Digitales Management von Dokumenten in der Personalabteilung
Die Digitalisierung bringt für Ihr Unternehmen viele Vorteile, doch in vielen Fällen scheint nicht sofort greifbar, was genau sich verbessert. Gerade für Personalabteilungen offeriert die digitale Transformation viele Möglichkeiten, die die tägliche Arbeit und vor allem den Umgang mit Dokumenten optimieren können.
In unserem Ratgeber geben wir Ihnen Tipps für das digitale Management Ihrer Dokumente im HR-Bereich. Erfahren Sie, warum die digitale Transformation gerade hier so lohnenswert ist.
Digitales Management für flexiblere Personalabteilungen - wie werden Dokumente digital verwaltet?
Die digitale Personalakte ist der Klassiker für digitale Transformationsmöglichkeiten im HR-Bereich. Anhand von diesem Beispiel möchten wir Ihnen die Vorzüge der Digitalverwaltung veranschaulichen.
Akten zu Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind essentiell, sammeln müssen Sie diese also in jedem Fall. Hieraus ergibt sich mit jedem Jahr eine große Anzahl an Dokumenten. Diese müssen zudem mühsam und händisch aktualisiert werden und die Indexierung wird mit jedem weiteren Papier umso komplexer.
Eine digitale Personalakte können Sie hingegen wie ein Textdokument durchsuchen, die richtigen Informationen werden schnell gefunden. Durch das zentrale Zugangsmanagement wird sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff haben.
Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte also gar nicht von ihrem analogen Gegenstück, doch Funktionalität und Geschwindigkeit sprechen für sich. Aus einzelnen Dokumenten können verzweigte Netzwerke entstehen, die die Arbeit einer Personalabteilung enorm erleichtern können. Und dies gilt für alle Dokumente, mit denen Personalerinnen und Personaler täglich umgehen.
Doch auch abseits der Skalierbarkeit bietet das digitale Management viele Vorteile. Die wichtigsten haben wir in einem Überblick zusammengefasst.
Flexibler Zugriff durch digitale Lagerung
Privat sind wir es inzwischen längst gewöhnt, dass unsere Urlaubsfotos und Passwörter in der Cloud gespeichert werden. Auch für Personalabteilungen wird das inzwischen immer selbstverständlicher.
Cloudlösungen bieten der Personalabteilung viel mehr Flexibilität beim Zugriff auf die entscheidenden Daten. Ob also am Arbeitsplatz im Büro, via VPN im Home-Office oder aber mit dem Firmenhandy auf Dienstreise - der Zugriff auf die entscheidenden HR-Dokumente wird einfacher, schneller und flexibler.
Rechtssicherheit und Datenschutz
Wenn Papierakten fehlen, dann ist dies erst dann ersichtlich, wenn die entsprechende Akte gesucht wird. Und dann ist es in den meisten Fällen zu spät. Digitales Dokumentenmanagement hingegen erlaubt das flexible Speichern der wichtigen Dokumente und eine klare Übersicht über ablaufende Fristen und Zeiträume zur Datenaufbewahrung.
Zudem bietet das digitale Anlegen von HR-Dokumenten und das Auslagern in die Cloud Sicherheit vor möglichen Schäden und Verlusten. Grundlage hierfür ist das Erarbeiten eines Sicherheits- und Datenschutzkonzeptes, das auf vertrauenswürdige Server und klar regulierte Zugriffsrechte setzt. Ist das aber erst einmal eingerichtet, so ist die digitale Aktenverwaltung sicherer als die analoge.
Nachwuchs gewinnen
Hochqualifiziertes Fachpersonal sucht auf dem Arbeitsmarkt mehr Anreize als nur den größtmöglichen Gehaltsscheck. Soll Ihr Unternehmen auch morgen noch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden, die fachlich und technisch qualifiziert sind, müssen Sie bereits heute die Infrastruktur dafür schaffen.
Eine Personalabteilung, die Dokumente noch als PDF scannt und deren Personalerinnen und Personaler den Großteil ihres Tages mit händischem Suchen aufbringen müssen, wird kaum qualifizierten Nachwuchs gewinnen können.
Kooperation und Revisionen
Digitales Management von HR-Dokumenten erleichtert Ihnen die Arbeit unabhängig von der Größe Ihrer Personalabteilung. Kleinere Unternehmen profitieren am ehesten von der schnelleren Indexierung, der leichteren Auffindbarkeit von Dokumenten und der Standardisierung. Für größere Unternehmen ist die Flexibilität wichtiger und die Möglichkeit, im Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten (mit vielen Lösungen auch in Echtzeit) und eine Revisionshistorie zu erstellen.
Ob in der Cloud oder auf dem eigenen Server - die HR-Arbeit wird digital
Als modern ausgerichtetes Unternehmen sollten Sie keinesfalls die Investition oder die Umstellung scheuen und noch heute mit der Digitalisierung im HR-Bereich beginnen. Die Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen kann flexibel über die Cloud erfolgen oder aber auf einem firmeneigenen Server gelagert werden - passende Lösungen gibt es für jede Unternehmensgröße.
Vor allem aber sollte Ihr Unternehmen nicht auf den Komfort und die Effizienz eines digitalen Dokumentenmanagements verzichten. Anfragen an die Personalabteilung können sofort beantwortet werden, die Verwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und das Management der Bewerberinnen und Bewerber wird optimiert. Gleichzeitig erhöhen Sie die Schlagkraft Ihrer Personalabteilung. Schließlich müssen Ihre Personalerinnen und Personaler sich so deutlich weniger mit zeitintensiven Aufgaben beschäftigen.
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