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Business Solutions

Wir bei Ricoh sind auf die Entwicklung und Integration von End-to-End-Technologien spezialisiert. Damit helfen wir Unternehmen, bereit zu sein für die sich stetig ändernde Arbeitswelt.

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Optimieren Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz – für eine bessere Arbeitserfahrung für Ihre Mitarbeitenden, verstärkte Zusammenarbeit und mehr Innovation.
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Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse und steigern Sie das Engagement und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden durch schnellere und kostengünstigere Arbeitsweisen.
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Erhalten Sie Zugang zur passenden Drucktechnologie und dem entsprechenden Fachwissen, damit Ihre Mitarbeitenden Informationen effizient bearbeiten, speichern und drucken können.
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Modernisieren und konsolidieren Sie Ihre IT-Infrastruktur und automatisieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.
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Schützen Sie Ihre IT-Infrastruktur mit unseren Expertenlösungen und stärken Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens.
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Stellen Sie auf Digitaldruck um und bieten Sie Ihren Kunden nachhaltige und kostengünstige Lösungen an.
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Produkte & Services

Wir bieten ein umfassendes Angebot an Lösungen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, um die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern.

Energieeffiziente Produktionsdrucker und ganzheitliche Softwarelösungen.
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Auf Ihre Arbeitsumgebung zugeschnittene Services, um Aufgaben zu automatisieren und ein positives Arbeitsklima zu schaffen.
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Freizeit- und professionelle Fotoausrüstung mit einer langjährigen Markengeschichte.
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Setzen Sie auf Ricoh-Original-Tinte, -Toner, -Ersatzteile und -Verbrauchsmaterialien für eine hervorragende Druckerleistung 
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Hier finden Sie alles, was Sie an Produkt- und Serviceunterstützung brauchen, an einem Ort. Wir bieten Ihnen Support, Beratung und Lösungen, damit Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert.

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7 Tipps, wie Sie mit einem DMS die Produktivität steigern

Die Digitalisierung bietet Firmen umfangreiche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Reduzieren Sie Ihren Personal- und Zeitaufwand, beschleunigen Sie Ihre Reaktionszeiten und minimieren Sie Ihre Fehlerquote! Ein zentraler Baustein einer effektiven Digitalisierung ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS genannt. Mit einer passenden Software gehören Papierakten der Vergangenheit an. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung, greifen Ihre Angestellten zudem mobil auf die Dateien zu. In Zeiten des Homeoffice ist das ein entscheidender Punkt.

Die Umstellung auf ein digitales Managementsystem für Dokumente erweist sich aber als komplex. Sie müssen zum Beispiel Dokumente in Papierform einscannen, ein hochwertiges DMS wählen und Ihre Belegschaft schulen. Wir geben Ihnen 7 wertvolle Tipps, wie Sie mit einem DMS Ihre Produktivität steigern!

1. Systematische Herangehensweise beim Digitalisieren zentral

Digitale Dokumentenmanagementsysteme erleichtern Ihnen dauerhaft die Arbeit - bis dahin warten einige Herausforderungen auf Sie! Wichtig sind eine gründliche Vorbereitung und ein detaillierter Plan, den Sie Schritt für Schritt umsetzen. Rechnen Sie damit, dass der Digitalisierungsprozess etwa zwei bis drei Monate dauert. Die konkrete Zeitspanne hängt davon ab, in welchem Umfang Sie analoge Betriebsabläufe in digitale Prozesse überführen. Lesen Sie am besten das E-Book „Papierlos in 90 Tagen" (https://workplace.ricoh.de/papierlos-90-tage) durch: In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen transparent auf, wie Sie ein DMS systematisch vorbereiten und implementieren.

2. Nur ein funktionales DMS garantiert Effizienzgewinne

7 Tipps, wie Sie mit einem DMS die Produktivität steigern

Die Qualität der DMS-Software entscheidet darüber, welche Vorteile Sie sich mit der Digitalisierung sichern. Ein leistungsstarkes Programm zeichnet sich durch folgende Pluspunkte aus: 

  • beeindruckende Funktionalität
  • Benutzerfreundlichkeit
  • schnelle und zuverlässige Verarbeitung von Daten
  • rechtssichere Archivierung
  • mit anderer Software kompatibe

Achten Sie auch darauf, dass das DMS Ihren branchenspezifischen und firmeninternen Anforderungen entspricht. Testen Sie infrage kommende Software zuvor ausführlich. Die Software DocuWare (https://workplace.ricoh.de/jetzt-digitalisieren) von Ricoh können Sie zum Beispiel 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich ausprobieren.

4. Cloud-Lösungen ermöglichen flexibles Arbeiten

Grundsätzlich können Sie Ihre Dokumente lokal auf Ihren Rechnern oder in einer Cloud verwalten. Bei der Cloud-Variante befinden sich alle Dateien auf einem externen Server. Sie greifen über einen Browser ortsunabhängig auf Ihre Dokumente zu. Es gibt triftige Gründe, eine solche Cloud-Lösung vorzuziehen! Spätestens die Corona Krise hat gezeigt, wie wichtig neue Arbeitsmodelle sind. Moderne Arbeitsformen setzen den mobilen Zugriff auf sämtliche Dokumente voraus, ansonsten können Ihre Angestellten im Homeoffice nicht produktiv arbeiten. Mit einer Cloud-Lösung investieren Sie in die Grundlage für das Arbeiten der Zukunft und können Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern flexible Arbeitszeitmodelle anbieten!

5. Dokumente mit klaren Ordnerstrukturen und eindeutigen Namen schnell finden

Mit einem DMS können Sie bei vielen Arbeitsschritten Ihre Produktivität steigern. Besonders vorteilhaft ist die Digitalisierung bei der Suche nach Dokumenten. Den Gang zu den Aktenschränken und das umständliche Durchblättern von Ordern meiden Sie künftig. Das digitale Abspeichern bedeutet aber nicht automatisch, dass Sie an Effizienz gewinnen. Legen Sie Ihre Dokumente in der Cloud unstrukturiert ab, droht Chaos. Überlegen Sie sich deshalb vor der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente in der Vorbereitungsphase eine nachvollziehbare Ordnerstruktur. Zusätzlich sollten Sie sämtliche Dateien mit prägnanten Bezeichnungen und Suchbegriffen versehen.

6. Digitalisierung als gemeinsames Projekt: Beziehen Sie Ihre Angestellten ein!

Die Erfahrung zeigt, dass es in Belegschaften Vorbehalte gegen Digitalisierungsprojekte gibt. Sie fürchten die grundlegende Umstellung ihrer bisherigen Tätigkeit und im schlimmsten Fall das Wegrationalisieren ihres Arbeitsplatzes. Diesen Ängsten begegnen Sie, indem Sie Ihre Angestellten frühzeitig in Ihr Projekt einbeziehen und die Vorteile für alle darlegen. Erläutern Sie, wie Sie Ihre Produktivität steigern wollen und warum sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon profitieren. So schaffen Sie eine positive Dynamik im Team und sorgen dafür, dass sich alle leidenschaftlich für das Digitalisierungsprojekt engagieren.

7. Investieren Sie in Weiterbildungen!

7 Tipps, wie Sie mit einem DMS die Produktivität steigern

Ein hochwertiges DMS bringt Ihnen nichts, wenn Ihre Angestellten es nicht bedienen können. Das ist eine Binsenweisheit - manche Firmen versäumen jedoch, daraus die nahliegenden Konsequenzen zu ziehen. Planen Sie bereits in der Vorbereitung die erforderlichen und praxisnahen Schulungen ein. Gute IT-Dienstleister organisieren firmeninterne Qualifizierungen in kleinen Gruppen, bei denen sie auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens eingehen. Denken Sie auch an spätere Weiterqualifizierungen und holen Sie systematisch das Feedback Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein!

Schöpfen Sie die Potenziale der Digitalisierung aus!

Die Corona Krise führt in der deutschen Wirtschaft zu einem Digitalisierungsschub. Zunehmend mehr Verantwortliche erkennen, dass sie mit digitalem Arbeiten ihre Produktivität steigern können. Nutzen auch Sie die Vorteile eines leistungsstarken DMS und lassen Sie keine Zeit verstreichen! Mit Ricoh haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen eine maßgeschneiderte Digitalisierungslösung entwickelt.
  • Förderung Digital Jetzt: Nutzen Sie den hohen Zuschuss für Ihr Digitalisierungsprojekt!

    Förderung Digital Jetzt: Nutzen Sie den hohen Zuschuss für Ihr Digitalisierungsprojekt!

    Mit dem Förderprogramm Digital Jetzt will das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vorantreiben. Zudem finanziert es anteilig Investitionen in die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, damit sich diese wichtigen Kompetenzen in der zunehmend digitalisierten Wirtschaft aneignen. Ziel der Bundesregierung ist es, die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von KMUs zu stärken.
  • Gefahr fehlende IT-Sicherheit - Worauf zu achten ist

    Gefahr fehlende IT-Sicherheit - Worauf zu achten ist

    Die Digitalisierung bietet Firmen vielfältige Vorteile. Mit dieser Entwicklung gehen aber auch Risiken einher: Die zunehmende Datenvernetzung schafft für Cyberkriminelle Möglichkeiten, unberechtigt auf Daten zuzugreifen. Im Zuge der Corona-Krise setzen viele Unternehmen zum ersten Mal auf Home Office, das verschärft diese Sicherheitsproblematik.
  • So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente

    So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente

    Die anhaltende Pandemie hat den Arbeitsalltag nachhaltig verändert. Viele Deutsche arbeiten im Home-Office, erledigen von Zuhause, was nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden muss. Doch Daten und Dokumente müssen verfügbar bleiben, was viele Unternehmen vor eine technische Herausforderung stellt. Einfache und sichere Methoden zum Online-Zugriff auf Dokumente sind gefragt. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen einige Tipps und Lösungsmöglichkeiten.

formWenn nicht jetzt, wann dann?
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