Eingangsrechnungen (Accounts Payable)

Mit Ricoh Services für Eingangsrechnungen (Accounts Payable) verbessern Sie die Abläufe im Rechnungswesen durch die Einführung einer effizienten, unternehmensweit nachverfolgbaren Rechnungspraxis. Unser Service bietet folgende Vorteile:

• Kostensenkung für Energie, Papier und Post durch den Wechsel von papierbasierten zu elektronischen Rechnungen
• Zeitersparnis durch das Verschlanken manueller Abläufe und Beschleunigung der Fakturierung
• Steigerung der Produktivität, da sich die Mitarbeiter auf andere Geschäftsbereiche konzentrieren können
• Verbessertes Cashflow-Management durch einen übersichtlichen Blick auf den erwarteten Zahlungsein- und -ausgang
• Unterstützung der Umweltrichtlinien durch den Wechsel zum papierlosen Rechnungswesen
• Verbesserung der Dokumentensicherheit, da Risiken durch den Transport und die Aufbewahrung physischer Dokumente entfallen
  

Ricoh Lösung führt zu 63 % Effizienzgewinn.

Durch unsere Lösung zur digitalen Fakturierung konnte ein Versorgungswerk die Kontrolle über seine internationale Lieferkette übernehmen. Das automatisierte System hat die Rechnungsvalidierung und -freigabe verschlankt sowie den Zeitbedarf zur Fakturierung von Lieferantenrechnungen reduziert. Die manuellen, papierbasierten Systeme, mit denen dieses Versorgungswerk seine Lieferantenrechnungen bearbeitete, waren ineffizient und zeitaufwändig. Das Unternehmen benötigte eine effektivere Fakturierungslösung, um manuelle Systeme zu automatisieren, den Freigabeprozess zu verschlanken und dafür zu sorgen, dass Lieferantenrechnungen pünktlich bezahlt werden, ohne papierbasierte Dokumente bearbeiten zu müssen. Durch die gründliche Analyse der Bedürfnisse und Anforderungen des Kundenunternehmens konnte Ricoh die Abläufe neu gestalten. Wir führten eine intelligente, digitale Lösung ein, um die Abläufe zur Rechnungsfreigabe zu automatisieren und direkt in die vorhandenen Systeme des Unternehmens zu integrieren, so dass genaue Finanzdaten in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Durch den Service für Eingangsrechnungen (Accounts Payable) spart Sportbekleidungshersteller pro Jahr 3 Millionen €.

Unser Kunde, ein bekannter Hersteller von Sportbekleidung, gab jährlich 4 Millionen € aus, um papierbasierte Rechnungen und Bankauszüge zu versenden. Die Fakturierung unterstand der zentralen Fakturierungsabteilung des Unternehmens, in der Rechnungen gedruckt, in Umschläge gesteckt, nach Zielland sortiert und täglich verschickt wurden. Andere Dokumente zu Kontobewegungen, wie beispielsweise Bankauszüge und Auftragsbestätigungen, wurden monatlich erstellt. Das Unternehmen erkannte, wie ineffizient die vorhandenen Abläufe waren und wie sehr sie von manuellen Eingriffen abhingen. Daher wurde Ricoh beauftragt, mithilfe eines verwalteten Dienstes die Administration zu verschlanken und die Bearbeitungskosten zu senken. Der Sportbekleidungshersteller hat seine Fakturierung mittlerweile an Ricoh ausgelagert. Ricoh verarbeitet nun die Transaktionsdaten, die vom Auftragsabwicklungssystem des Unternehmens generiert werden, und erstellt damit elektronische Rechnungen. Nach Wunsch des jeweiligen Endkunden werden die Rechnungen entweder zur Online-Ansicht in ein Web-Portal hochgeladen oder ausgedruckt und auf herkömmlichem Weg versandt. Das Unternehmen ist dabei, 80 % seiner Kunden auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dieser Wechsel spart jedes Jahr 3 Millionen € und gleicht die internen Abläufe mit der Umweltrichtlinie des Unternehmens ab.