Leitfaden - Belege einfach digital buchen
Belege digital zu buchen sollte eigentlich in den meisten Unternehmen der Standard sein. Das dies nicht so ist, zeigt unter anderem auch der oft mangelnde Digitalisierungsgrad in Deutschland. Viele Unternehmen scheuen sich davor, da dies vermeintlich Mehrarbeit mit sich bringen könnte. Das es im Gegenteil Zeit spart und den Workflow verbessert, haben die wenigsten auf dem Schirm. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Belege digital buchen und somit die Abläufe effizienter gestalten können.
Digital buchen bedeutet nicht, auf Papier zu verzichten
So schön es wäre Belege nur noch digital buchen zu müssen, so ist es leider doch so, dass in den meisten Unternehmen ein Ausdruck der Belege noch immer erfolgen muss, um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu entsprechen. Aber durch die digitale Verbuchung und die Digitalisierung der Belege ersparen Sie sich viel Arbeit. Anstatt alle Dokumente zu sortieren und in geordneter Reihenfolge abzuheften, genügt es diese einfach nur noch monatlich zusammenzufassen. Sollten also aktuelle Belege angefordert werden, können Sie im digitalen Management sofort ersehen, in welchem Monat der gewünschte Beleg angefallen ist und müssen dann nur den entsprechenden Ordner nach einem Stichwort durchsuchen. Das klingt erst einmal nur nach einer kleinen Verbesserung, doch je nach Anzahl der anfallenden Dokumente ersparen Sie sich im regelmäßigen Workflow enormen Aufwand. Daher ist es für jedes Unternehmen ratsam, einen Beleg digital buchen zu können und diesen somit immer zur Verfügung zu haben.
Belege digital buchen: Optimierter Workflow nicht nur innerhalb des Unternehmens
Was ist nun das richtige Herangehen, um Belege digital buchen zu können? Zunächst einmal sollten alle Belegdokumente digital erfasst werden. Das gilt sowohl für bereits in digitaler Form eingehende Belege, als auch für solche in Schriftform. Diese müssen bei Ankunft digitalisiert werden. Ein einfacher Scanner und eine klare Benennung nach Kunde, Datum und Betreff ist hier die beste Wahl. Im Optimalfall sorgen Sie dafür, dass alle Belege in einem eigenen Posteingang gesammelt werden. Dies macht nicht nur die Übersicht einfacher, sondern hilft auch mit mehreren Personen die Belegdokumente zu verwalten. Zum Scannen der verschiedenen Belege eignen sich nicht nur stationäre Scanner, sondern auch dafür einsetzbare Smartphone-Apps. So kann beispielsweise auch der Außendienst die anfallenden Dokumente direkt über das Smartphone scannen und digital buchen. Das macht unter anderem die Spesenabrechnung einfacher und sorgt dafür, dass die offenen Posten viel schneller direkt beglichen werden können. Wenn diese Abläufe unternehmensweit einheitlich gehandhabt werden, kommt es hier zu keinen Problemen.
Ein Scanner und eine strukturierte Abspeicherung sorgen für eine klare Übersicht
Einfacher Ablauf - effektives Dokumenten- und Beleg-Management
Durch die einfachen Abläufe ergeben sich außerdem weitere Vorteile. Denn sind die Belege online verfügbar und somit vollständig digitalisiert, können weitere Abläufe optimiert werden. Ihre Buchhaltung kann überall und jederzeit auf alle relevanten Dokumente zurückgreifen und diese bearbeiten. Zusätzlich kann auf Wunsch der Steuerberater oder das Steuerberaterbüro eingebunden werden. Dieses kann somit viel schneller und effektiver auf die gesamten Belege und Dokumente zurückgreifen und somit effizienter für Ihr Unternehmen arbeiten. Das kann unter anderem die Wartezeit auf die wichtigen Unterlagen verkürzen und dafür sorgen, dass Sie langfristig spürbar weniger Geld in Ihre Buchhaltung und die Steuerberatung investieren müssen. Denn die digital vorliegenden Belege lassen sich mit den unterschiedlichsten Programmen erfassen und somit teil-automatisiert bearbeiten.
Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie wichtig es ist die Belege digital zur Verfügung zu haben und diese somit flexibler nutzen zu können, werfen Sie einen Blick auf das vorliegende E-Book zum Thema papierloses Büro. Alternativ können Sie auch von einer Demo (https://workplace.ricoh.de/jetzt-digitalisieren) profitieren und sich mit den verschiedenen Möglichkeiten in einem kostenlosen 30-Tage-Test vertraut machen.
Fazit: Änderung des Belegmanagements sorgt für weniger Stress und mehr Effizienz
Auch wenn das Belegmanagement in einem Unternehmen bereits seit vielen Jahren etabliert ist, kann es sinnvoll sein, dieses zu ändern und die Belege in Zukunft digital zu buchen. Diese Änderung ist mit wenig Aufwand verbunden, kann aber den Workflow im gesamten Unternehmen und sogar bei nachgestellten Dienstleistern nachhaltig verschlanken. Das Büro wird dank der Dokumentationspflichten zwar nicht papierlos, in der direkten Arbeitsumgebung werden die Belege allerdings nur noch digital verarbeitet. Das spart Zeit, lässt sich in Teilen automatisieren und ist vor allem optimal, um die eigene Buchhaltung spürbar zu entlasten und deren Arbeit effizient zu gestalten. Werfen Sie gerne einen Blick in unser Whitepaper, in welchem wir Ihnen zeigen, mit welchen Möglichkeiten und Optionen Sie Ihr Büro nachhaltig effizienter gestalten können. Als Experten für digitale Lösungen für Unternehmen wissen wir, wie viel Erfolg eine solche Umstellung bieten kann und wie viel Potenzial durch solche Änderungen freigeschaltet wird.
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