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Ricoh Intelligent Data Exchange

Mit Ricoh IDX bieten wir Ihnen einen einfachen und schnellen Weg, Dokumente elektronisch zu empfangen und zu versenden. Das funktioniert ganz ohne IT-Projekt und ohne Investitionen in Hardware oder Software. Wir schalten Sie einfach für unsere Plattform frei. So können Sie sich mit Ihren Lieferanten und Kunden elektronisch verknüpfen. Der Versand von Dokumenten, wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen, erfolgt über einen virtuellen Druckertreiber, der einfach und schnell installiert werden kann. 

 

Versand von Dokumenten

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Das Versenden von Dokumenten ist mit Ricoh IDX denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portals definieren Sie für jeden Ihrer Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchten. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

Am besten eignen sich natürlich digitale Dokumente. So müssen die Belege nicht mehr gedruckt werden und Kosten für Druck und Porto werden eingespart. Sollte der Empfänger trotzdem Papier-Dokumente bevorzugen, druckt Ricoh gerne für sie, kuvertiert und frankiert die Briefe automatisiert. Auch das muss nur einmal im Portal definiert werden. Auch der Versand per E-Mail und sogar per Fax ist möglich.

Empfang von Dokumenten

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Das Empfangen von Dokumenten mit Ricoh IDX Portal ist eine effiziente Lösung. Rechnungen können digital direkt ins ERP-System gelangen und sogar automatisiert validiert und bezahlt werden. Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post oder per E-Mail. Diese müssen gescannt werden, um sie dem Portal zuzuführen.

Hier haben Sie einige Optionen: Mit einem Ricoh Multifunktionsdrucker können Sie per Smart Integration – also ganz einfach per Knopfdruck - die Daten direkt in das Portal übertragen. Das ist auch die optimale Lösung, die uns von anderen Providern unterscheidet. Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Service Intelligente Workflow Automatisierung an und digitalisieren Ihre Rechnungen für Sie. Alternativ bieten wir sogar direkt den Digital Mailroom an, also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben!

Elektronische Rechnung

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Die elektronische Rechnungsabwicklung ist sehr effizient und spart Kosten und Zeit. Mit dem Ricoh IDX-Portal können Sie Rechnungen digital empfangen und versenden. Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portal definieren Sie für jeden Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchte. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

Wenn Sie Daten statt Papier verschicken und empfangen, schonen Sie Ressourcen und vermindern Ihren CO2-Ausstoß für Druck und Transport. Damit sparen Sie Druck- und Portokosten, schonen die Umwelt und sind schneller. Das wiederum erhöht die Liquidität Ihres Unternehmens.

XRechnung

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Aufgrund von gesetzlichen Richtlinien muss die Öffentliche Verwaltung digitaler werden. Schon im Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das E-Rechnungs-Gesetz beschlossen. Demnach müssen Behörden ab April 2020 die XRechnung empfangen können und ihre Lieferanten müssen die XRechnung zumindest an Bundesbehörden senden. Es folgen für Bundesländer und Kommunen ebenfalls zeitlich abgestufte Regelungen.

Als Mitglied im Ricoh IDX-Netzwerk ist jedes Format möglich. Ist Ihr Kunde eine Behörde, so definiert diese einmal, dass sie die XRechnung erhalten möchte. Sie stellen die Rechnung weiter aus wie bisher und das Portal wandelt die Rechnung problemlos um und sendet diese digital an die Behörden.


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