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Leading Change at Work

Die Technologie verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Wir bei Ricoh sorgen dafür, dass der Wandel positiv für Ihre Teams und Ihr Unternehmen ist. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt, um einen nahtlosen Übergang zu einem vollständig digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten.
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Zugriff von überall

Hybride und mobile Arbeitsformen prägen unsere Zukunft. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Gestaltung, Integration und Unterstützung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken.
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Auf Erfolg ausgerichtet

Manuelle Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter:innen nicht länger aufhalten. Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse, damit Ihre Teams mehr leisten können. Wir bieten die Technologie, die Expertise und die Unterstützung, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren und zu vereinfachen.
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Um den vollen Wert der Cloud auszuschöpfen, braucht man den richtigen Plan und das richtige Team, um ihn umzusetzen. Wir bieten Cloud-Lösungen und Expertise, die Ihre Geschäftsabläufe flexibler, kosteneffizienter und sicherer machen und gleichzeitig Innovationen der nächsten Generation vorantreiben.
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Internetfähige Geräte schaffen neue Schwachstellen für Cyberangriffe. Wir helfen Ihnen, mit intelligenten Cybersecurity-Diensten und -Lösungen, die auf Ihre Kerngeschäftsprozesse abgestimmt sind, gegen Cyberkriminalität in die Offensive zu gehen.
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Ein exzellentes Erlebnis der Kundschaft beginnt mit einem erstklassigen Erlebnis Ihrer Belegschaft

Unser hochqualifiziertes Team hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kundschaft an jedem Touchpoint zu übertreffen. Wir entwerfen, erstellen, implementieren die richtigen Lösungen und geben Ihrer Belegschaft das, was sie brauchen, um einen überzeugenden, dauerhaften Eindruck zu hinterlassen.
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Office Produkte und Software

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Ricoh ist bekannt für hochwertige Drucker und Multifunktionssysteme. Mit einer großen Auswahl in Bezug auf Geschwindigkeit, Größe und Funktionsumfang können Sie die Modelle und Funktionen auswählen, die für Ihre Arbeitsgruppe, Ihr Büro oder Ihr Klassenzimmer am besten geeignet sind.
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Wir bei Ricoh sind stets bestrebt, unserer Kundschaft mit innovativen Lösungen, Produkten und Services zur Seite zu stehen, die sich an Ihren Geschäftszielen orientieren. Wir sind darauf bedacht, den Wert Ihrer Dienstleistungen und Produkte zu erhöhen. Wir passen uns den sich ändernden Geschäftsbedingungen an.
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Die Digitalisierung bringt für Ihr Unternehmen viele Vorteile, doch in vielen Fällen scheint nicht sofort greifbar, was genau sich verbessert. Gerade für Personalabteilungen offeriert die digitale Transformation viele Möglichkeiten, die die tägliche Arbeit und vor allem den Umgang mit Dokumenten optimieren können. 

In unserem Ratgeber geben wir Ihnen Tipps für das digitale Management Ihrer Dokumente im HR-Bereich. Erfahren Sie, warum die digitale Transformation gerade hier so lohnenswert ist.

Digitales Management für flexiblere Personalabteilungen - wie werden Dokumente digital verwaltet?

Digitales Management von Dokumenten in der Personalabteilung
Die Cloudspeicherung bietet ein großes Maß an Flexibiliät und Zugriff außerhalb des Büros

Die digitale Personalakte ist der Klassiker für digitale Transformationsmöglichkeiten im HR-Bereich. Anhand von diesem Beispiel möchten wir Ihnen die Vorzüge der Digitalverwaltung veranschaulichen.

Akten zu Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind essentiell, sammeln müssen Sie diese also in jedem Fall. Hieraus ergibt sich mit jedem Jahr eine große Anzahl an Dokumenten. Diese müssen zudem mühsam und händisch aktualisiert werden und die Indexierung wird mit jedem weiteren Papier umso komplexer.

Eine digitale Personalakte können Sie hingegen wie ein Textdokument durchsuchen, die richtigen Informationen werden schnell gefunden. Durch das zentrale Zugangsmanagement wird sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff haben.

Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte also gar nicht von ihrem analogen Gegenstück, doch Funktionalität und Geschwindigkeit sprechen für sich. Aus einzelnen Dokumenten können verzweigte Netzwerke entstehen, die die Arbeit einer Personalabteilung enorm erleichtern können. Und dies gilt für alle Dokumente, mit denen Personalerinnen und Personaler täglich umgehen.

Doch auch abseits der Skalierbarkeit bietet das digitale Management viele Vorteile. Die wichtigsten haben wir in einem Überblick zusammengefasst.

Flexibler Zugriff durch digitale Lagerung

Privat sind wir es inzwischen längst gewöhnt, dass unsere Urlaubsfotos und Passwörter in der Cloud gespeichert werden. Auch für Personalabteilungen wird das inzwischen immer selbstverständlicher.

Cloudlösungen bieten der Personalabteilung viel mehr Flexibilität beim Zugriff auf die entscheidenden Daten. Ob also am Arbeitsplatz im Büro, via VPN im Home-Office oder aber mit dem Firmenhandy auf Dienstreise - der Zugriff auf die entscheidenden HR-Dokumente wird einfacher, schneller und flexibler.

Rechtssicherheit und Datenschutz

Wenn Papierakten fehlen, dann ist dies erst dann ersichtlich, wenn die entsprechende Akte gesucht wird. Und dann ist es in den meisten Fällen zu spät. Digitales Dokumentenmanagement hingegen erlaubt das flexible Speichern der wichtigen Dokumente und eine klare Übersicht über ablaufende Fristen und Zeiträume zur Datenaufbewahrung.

Zudem bietet das digitale Anlegen von HR-Dokumenten und das Auslagern in die Cloud Sicherheit vor möglichen Schäden und Verlusten. Grundlage hierfür ist das Erarbeiten eines Sicherheits- und Datenschutzkonzeptes, das auf vertrauenswürdige Server und klar regulierte Zugriffsrechte setzt. Ist das aber erst einmal eingerichtet, so ist die digitale Aktenverwaltung sicherer als die analoge.

Nachwuchs gewinnen

Hochqualifiziertes Fachpersonal sucht auf dem Arbeitsmarkt mehr Anreize als nur den größtmöglichen Gehaltsscheck. Soll Ihr Unternehmen auch morgen noch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden, die fachlich und technisch qualifiziert sind, müssen Sie bereits heute die Infrastruktur dafür schaffen.

Eine Personalabteilung, die Dokumente noch als PDF scannt und deren Personalerinnen und Personaler den Großteil ihres Tages mit händischem Suchen aufbringen müssen, wird kaum qualifizierten Nachwuchs gewinnen können.

Kooperation und Revisionen

Kooperation und Revisionen
Starten Sie zeitnah mit der Digitaliserung in Ihrer Personalabteilung

Digitales Management von HR-Dokumenten erleichtert Ihnen die Arbeit unabhängig von der Größe Ihrer Personalabteilung. Kleinere Unternehmen profitieren am ehesten von der schnelleren Indexierung, der leichteren Auffindbarkeit von Dokumenten und der Standardisierung. Für größere Unternehmen ist die Flexibilität wichtiger und die Möglichkeit, im Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten (mit vielen Lösungen auch in Echtzeit) und eine Revisionshistorie zu erstellen.

Ob in der Cloud oder auf dem eigenen Server - die HR-Arbeit wird digital

Als modern ausgerichtetes Unternehmen sollten Sie keinesfalls die Investition oder die Umstellung scheuen und noch heute mit der Digitalisierung im HR-Bereich beginnen. Die Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen kann flexibel über die Cloud erfolgen oder aber auf einem firmeneigenen Server gelagert werden - passende Lösungen gibt es für jede Unternehmensgröße.

Vor allem aber sollte Ihr Unternehmen nicht auf den Komfort und die Effizienz eines digitalen Dokumentenmanagements verzichten. Anfragen an die Personalabteilung können sofort beantwortet werden, die Verwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und das Management der Bewerberinnen und Bewerber wird optimiert. Gleichzeitig erhöhen Sie die Schlagkraft Ihrer Personalabteilung. Schließlich müssen Ihre Personalerinnen und Personaler sich so deutlich weniger mit zeitintensiven Aufgaben beschäftigen.


Lesen sie mehr zum Thema in unserem kostenfreien E-Book „Papierlos in nur 90 Tagen“. Wir zeigen Ihnen dort Schritt für Schritt wie Sie digitales Arbeiten in Ihrem Büro einführen.      Jetzt E-Book herunterladen >

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