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Die Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse bietet Ihnen ein attraktives Optimierungspotenzial, das Beispiel Rechnungseingang beweist dies. Verarbeiten und speichern Sie Ihre eingehenden Rechnungen künftig digital, steigern Sie die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe in einem relevanten Umfang. Der weiterhin verbreitete Umgang mit Rechnungen, die Firmen per E-Mail erhalten, dient als negatives Gegenbeispiel: Die Empfänger drucken das Rechnungsdokument aus, lassen es von den verantwortlichen Stellen abzeichnen, danach tippt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Buchhaltung die Daten in das Onlinebanking ein. Abschließend erfolgt die Archivierung in einem Ordner.

Dieser typische Ablauf in vielen Unternehmen zeigt Ihnen plastisch auf, warum Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren sollten. Meiden Sie mit einem digitalen Rechnungs- und Dokumentenmanagement unnötige Arbeitsschritte und Kosten! Ricoh als Ihr Spezialist für digitale Geschäftsprozesse hilft Ihnen kompetent beim Implementieren der erforderlichen Software und bei der Schulung Ihrer Belegschaft.

Effizient, zuverlässig und sicher: Diese Vorteile sichern Sie sich

Mit einem elektronischen Rechnungseingang und einer durchgehend digitalen Weiterverarbeitung verschlanken Sie Ihre Betriebsabläufe, das reduziert Ihren Personal- und Materialaufwand. Folgende Schritte sparen Sie ein:

  • das Ausdrucken der Rechnungen
  • die Beförderung der ausgedruckten Dokumente zwischen den Abteilungen
  • das Abtippen der Bank- und Rechnungsdaten
  • das manuelle Archivieren in Aktenordnern


Die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse im Rechnungswesen und der Buchhaltung senkt auch die Fehleranfälligkeit. Mit einer innovativen Buchhaltungssoftware und einem hochwertigen ERP-System übertragen Sie die Rechnungsdaten automatisiert in Ihr Onlinebanking und gleichen die Rechnungsposten mit Ihrer Bestellung ab. Zudem empfiehlt sich für Ihren digitalen Rechnungseingang eine Cloud-Lösung, bei der sich sämtliche Unterlagen geschützt auf externen Servern befinden. Das garantiert eine maximale Dokumentensicherheit, während ausgedruckte Rechnungen auf den Transportwegen oder durch einen Brand verloren gehen können. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Sie mit der Digitalisierung Ihre finanziellen Transaktionen und die Pflege Ihrer Buchhaltung beschleunigen. Dadurch sind Sie bei Ihren Geschäftszahlen jederzeit auf dem aktuellen Stand und behalten den Überblick.

Rechnungseingang digitalisieren: Umwelt fördern und Kosten sparen

Das Umweltbewusstsein in der Bevölkerung und der Wirtschaft steigt: Stärken Sie Ihr ökologisches Image und setzen Sie auf elektronische Rechnungen und digitales Dokumentenmanagement statt Papier und manueller Bearbeitung! Sie reduzieren Ihren Bedarf an Papier und Druckertoner deutlich, damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Ökologie und Ökonomie gehen Hand in Hand, das zeigen digitale Rechnungen eindrücklich: Sie minimieren Ihre Ausgaben für Büromaterialien und verringern Ihren Personalaufwand. Versenden Sie zusätzlich Ihre Rechnungen an Kunden per Mail, sparen Sie hohe Portokosten und entlasten Ihr Sekretariat.

Rechnungen verarbeiten und archivieren: Digitalisieren Sie den gesamten Prozess!

Rechnungsdokumente können digital eingesehen werden
Rechnungsdokumente können digital eingesehen werden

Bei einer umfassenden Digitalisierung Ihres Rechnungswesens erfolgen sämtliche Arbeitsschritte mit einer leistungsstarken Software. Konkret bedeutet das: 

  • Sie sehen Rechnungsdokumente digital ein
  • Verantwortliche Mitarbeitende haben Zugriff und geben die Rechnungsbeträge digital frei
  • Die Bezahlung und das Verbuchen erledigen Sie ebenfalls digital 


Alle erforderlichen Vorgänge wie die Freigaben sind transparent nachvollziehbar und dauerhaft dokumentiert. Das erleichtert das Controlling, fehlerhafte oder betrügerische Vorgänge verhindern Sie präventiv! Es kann zum Beispiel niemand ohne die notwendigen Freigaben Zahlungen anweisen. Ein weiterer Vorzug ist das schnelle Auffinden archivierter Rechnungsdokumente. Mit der Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements gehören der Gang ins Archiv und die umständliche Suche in Aktenordnern der Vergangenheit an.

Funktionale Software und gut geschultes Personal als Basis

Moderne Software-Lösungen für die Buchhaltung, das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft erweisen sich in der Praxis als kluge Investition. Wollen Sie elektronische Rechnungen digital bearbeiten und aufbewahren, setzt das eine leistungsfähige Software voraus. Ricoh als Ihr Experte für digitale Lösungen bietet Ihnen das maßgeschneiderte System und ein sicheres Arbeiten in der Cloud.
Die Umstellung auf digitale Rechnungen erfordert zudem ein entsprechendes Know-how Ihrer Belegschaft. Wie bearbeite icheingehende Rechnungsbelege? Wie gebe ich sie frei? Auf welche Weise kann ich den Rechnungseingang digitalisieren und mit dem Onlinebanking verknüpfen? Dieses Wissen erhalten Sie und Ihr Team durch praxisnahe Schulungen, die Ricoh organisiert.

Rechnungseingang digitalisieren: Ricoh unterstützt Sie umfassend

Ricoh ist Ihr perfekter Ansprechpartner, wenn Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren wollen. Sie werden kompetent beraten und es wird für Ihr Unternehmen ein individueller Digitalisierungsplan erstellt. Auf Wunsch bezieht Ricoh auch Ihre Lieferanten und Ihre Kunden bei der Digitalisierung des Rechnungswesens ein. Die passende Software und geschützte Cloud-Speicher stellt Ricoh Ihnen zur Verfügung und passt diese Ihrem Bedarf an. Sie wollen die Produktivität steigern, indem Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren? Wenden Sie sich an Ricoh und lassen Sie sich gründlich beraten! Die Spezialistinnen und Spezialisten schlagen Ihnen individuell zugeschnittene Lösungen vor und unterbreiten Ihnen ein unverbindliches Angebot.


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