Business Solutions Thumbnail

Business Solutions

Wir bei Ricoh sind auf die Entwicklung und Integration von End-to-End-Technologien spezialisiert. Damit helfen wir Unternehmen, bereit zu sein für die sich stetig ändernde Arbeitswelt.

Jetzt mehr erfahren
Optimieren Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz – für eine bessere Arbeitserfahrung für Ihre Mitarbeitenden, verstärkte Zusammenarbeit und mehr Innovation.
Mehr lesen
Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse und steigern Sie das Engagement und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden durch schnellere und kostengünstigere Arbeitsweisen.
Mehr lesen
Erhalten Sie Zugang zur passenden Drucktechnologie und dem entsprechenden Fachwissen, damit Ihre Mitarbeitenden Informationen effizient bearbeiten, speichern und drucken können.
Mehr lesen
Modernisieren und konsolidieren Sie Ihre IT-Infrastruktur und automatisieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.
Mehr lesen
Schützen Sie Ihre IT-Infrastruktur mit unseren Expertenlösungen und stärken Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Mehr lesen
Stellen Sie auf Digitaldruck um und bieten Sie Ihren Kunden nachhaltige und kostengünstige Lösungen an.
Mehr lesen
Products Services Thumbnail

Produkte & Services

Wir bieten ein umfassendes Angebot an Lösungen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, um die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern.

Energieeffiziente Produktionsdrucker und ganzheitliche Softwarelösungen.
Mehr lesen
Auf Ihre Arbeitsumgebung zugeschnittene Services, um Aufgaben zu automatisieren und ein positives Arbeitsklima zu schaffen.
Mehr lesen
Freizeit- und professionelle Fotoausrüstung mit einer langjährigen Markengeschichte.
Mehr lesen
Setzen Sie auf Ricoh-Original-Tinte, -Toner, -Ersatzteile und -Verbrauchsmaterialien für eine hervorragende Druckerleistung 
Mehr lesen
Support Thumbnail

Ihre Supportplattform

Hier finden Sie alles, was Sie an Produkt- und Serviceunterstützung brauchen, an einem Ort. Wir bieten Ihnen Support, Beratung und Lösungen, damit Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert.

Support erhalten
Nutzen Sie unsere Self-Service Portale zur Übermittlung von Zählerständen, zum Herunterladen von Treibern und Software und vielem mehr. 
Mehr lesen
eService im One Ricoh Portal ist der schnellste und einfachste Weg, um Ricoh-Verbrauchsmaterialien wie Toner zu bestellen, Ihren Verbrauch zu verfolgen, Supportanfragen zu stellen und vieles mehr.
Mehr lesen
Rücknahme & Recycling
Geben Sie Ihre gebrauchten Toner zum Recycling zurück und kaufen Sie Originalzubehör direkt bei uns.
Hier finden Sie einen Partner in Ihrer Nähe.
Mehr lesen
News Events Thumbnail

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Lesen Sie hier unsere News, unsere Produktinnovationen und informieren Sie sich über unsere aktuellen Events.

Informiert bleiben
Erfahren Sie, was es Neues bei Ricoh gibt, mit Neuigkeiten und Updates, die den Arbeitsplatz verändern.
Mehr lesen
Besuchen Sie unsere nächsten Veranstaltungen und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, Ihren Arbeitsplatz effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit in Ihren Teams zu optimieren.
Mehr lesen
About Us Thumbnail

Über uns

Wir bei Ricoh sind stehen unseren Kunden mit innovativen Lösungen, Produkten und Services zur Seite, indem wir uns an an ihren Geschäftszielen orientieren.

Erfahren Sie mehr über Ricoh
Karriere
Starten Sie eine spannende Karriere bei Ricoh.
Insights Thumbnail

Insights

Entdecken und lesen Sie unsere neuesten Blog Artikel und Erkenntnisse über die wichtigsten Business Solutions.

Mehr erfahren
Kontakt

Die Digitalisierung bringt für Ihr Unternehmen viele Vorteile, doch in vielen Fällen scheint nicht sofort greifbar, was genau sich verbessert. Gerade für Personalabteilungen offeriert die digitale Transformation viele Möglichkeiten, die die tägliche Arbeit und vor allem den Umgang mit Dokumenten optimieren können. 

In unserem Ratgeber geben wir Ihnen Tipps für das digitale Management Ihrer Dokumente im HR-Bereich. Erfahren Sie, warum die digitale Transformation gerade hier so lohnenswert ist.

Digitales Management für flexiblere Personalabteilungen - wie werden Dokumente digital verwaltet?

Digitales Management von Dokumenten in der Personalabteilung
Die Cloudspeicherung bietet ein großes Maß an Flexibiliät und Zugriff außerhalb des Büros

Die digitale Personalakte ist der Klassiker für digitale Transformationsmöglichkeiten im HR-Bereich. Anhand von diesem Beispiel möchten wir Ihnen die Vorzüge der Digitalverwaltung veranschaulichen.

Akten zu Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind essentiell, sammeln müssen Sie diese also in jedem Fall. Hieraus ergibt sich mit jedem Jahr eine große Anzahl an Dokumenten. Diese müssen zudem mühsam und händisch aktualisiert werden und die Indexierung wird mit jedem weiteren Papier umso komplexer.

Eine digitale Personalakte können Sie hingegen wie ein Textdokument durchsuchen, die richtigen Informationen werden schnell gefunden. Durch das zentrale Zugangsmanagement wird sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff haben.

Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte also gar nicht von ihrem analogen Gegenstück, doch Funktionalität und Geschwindigkeit sprechen für sich. Aus einzelnen Dokumenten können verzweigte Netzwerke entstehen, die die Arbeit einer Personalabteilung enorm erleichtern können. Und dies gilt für alle Dokumente, mit denen Personalerinnen und Personaler täglich umgehen.

Doch auch abseits der Skalierbarkeit bietet das digitale Management viele Vorteile. Die wichtigsten haben wir in einem Überblick zusammengefasst.

Flexibler Zugriff durch digitale Lagerung

Privat sind wir es inzwischen längst gewöhnt, dass unsere Urlaubsfotos und Passwörter in der Cloud gespeichert werden. Auch für Personalabteilungen wird das inzwischen immer selbstverständlicher.

Cloudlösungen bieten der Personalabteilung viel mehr Flexibilität beim Zugriff auf die entscheidenden Daten. Ob also am Arbeitsplatz im Büro, via VPN im Home-Office oder aber mit dem Firmenhandy auf Dienstreise - der Zugriff auf die entscheidenden HR-Dokumente wird einfacher, schneller und flexibler.

Rechtssicherheit und Datenschutz

Wenn Papierakten fehlen, dann ist dies erst dann ersichtlich, wenn die entsprechende Akte gesucht wird. Und dann ist es in den meisten Fällen zu spät. Digitales Dokumentenmanagement hingegen erlaubt das flexible Speichern der wichtigen Dokumente und eine klare Übersicht über ablaufende Fristen und Zeiträume zur Datenaufbewahrung.

Zudem bietet das digitale Anlegen von HR-Dokumenten und das Auslagern in die Cloud Sicherheit vor möglichen Schäden und Verlusten. Grundlage hierfür ist das Erarbeiten eines Sicherheits- und Datenschutzkonzeptes, das auf vertrauenswürdige Server und klar regulierte Zugriffsrechte setzt. Ist das aber erst einmal eingerichtet, so ist die digitale Aktenverwaltung sicherer als die analoge.

Nachwuchs gewinnen

Hochqualifiziertes Fachpersonal sucht auf dem Arbeitsmarkt mehr Anreize als nur den größtmöglichen Gehaltsscheck. Soll Ihr Unternehmen auch morgen noch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden, die fachlich und technisch qualifiziert sind, müssen Sie bereits heute die Infrastruktur dafür schaffen.

Eine Personalabteilung, die Dokumente noch als PDF scannt und deren Personalerinnen und Personaler den Großteil ihres Tages mit händischem Suchen aufbringen müssen, wird kaum qualifizierten Nachwuchs gewinnen können.

Kooperation und Revisionen

Kooperation und Revisionen
Starten Sie zeitnah mit der Digitaliserung in Ihrer Personalabteilung

Digitales Management von HR-Dokumenten erleichtert Ihnen die Arbeit unabhängig von der Größe Ihrer Personalabteilung. Kleinere Unternehmen profitieren am ehesten von der schnelleren Indexierung, der leichteren Auffindbarkeit von Dokumenten und der Standardisierung. Für größere Unternehmen ist die Flexibilität wichtiger und die Möglichkeit, im Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten (mit vielen Lösungen auch in Echtzeit) und eine Revisionshistorie zu erstellen.

Ob in der Cloud oder auf dem eigenen Server - die HR-Arbeit wird digital

Als modern ausgerichtetes Unternehmen sollten Sie keinesfalls die Investition oder die Umstellung scheuen und noch heute mit der Digitalisierung im HR-Bereich beginnen. Die Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen kann flexibel über die Cloud erfolgen oder aber auf einem firmeneigenen Server gelagert werden - passende Lösungen gibt es für jede Unternehmensgröße.

Vor allem aber sollte Ihr Unternehmen nicht auf den Komfort und die Effizienz eines digitalen Dokumentenmanagements verzichten. Anfragen an die Personalabteilung können sofort beantwortet werden, die Verwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und das Management der Bewerberinnen und Bewerber wird optimiert. Gleichzeitig erhöhen Sie die Schlagkraft Ihrer Personalabteilung. Schließlich müssen Ihre Personalerinnen und Personaler sich so deutlich weniger mit zeitintensiven Aufgaben beschäftigen.


Lesen sie mehr zum Thema in unserem kostenfreien E-Book „Papierlos in nur 90 Tagen“. Wir zeigen Ihnen dort Schritt für Schritt wie Sie digitales Arbeiten in Ihrem Büro einführen.      Jetzt E-Book herunterladen >

  • Förderung Digital Jetzt: Nutzen Sie den hohen Zuschuss für Ihr Digitalisierungsprojekt!

    Förderung Digital Jetzt: Nutzen Sie den hohen Zuschuss für Ihr Digitalisierungsprojekt!

    Mit dem Förderprogramm Digital Jetzt will das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vorantreiben. Zudem finanziert es anteilig Investitionen in die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, damit sich diese wichtigen Kompetenzen in der zunehmend digitalisierten Wirtschaft aneignen. Ziel der Bundesregierung ist es, die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von KMUs zu stärken.
  • Gefahr fehlende IT-Sicherheit - Worauf zu achten ist

    Gefahr fehlende IT-Sicherheit - Worauf zu achten ist

    Die Digitalisierung bietet Firmen vielfältige Vorteile. Mit dieser Entwicklung gehen aber auch Risiken einher: Die zunehmende Datenvernetzung schafft für Cyberkriminelle Möglichkeiten, unberechtigt auf Daten zuzugreifen. Im Zuge der Corona-Krise setzen viele Unternehmen zum ersten Mal auf Home Office, das verschärft diese Sicherheitsproblematik.
  • So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente

    So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente

    Die anhaltende Pandemie hat den Arbeitsalltag nachhaltig verändert. Viele Deutsche arbeiten im Home-Office, erledigen von Zuhause, was nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden muss. Doch Daten und Dokumente müssen verfügbar bleiben, was viele Unternehmen vor eine technische Herausforderung stellt. Einfache und sichere Methoden zum Online-Zugriff auf Dokumente sind gefragt. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen einige Tipps und Lösungsmöglichkeiten.

formWenn nicht jetzt, wann dann?
Registrieren Sie sich jetzt für unseren Digitalisierungs-Blog.

Sie möchten mehr darüber erfahre, wie Sie ihr Unternehmen noch besser für die digitale Zukunft aufstellen können? Dann registrieren Sie sich gleich hier und erhalten Sie in regelmäßigen Abständen die neusten Informationen rund ums Thema Dokumentenmanagement mit wertvollen Tipps.

Ich möchte auch zukünftig Informationen von Ricoh erhalten. Insbesondere zu den neuesten Trends der Branche, zu Produkten und Dienstleitungen, Events etc. *
Ja, ich habe die Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiere diese. *