Die Fähigkeit, sowohl persönliche als auch virtuelle Zusammenarbeit sofort zu ermöglichen, wird einfach erwartet. Selbst grundlegende Dinge – wie zu gewährleisten, dass Mitarbeitende in letzter Minute einen Schreibtisch buchen oder stornieren, einen Parkplatz über eine App registrieren und sich im Gebäude zurechtfinden können – können zu unnötigen Hindernissen werden, die Teams davon abhalten, ins Büro zurückzukehren, wenn sie zu komplex oder schwer zugänglich sind oder nicht den Grundsätzen der Benutzerfreundlichkeit entsprechen.
Um es einfach auszudrücken, es muss die richtige Technologie vorhanden sein, damit die Mitarbeitenden ihre Arbeit schnell, effizient und effektiv erledigen können, wo auch immer sie sich befinden. Ebenso muss die Technologie allgegenwärtig sein, damit Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, gegenüber jenen im Büro nicht benachteiligt werden.
Außerdem müssen Unternehmen von der Digitalisierung um ihrer selbst willen wegkommen. Wenn ein Prozess ineffizient ist, wird er es auch bleiben, selbst wenn er digitalisiert wird. Das Hauptziel sollte immer darin bestehen, sicherzustellen, dass Verbesserungen mitarbeiterorientiert sind. Eine App zu benutzen, um einen Schreibtisch zu buchen, eine andere, um ein Meetingraum zu buchen, und eine weitere, um einen Gast anzumelden, wird schnell zu einer Frustrationsquelle für die Mitarbeitenden.
Stattdessen müssen IT-Manager Lösungen finden, die ein optimales Arbeitsplatzkonzept bieten, bei dem die Flexibilität im Vordergrund steht. Wirklich vernetzte Plattformen zur Verbesserung des Arbeitsplatzes, wie beispielsweise RICOH Spaces können der Belegschaft ein komplettes Toolkit zur Verfügung stellen, das die Verwaltung von Schreibtischen und Besuchern, die Raumverwaltung und Service-Anfragen über eine mobile App unterstützt. Diese Technologien bringen den Arbeitsplatz in Reichweite der Mitarbeitenden und sorgen für einen reibungslosen Übergang zurück ins Büro.
