt und in Betrieb gehalten werden. Der Einsatz von DMS-Tools ist hier im Vergleich nicht nur deutlich sparsamer, sondern auch sehr viel zeiteffizienter. Sie schaffen sich also gleich in mehrfacher Hinsicht einen Vorteil gegenüber analog operierenden Unternehmen.
Und wenn in der Buchführung einmal etwas schief geht? Das ist mit einem Dokumentenmanagementsystem auch kein Problem, denn Sie haben vollste Kontrolle über die Dateienhistorie und können notwendige Revisionen vornehmen. Durch den Zugriff auf die Dokumentenhistorie erhalten Sie selbstverständlich auch Buchungsbelege und steuerrelevante Daten werden GBoD-konform ganz sicher erhalten.
Kurzum: Ihre Dokumente sind besser archiviert, der Zugriff wird erleichtert und flexibilisiert.

Mit maßgeschneiderten DMS-Tools zum digitalen Vorreiter

Elektronische Dokumente in einem modernen DMS sind der Schlüssel dafür, Ihrem Unternehmen das papierlose Büro zu ermöglichen. Digitale Dokumentenverwaltung ist dabei für KMUs genau so greifbar wie für multinationale Konzerne und kann sich frei skalierbar Ihren Ansprüchen anpassen.

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Außerdem finden Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ die wichtigsten Schritte, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen - das können Sie natürlich kostenlos herunterladen und natürlich stehen wir Ihnen auch persönlich mit unserem Know-How zur Verfügung. Anfragen für unsere Demo können Sie uns jederzeit stellen.
Gemeinsam finden wir maßgeschneiderte Lösungen für Sie und erarbeiten digitale Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft.

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