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7 Tipps, wie Sie mit einem DMS die Produktivität steigern

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Die Digitalisierung bietet Firmen umfangreiche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Reduzieren Sie Ihren Personal- und Zeitaufwand, beschleunigen Sie Ihre Reaktionszeiten und minimieren Sie Ihre Fehlerquote! Ein zentraler Baustein einer effektiven Digitalisierung ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS genannt. Mit einer passenden Software gehören Papierakten der Vergangenheit an. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung, greifen Ihre Angestellten zudem mobil auf die Dateien zu. In Zeiten des Homeoffice ist das ein entscheidender Punkt.

Die Umstellung auf ein digitales Managementsystem für Dokumente erweist sich aber als komplex. Sie müssen zum Beispiel Dokumente in Papierform einscannen, ein hochwertiges DMS wählen und Ihre Belegschaft schulen. Wir geben Ihnen 7 wertvolle Tipps, wie Sie mit einem DMS Ihre Produktivität steigern!

1. Systematische Herangehensweise beim Digitalisieren zentral

Digitale Dokumentenmanagementsysteme erleichtern Ihnen dauerhaft die Arbeit - bis dahin warten einige Herausforderungen auf Sie! Wichtig sind eine gründliche Vorbereitung und ein detaillierter Plan, den Sie Schritt für Schritt umsetzen. Rechnen Sie damit, dass der Digitalisierungsprozess etwa zwei bis drei Monate dauert. Die konkrete Zeitspanne hängt davon ab, in welchem Umfang Sie analoge Betriebsabläufe in digitale Prozesse überführen. Lesen Sie am besten das E-Book „Papierlos in 90 Tagen" (https://workplace.ricoh.de/papierlos-90-tage) durch: In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen transparent auf, wie Sie ein DMS systematisch vorbereiten und implementieren.

2. Nur ein funktionales DMS garantiert Effizienzgewinne

7 Tipps, wie Sie mit einem DMS die Produktivität steigern

Die Qualität der DMS-Software entscheidet darüber, welche Vorteile Sie sich mit der Digitalisierung sichern. Ein leistungsstarkes Programm zeichnet sich durch folgende Pluspunkte aus: 

  • beeindruckende Funktionalität
  • Benutzerfreundlichkeit
  • schnelle und zuverlässige Verarbeitung von Daten
  • rechtssichere Archivierung
  • mit anderer Software kompatibe

Achten Sie auch darauf, dass das DMS Ihren branchenspezifischen und firmeninternen Anforderungen entspricht. Testen Sie infrage kommende Software zuvor ausführlich. Die Software DocuWare (https://workplace.ricoh.de/jetzt-digitalisieren) von Ricoh können Sie zum Beispiel 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren.

4. Cloud-Lösungen ermöglichen flexibles Arbeiten

Grundsätzlich können Sie Ihre Dokumente lokal auf Ihren Rechnern oder in einer Cloud verwalten. Bei der Cloud-Variante befinden sich alle Dateien auf einem externen Server. Sie greifen über einen Browser ortsunabhängig auf Ihre Dokumente zu. Es gibt triftige Gründe, eine solche Cloud-Lösung vorzuziehen! Spätestens die Corona Krise hat gezeigt, wie wichtig neue Arbeitsmodelle sind. Moderne Arbeitsformen setzen den mobilen Zugriff auf sämtliche Dokumente voraus, ansonsten können Ihre Angestellten im Homeoffice nicht produktiv arbeiten. Mit einer Cloud-Lösung investieren Sie in die Grundlage für das Arbeiten der Zukunft und können Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern flexible Arbeitszeitmodelle anbieten!

5. Dokumente mit klaren Ordnerstrukturen und eindeutigen Namen schnell finden

Mit einem DMS können Sie bei vielen Arbeitsschritten Ihre Produktivität steigern. Besonders vorteilhaft ist die Digitalisierung bei der Suche nach Dokumenten. Den Gang zu den Aktenschränken und das umständliche Durchblättern von Ordern meiden Sie künftig. Das digitale Abspeichern bedeutet aber nicht automatisch, dass Sie an Effizienz gewinnen. Legen Sie Ihre Dokumente in der Cloud unstrukturiert ab, droht Chaos. Überlegen Sie sich deshalb vor der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente in der Vorbereitungsphase eine nachvollziehbare Ordnerstruktur. Zusätzlich sollten Sie sämtliche Dateien mit prägnanten Bezeichnungen und Suchbegriffen versehen.

6. Digitalisierung als gemeinsames Projekt: Beziehen Sie Ihre Angestellten ein!

Die Erfahrung zeigt, dass es in Belegschaften Vorbehalte gegen Digitalisierungsprojekte gibt. Sie fürchten die grundlegende Umstellung ihrer bisherigen Tätigkeit und im schlimmsten Fall das Wegrationalisieren ihres Arbeitsplatzes. Diesen Ängsten begegnen Sie, indem Sie Ihre Angestellten frühzeitig in Ihr Projekt einbeziehen und die Vorteile für alle darlegen. Erläutern Sie, wie Sie Ihre Produktivität steigern wollen und warum sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon profitieren. So schaffen Sie eine positive Dynamik im Team und sorgen dafür, dass sich alle leidenschaftlich für das Digitalisierungsprojekt engagieren.

7. Investieren Sie in Weiterbildungen!

7 Tipps, wie Sie mit einem DMS die Produktivität steigern

Ein hochwertiges DMS bringt Ihnen nichts, wenn Ihre Angestellten es nicht bedienen können. Das ist eine Binsenweisheit - manche Firmen versäumen jedoch, daraus die nahliegenden Konsequenzen zu ziehen. Planen Sie bereits in der Vorbereitung die erforderlichen und praxisnahen Schulungen ein. Gute IT-Dienstleister organisieren firmeninterne Qualifizierungen in kleinen Gruppen, bei denen sie auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens eingehen. Denken Sie auch an spätere Weiterqualifizierungen und holen Sie systematisch das Feedback Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein!

Schöpfen Sie die Potenziale der Digitalisierung aus!

Die Corona Krise führt in der deutschen Wirtschaft zu einem Digitalisierungsschub. Zunehmend mehr Verantwortliche erkennen, dass sie mit digitalem Arbeiten ihre Produktivität steigern können. Nutzen auch Sie die Vorteile eines leistungsstarken DMS und lassen Sie keine Zeit verstreichen! Mit Ricoh haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen eine maßgeschneiderte Digitalisierungslösung entwickelt.

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