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Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen wird auch das Dokumentenmanagement immer digitaler. Die automatisierte Belegerfassung ist dabei ein wichtiger Schritt, um die Digitalisierung aller Dokumente zu beschleunigen und zu erleichtern. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei zu achten gilt und welche Vorteile Unternehmen von diesen Lösungen erwarten dürfen.

Belegerfassung digitalisieren und den Workflow verbessern

Eine große Anzahl an Unternehmen setzen bereits auf ein digitales Dokumentenmanagement und nutzen die Möglichkeiten, die solche Systeme zu bieten haben. Doch Belege müssen häufig noch immer von Hand übertragen und kategorisiert werden. Durch die digitale Belegerfassung kann dieser Arbeitsschritt nicht nur übergangen werden, auch die einheitliche Erkennung und Zuordnung erleichtert viele Arbeitsvorgänge nachhaltig. Dementsprechend sparen Unternehmen durch diese Lösung viel Arbeitszeit ein, welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich ihrer Kernkompetenz effektiv nutzen können.

Automatisierte Erfassung aller Belege mit effizienten Systemen

Zur digitalen Belegerfassung stehen verschiedene Technologien zur Verfügung, welche zur Erkennung der Inhalte genutzt werden können. Dabei werden die Belege zunächst einmal digital erfasst und anschließend von der Software erkannt und klassifiziert. Somit können Belege beispielsweise auch unsortiert in das Dokumentenmanagement übernommen werden, da die Einordnung inklusive der passenden Schlagworte automatisiert erfolgt. Unter anderem kommen bei der digitalen Belegerfassung folgende Funktionen zum Einsatz:

  • Optical Character Recognition zur Erkennung von Maschinenschrift
  • Intelligent Character Recognition zur Erkennung von Handschriften inklusive Sonderzeichen und Zahlen
  • Optical Mark Recognition zur Erkennung von Feldern, Markierungen oder Ankreuzungen
  • Barcode-Erkennung für unterschiedliche Barcodes
  • Bilderkennung zur Identifizierung von Bildinhalten
  • Logoerkennung zur Erkennung von Logos und Zuordnung zu Unternehmen

All diese Eigenschaften laufen bei der digitalen Belegerfassung zusammen. Sie sorgen dafür, dass das Dokumentenmanagementsystem in der Lage ist, die Belege automatisch zu erfassen und diese auch passend zuzuordnen.

Belege im Dokumentenmanagement direkt zugänglich machen

Der Workflow und verschiedene Arbeitsschritte können durch die digitale Belegerfassung optimiert werden
Der Workflow und verschiedene Arbeitsschritte können durch die digitale Belegerfassung optimiert werden

Eine automatisierte und digitale Belegerfassung bietet allein noch wenig Vorteile. Erst dann, wenn die Belege in ein intelligentes Dokumentenmanagement implementiert sind, kann das Unternehmen von dieser Lösung maximal profitieren. 
Denn in einem solchen Fall werden die digitalen Belege nicht nur archiviert, sondern auch direkt den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich gemacht. Das bedeutet unter anderem eine deutliche Verbesserung des Workflows und somit eine Beschleunigung vieler Arbeitsschritte.

Unterstützung bei der Implementierung der digitalen Belegerfassung

Unternehmen profitieren sowohl kurzfristig als auch langfristig von der digitalen Belegerfassung und dem damit in Zusammenhang stehenden Dokumentenmanagement. Für einen Erfolg ist die optimale Einbindung des DMS-Systems in die bestehenden Arbeitsprozesse unabdingbar.

Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf externe Dienstleister, welche bei der Implementierung einer automatischen digitalen Belegerfassung unterstützen. Dadurch können sie auf die externe Expertise zurückgreifen. Da viele der Anbieter zudem regelmäßige Wartungen und Prüfungen der Systeme durchführen, kann das Unternehmen stressfrei weiterarbeiten und das Dokumentenmanagement in erfahrene Hände legen.

Fazit: Die digitale Belegerfassung bietet Unternehmen viele Vorteile

Profitieren Sie von der digitalen Belegerfassung und vereinfachen und beschleunigen Sie ihre Arbeitsprozesse
Profitieren Sie von der digitalen Belegerfassung und vereinfachen und beschleunigen Sie ihre Arbeitsprozesse

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine digitale Belegerfassung viele Arbeitsschritte in Unternehmen vereinfacht. Zum einen wird der Workflow nachhaltig verbessert, weil unter anderem die mühsame manuelle Digitalisierung entfällt. Zudem stehen die Belege sofort im Dokumentenmanagement zur Verfügung und können von dort aus weiterverarbeitet werden. Das bedeutet auch eine effektive und nachhaltige Dokumentenspeicherung und somit eine höhere Sicherheit im Bereich Datenschutz.

Moderne Systeme bieten viele Ansätze, um die digitalen Belege einfach und effizient weiter bearbeiten zu können. Externe Dienstleister können bei der Implementierung unterstützen und somit für mehr Sicherheit und einen effektiven Übergang in die Digitalisierung sorgen.


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