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Die Standardisierung und Digitalisierung von Aufgaben ermöglichen große Einsparungen in Bezug auf Zeit und Geld. Insbesondere im HR ist dies empfehlenswert, denn es fallen häufig wiederholende Tasks mit hohem inhaltlichem Anspruch an. Das sind zum Beispiel:

  • Die Erstellung von Zeugnissen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Monatliche Gehaltsabrechnung
  • Onboarding von neuen Kollegen und Kolleginnen

Gleichzeitig liegt die Personalabteilung an einem neuralgischen Punkt in Ihrem Unternehmen. Eine gelungene Prozessoptimierung steigert die Motivation der Belegschaft und hilft Ihrem Unternehmen, flexibler, mobiler und dynamischer zu werden.

Um maximale Effizienz zu ermöglichen, können Sie bereits heute viele Ihrer Personalprozesse digitalisieren und von der Automatisierung profitieren. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie dies einfach gelingt. Sie erhalten 5 wirkungsvolle Tipps, um HR-Prozesse zu digitalisieren.

Warum Digitalisierung im Personalmanagement so sinnvoll ist

HR-Prozesse zu automatisieren ist besonders erfolgsversprechend, denn viele der Prozesse sind zeit- und arbeitsaufwändig. Sie nehmen entsprechend das Personalmanagement in Beschlag. Da sich viele dieser Prozesse regel- oder unregelmäßig wiederholen und standardisieren lassen, ist Digitalisierung hier die perfekte Wahl.

Schrittweise Digitalisierung

Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen lassen sich nicht innerhalb eines Tages umsetzen. Der Einstieg mag daher auf den ersten Blick überwältigend wirken. Scheu vor der Digitalisierung müssen Sie jedoch nicht haben. Wir empfehlen Ihnen, schrittweise vorzugehen und zunächst die wichtigsten Bereiche ausfindig zu machen. So wird Ihr Unternehmen Schritt für Schritt digital.

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen schrittweise und fangen Sie mit den wichtigsten Bereichen an.
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen schrittweise und fangen Sie mit den wichtigsten Bereichen an.

Zu den essentiellen HR-Prozessen zählen: 

  • Bewerberinnen- und Bewerbermanagement
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Arbeitszeitmanagement
  • digitale Personalakten
  • Personalentwicklung
  • Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportale
  • Onboarding

Aus unseren Erfahrungen ist ein guter Prozess zum Starten der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie werden schnell feststellen, wie welche positiven Effekte sich durch die Automatisierung bereits in kurzer Zeit ergeben können.  
Eine Priorisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ebenfalls empfehlenswert. Hier werden Sie die positiven Auswirkungen der Automatisierung bereits Monat für Monat spüren. Mit einer maßgeschneiderten digitalen Lösung schaffen Sie, dass die Lohn- und Gehaltsrechnungen sicherer, effizienter und auf Fehler weniger anfällig sein werden. Ebenso können Gefährdungen und Betrügereien minimiert werden.

Die menschliche Komponente

Die sicherste, schnellste und funktionalste Software wird Ihrem Unternehmen keinen Vorteil bringen, wenn Ihr Personal noch nicht so weit ist. Achten Sie also darauf, dass Sie alle Kollegen und Kolleginnen auf der Digitalisierungsreise mitnehmen. Planen Sie Zeit für Schulungen ein oder bauen Sie gegebenenfalls Kompetenz im Team auf.

Je besser Ihr Team mit der Technik umgehen kann, desto mehr wird Ihr Unternehmen profitieren.

Die Flexibilität der Digitalisierung ausspielen

Schulen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen während der Digitalreise
Schulen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen während der Digitalreise

Arbeitet Ihr Personal durch die COVID-Krise teils im Home-Office? Oder findet die Zusammenarbeit schon immer mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern rund um den Globus statt? Dann wissen Sie, wie viel effizienter Sie Remote Work durch digitale Prozesse gestalten können.

Achten Sie also bereits beim Kauf der Software und Einrichten der Systeme darauf, dass Ihre derzeitigen und künftigen Ansprüche erfüllt werden. Dazu gehört zum Beispiel der Zugriff über Smartphone und Tablet. Wenn Ihre Personalabteilung in der App Zugriff auf die Personalakten hat, kann Ihr Unternehmen viel effizienter arbeiten - und das räumlich und zeitlich unabhängig.

Automatisierung und Sicherheit

Personalerinnen und Personaler handhaben jeden Tag personengebundene und empfindliche Daten. Daher ist Datenschutz in diesem Bereich grundlegend. Achten Sie daher bei der Auswahl der Software auf entsprechende Sicherheits- und Datenschutzstandards. Eine gute Orientierung bieten hierbei Zertifizierung wie z.B. vom TÜV Süd.

Außerdem tragen Sie die Verantwortung, den Zugriff in Ihrem Unternehmen so zu regeln, dass die Daten nur von den richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden können. Eine schnelle Vergabe der Rollen- und Zugriffsberechtigungen und zügiges Aktualisieren nach dem Ausstieg von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern machen automatische HR-Prozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher.

Unterstützende Hilfe - Digitalisierung in der Personalabteilung

Die Automatisierung von HR-Prozessen können Sie in Ihrem Unternehmen sofort spüren. Sie haben einen besseren Überblick über Bewerberinnen und Bewerbern sowie über Ihr Fachpersonal und können beispielsweise das Onboarding optimieren.

Digitalisierte Prozesse im HR machen Ihr Unternehmen keineswegs mechanischer, sondern ganz im Gegenteil. Ihre Personalerinnen und Personaler müssen weniger Zeit für sich wiederholende Tätigkeiten aufwenden und können sich stärker auf die menschlichen Aspekte der Personalarbeit konzentrieren. Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass die Personalbeschaffung sich sehr eng auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen lässt. Dies spart Zeit und da auf alle Abteilungen Zugriff besteht, kann die passende Bewerberin oder der passende Bewerber ermittelt werden. Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.


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