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Ricoh Intelligent Data Exchange

Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für digitales Arbeiten. Nur wenn Ihre Dokumente digital sind, können mehrere Mitarbeiter mobil oder an verschiedenen Standorten problemlos darauf zugreifen. Rechnungsverarbeitung ist das Paradebeispiel für einen nach wie vor papierlastigen Prozess. 

Mit der intelligenten Lösung Ricoh IDX bieten wir Ihnen einen einfachen, schnellen Weg Dokumente elektronisch zu empfangen und zu versenden. Wir schalten Sie mühelos auf unsere Plattform auf und schon können Sie sich mit Ihren Lieferanten und Kunden elektronisch verknüpfen. Der Versand von Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen erfolgt über einen virtuellen Druckertreiber, der ganz reibungslos und schnell installiert wird. Das funktioniert ohne IT-Projekt und ohne Investitionen in Hardware oder Software. 

Mit Ricoh IDX sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, denn Ihre Arbeitsabläufe werden schneller und effizienter. Und ganz nebenbei helfen Sie der Umwelt, denn wenn Sie Daten statt Papier senden und empfangen, mindern Sie Ihren CO2 Ausstoß für Druck und Transport.

Versand von Dokumenten

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Das Versenden von Dokumenten ist mit Ricoh IDX denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portals definieren Sie für jeden Ihrer Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchten. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

Am besten eignen sich natürlich digitale Dokumente. So müssen die Belege nicht mehr gedruckt werden und Kosten für Druck und Porto werden eingespart. Sollte der Empfänger trotzdem Papier-Dokumente bevorzugen, druckt Ricoh gerne für sie, kuvertiert und frankiert die Briefe automatisiert. Auch das muss nur einmal im Portal definiert werden. Auch der Versand per E-Mail und sogar per Fax ist möglich.

Empfang von Dokumenten

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Das Empfangen von Dokumenten mit Ricoh IDX Portal ist eine effiziente Lösung. Rechnungen können digital direkt ins ERP-System gelangen und sogar automatisiert validiert und bezahlt werden. Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post oder per E-Mail. Diese müssen gescannt werden, um sie dem Portal zuzuführen.

Hier haben Sie einige Optionen: Mit einem Ricoh Multifunktionsdrucker können Sie per Smart Integration – also ganz einfach per Knopfdruck - die Daten direkt in das Portal übertragen. Das ist auch die optimale Lösung, die uns von anderen Providern unterscheidet. Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Service Intelligente Workflow Automatisierung an und digitalisieren Ihre Rechnungen für Sie. Alternativ bieten wir sogar direkt den Digital Mailroom an, also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben!

Elektronische Rechnung

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Die elektronische Rechnungsabwicklung ist sehr effizient und spart Kosten und Zeit. Mit dem Ricoh IDX-Portal können Sie Rechnungen digital empfangen und versenden. Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portal definieren Sie für jeden Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchte. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

Wenn Sie Daten statt Papier verschicken und empfangen, schonen Sie Ressourcen und vermindern Ihren CO2-Ausstoß für Druck und Transport. Damit sparen Sie Druck- und Portokosten, schonen die Umwelt und sind schneller. Das wiederum erhöht die Liquidität Ihres Unternehmens.

XRechnung

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Aufgrund von gesetzlichen Richtlinien muss die Öffentliche Verwaltung digitaler werden. Schon im Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das E-Rechnungs-Gesetz beschlossen. Demnach müssen Behörden ab April 2020 die XRechnung empfangen können und ihre Lieferanten müssen die XRechnung zumindest an Bundesbehörden senden. Es folgen für Bundesländer und Kommunen ebenfalls zeitlich abgestufte Regelungen.

Als Mitglied im Ricoh IDX-Netzwerk ist jedes Format möglich. Ist Ihr Kunde eine Behörde, so definiert diese einmal, dass sie die XRechnung erhalten möchte. Sie stellen die Rechnung weiter aus wie bisher und das Portal wandelt die Rechnung problemlos um und sendet diese digital an die Behörden.

OnlineZugangsPlattform für eRechnung - OZP

OZP

Öffentliche Behörden sind bald verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieser Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen stellt öffentliche Auftraggeber vor eine große Herausforderung. Die XRechnung wird in Deutschland ab November 2020 zum gesetzlich verpflichtenden Rechnungsformat, aber die meisten Behörden und Unternehmen können diese nicht verarbeiten.

Wir haben dafür eine einfache und benutzerfreundliche Lösung parat. Mit der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform (OZP) stellen wir eine E-Rechnungs-Verordnung konforme Rechnungseingangsplattform online zur Verfügung. So können Sie elektronische Rechnungen erstellen bzw. hochladen und an den Rechnungsempfänger übermitteln. Ihr Vorteil: Ihre Lieferanten können die XRechnung ganz ohne Installationen oder IT-Projekte an Sie senden. Damit wird die gesetzliche Vorgabe erfüllt.

Für Sie ergeben sich daraus aber noch viele weitere Pluspunkte. Ihre Lieferanten können nicht nur über die OZP die Rechnung an Sie einreichen, Sie sind auch über Peppol erreichbar und von vielen Tausenden Lieferanten die sich bei Ricoh IDX und im Traffiqx-Netzwerk angeschlossen haben. Dabei erhalten Sie neben der originalen XRechnung auch genau den Datensatz, den Sie für Ihr ERP-System benötigen und bei Bedarf ein PDF. Gern kümmern wir uns für Sie auch um die Langzeitarchivierung. Die Nutzung der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform ist für Ihre Lieferanten kostenlos. Fragen Sie einfach ein Nutzerkonto an.


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