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Leading Change at Work

Die Technologie verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Wir bei Ricoh sorgen dafür, dass der Wandel positiv für Ihre Teams und Ihr Unternehmen ist. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt, um einen nahtlosen Übergang zu einem vollständig digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten.
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seamless digital workspace experience
Digital Workspace

Zugriff von überall

Hybride und mobile Arbeitsformen prägen unsere Zukunft. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Gestaltung, Integration und Unterstützung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken.
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Business Process Management

Auf Erfolg ausgerichtet

Manuelle Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter:innen nicht länger aufhalten. Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse, damit Ihre Teams mehr leisten können. Wir bieten die Technologie, die Expertise und die Unterstützung, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren und zu vereinfachen.
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Cloud & Infrastruktur

Cloud & clear

Um den vollen Wert der Cloud auszuschöpfen, braucht man den richtigen Plan und das richtige Team, um ihn umzusetzen. Wir bieten Cloud-Lösungen und Expertise, die Ihre Geschäftsabläufe flexibler, kosteneffizienter und sicherer machen und gleichzeitig Innovationen der nächsten Generation vorantreiben.
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Cybersecurity

Risiken für die IT reduzieren

Internetfähige Geräte schaffen neue Schwachstellen für Cyberangriffe. Wir helfen Ihnen, mit intelligenten Cybersecurity-Diensten und -Lösungen, die auf Ihre Kerngeschäftsprozesse abgestimmt sind, gegen Cyberkriminalität in die Offensive zu gehen.
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Digital Experience

Ein exzellentes Erlebnis der Kundschaft beginnt mit einem erstklassigen Erlebnis Ihrer Belegschaft

Unser hochqualifiziertes Team hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kundschaft an jedem Touchpoint zu übertreffen. Wir entwerfen, erstellen, implementieren die richtigen Lösungen und geben Ihrer Belegschaft das, was sie brauchen, um einen überzeugenden, dauerhaften Eindruck zu hinterlassen.
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Graphic Communications

Machen Sie Ihr Geschäft zukunftssicher

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Graphic Communication
Office Produkte und Software

Erstklassige Qualität

Ricoh ist bekannt für hochwertige Drucker und Multifunktionssysteme. Mit einer großen Auswahl in Bezug auf Geschwindigkeit, Größe und Funktionsumfang können Sie die Modelle und Funktionen auswählen, die für Ihre Arbeitsgruppe, Ihr Büro oder Ihr Klassenzimmer am besten geeignet sind.
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Eine vielseitige Service- und Supportplattform

Hier finden Sie alles, was Sie an Produkt- und Serviceunterstützung brauchen, an einem Ort. Wir bieten Ihnen Support, Beratung und Lösungen, damit Ihr Unternehmen immer reibungslos funktioniert.
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AV technology and management
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Lesen Sie hier unsere News, unsere Produktinnovationen und informieren Sie sich über unsere aktuellen Events.
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Unser Unternehmen

Wer wir sind und was wir machen

Wir bei Ricoh sind stets bestrebt, unserer Kundschaft mit innovativen Lösungen, Produkten und Services zur Seite zu stehen, die sich an Ihren Geschäftszielen orientieren. Wir sind darauf bedacht, den Wert Ihrer Dienstleistungen und Produkte zu erhöhen. Wir passen uns den sich ändernden Geschäftsbedingungen an.
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Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über unsere Produkte und Services erfahren möchten oder Informationen zu den von Ihnen bereits genutzten Produkt, Service oder der Verwaltung Ihres Kontos von Ricoh benötigen.
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Wir helfen Ihnen, immer einen Schritt voraus zu sein

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Ricoh Insights - Overview

Informationen schneller austauschen, relevante Daten schneller finden und Kooperationen über Kontinente hinweg synchronisieren - all dies ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagement.
Entscheidend für Ihr Unternehmen ist dabei nicht nur die Möglichkeit, eine bestehende „Zettelwirtschaft“ in ein digitales Ordnersystem zu überführen, sondern vor allem die richtige Verwaltung.
Die richtigen DMS-Tools sind deutlich flexibler als einfach nur eine digitale Ablage und lassen sich flexibel in Ihre Workflows integrieren. Wie das konkret aussieht und warum dies für Ihr Unternehmen ein entscheidender Schritt hin zum papierlosen Büro ist, erfahren Sie hier.

Flexibel, sicher und synchronisiert - DMS-Tools machen Ihr ganzes Unternehmen digital

Einfache Formen eines digitalen Dokumentenmanagements finden Sie auf Ihren Office-PCs bereits in Form des Explorers/Finders wieder. Bereits hier können Dokumente problemlos digital abgelegt und verwaltet werden, zudem besteht ein einfacher Zugriff per Suchfunktion auf die gesamte Dokumentenhistorie eines Unternehmens.
Doch diese Form der Digitalisierung kann nur genutzt werden, um ein digitales Abbild von Dokumenten zu erstellen und ersetzt die Handhabung von Papieren, Rechnungen, Bescheiden und Akten nicht. Essentielle DMS-Tools für KMUs müssen nämlich mehr können als einfach nur digitale Register erstellen.
Zunächst einmal ist da die Rechtssicherheit. Auch digital braucht Ihr Unternehmen eine GoBD-konforme Buchhaltung, wenn Sie Software für die Buchhaltung einsetzen - was Sie definitiv tun sollten. Diese Rechtssicherheit wird Ihnen aber alleine durch das Scannen und digitale Aufbewahren von Dokumenten nicht gewährt, DMS-Tools können dies aber sehr wohl leisten. Das bedeutet, wenn Sie professionelle Dokumentenmanagementsysteme einsetzen, müssen Sie sich keine Sorgen mehr um die Lagerung steuerrelevanter Daten machen. Die Rechtssicherheit wird so in Ihren digitalen Workflow ganz einfach eingebunden. Dafür braucht es eine Struktur, die sowohl E-Mail-Anhänge in Ihr System einlesen kann, Ordner über alle Devices hinweg synchronisiert und natürlich auch das händische Einscannen von Papierbelegen erlaubt – all das bietet Ihnen DMS-Software.

Digitale Convenience für Ihr Unternehmen

DMS-Tools bieten flexiblen und standortunabhönigen Zugriff für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
DMS-Tools bieten flexiblen und standortunabhönigen Zugriff für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Von DMS-Tools profitieren Sie natürlich nicht nur, wenn eine Buchprüfung ansteht, sondern auch im Unternehmensalltag. Wie bedeutend es für Unternehmen sein kann, die Arbeit im Home Office zu erleichtern, hat die COVID-Krise gezeigt.
Mit analogem Dokumentenmanagement ist es schlicht unmöglich, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Ferne auf entscheidende Dokumente zuzugreifen. DMS-Tools hingegen synchronisieren Dokumente in der Cloud und lassen ausschließlich autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf zugreifen. Dies kann beispielsweise durch ein VPN auf den Arbeitsrechnern des Fachpersonals abgesichert werden. Zudem funktioniert der leichte Zugriff nicht nur über den Computer, sondern auch von Mobilgeräten wie Smartphone oder Tablet. Dies erleichtert komplexere Zusammenarbeit auf Geschäftsreisen und mit Personal am anderen Ende der Welt.

Nicht nur im Gewähren von Zugriffen ist ein DMS einer analogen Lösung überlegen, sondern auch im Verweigern. Unerlaubtes Durchsuchen des Archivs oder das Überschreiten analoger Zugangsberechtigungen gibt es mit modernen DMS-Tools nicht mehr.
Die Arbeit selbst wird durch die digitale Indexierung um ein Vielfaches erleichtert, denn lange Ausflüge ins Archiv und das Durchforsten alter Aktenjahrgänge entfällt. Alleine die richtigen Suchbegriffe führen schnell und effizient zum gewünschten Ergebnis. Was in der täglichen Arbeit Zeit einspart, kann im Büro sogar zu senkenden Kosten führen.
Die digitale Lagerung schließlich erfordert nur wenig Platz und kann auch ganz in ein Cloud-System übertragen werden. Archivräume fallen somit weg und die frei gewordenen Räume eröffnen neue Nutzungsmöglichkeiten.

Natürlich ist Papier im Büro auch ein Kostenfaktor. Drucker müssen angeschafft, mit Papier und Tinte versorgt und in Betrieb gehalten werden. Der Einsatz von DMS-Tools ist hier im Vergleich nicht nur deutlich sparsamer, sondern auch sehr viel zeiteffizienter. Sie schaffen sich also gleich in mehrfacher Hinsicht einen Vorteil gegenüber analog operierenden Unternehmen.
Und wenn in der Buchführung einmal etwas schief geht? Das ist mit einem Dokumentenmanagementsystem auch kein Problem, denn Sie haben vollste Kontrolle über die Dateienhistorie und können notwendige Revisionen vornehmen. Durch den Zugriff auf die Dokumentenhistorie erhalten Sie selbstverständlich auch Buchungsbelege und steuerrelevante Daten werden GBoD-konform ganz sicher erhalten.
Kurzum: Ihre Dokumente sind besser archiviert, der Zugriff wird erleichtert und flexibilisiert.

Mit maßgeschneiderten DMS-Tools zum digitalen Vorreiter

Elektronische Dokumente in einem modernen DMS sind der Schlüssel dafür, Ihrem Unternehmen das papierlose Büro zu ermöglichen. Digitale Dokumentenverwaltung ist dabei für KMUs genau so greifbar wie für multinationale Konzerne und kann sich frei skalierbar Ihren Ansprüchen anpassen.

Wollen Sie mehr zu DMS-Tools, Digitalisierung und den Möglichkeiten für Ihr Unternehmen erfahren? Dann abonnieren Sie jetzt unseren Newsletter, um regelmäßig die neuesten Informationen und Insights ganz bequem per Mail zu erhalten.
Außerdem finden Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ die wichtigsten Schritte, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen - das können Sie natürlich kostenlos herunterladen und natürlich stehen wir Ihnen auch persönlich mit unserem Know-How zur Verfügung. Anfragen für unsere Demo können Sie uns jederzeit stellen.
Gemeinsam finden wir maßgeschneiderte Lösungen für Sie und erarbeiten digitale Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft.

formWenn nicht jetzt, wann dann?
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