Zuvor waren sowohl die Hauptverwaltung als auch die sechs Tochtergesellschaften der Hammer Group in hohem Masse auf papiergestütztes Arbeiten angewiesen. So bewahrte der Konzern beispielsweise die Originale von Papierrechnungen in einem zentralen Archiv sowie mehrere Kopien in kleineren Archiven in den sechs Tochtergesellschaften auf. Dieser Ansatz gewährleistete zwar, dass die Teams vor Ort schnell und einfach auf Finanzdokumente zugreifen konnten, führte aber auch zu Ineffizienzen und einer höheren Arbeitsbelastung.
In Zusammenarbeit mit Ambit Group und Ricoh hat die Hammer Group ihre Rechnungsverarbeitung umgestellt und etablierte Arbeitsabläufe mit einer digitalen Cloud-Mentalität neu konzipiert. In der ersten Phase des neuen Prozesses nutzt die Gruppe DocuWare Cloud, um elektronische und Papierrechnungen bei Eingang zu erfassen und zu archivieren. Durch die Kombination von DocuWare Cloud mit einem intelligenten Rechnungserkennungs-Add-on extrahiert die Hammer Group automatisch Details wie Positionszeilen und gleicht die Rechnungen mit den in Microsoft Dynamics AX gespeicherten Bestellungen und dem Wareneingang ab.
"Als wir DocuWare Cloud gefunden haben, war uns schnell klar, dass es die beste Lösung für uns ist. Es handelt sich um einen zukunftssicheren Cloud-Service, der einfach zu bedienen und sehr flexibel ist und sich gut in unser ERP-System integrieren lässt."
Giuseppe De Luca Head of IT & Real Estate Hammer Group
