Wie die Automatisierung einen kreativeren Arbeitsplatz ermöglicht

Durch die Entwicklung von KI-Chatbots und immer ausgefeilterer Robotertechnologie assoziieren die Menschen die Automatisierung oft mit der zukünftigen Übernahme unserer Arbeitsplätze und unseres Privatlebens.

Auch wenn die Fortschritte dieser Technologie beeindruckend sind, kann die Automatisierung in der Darstellung oft zu stark übertrieben werden. In Wirklichkeit steckt die Automatisierung hinter der digitalen Entwicklung der meisten Unternehmen, die sich um die Umgestaltung ihrer Abläufe bemühen. Bei der digitalen Transformation sind Unternehmen aller Größenordnungen unterschiedlich erfolgreich und befinden sich in verschiedenen Stadien dieser Reise.

Die schwindende Produktivität und der wirtschaftliche Druck fördern das Interesse an der Automatisierung von Geschäftsprozessen, da Unternehmen versuchen, ihre Budgets zu optimieren, Arbeitsabläufe zu straffen und die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.

Jüngste Untersuchungen von Ricoh Europe haben ergeben, dass die digitale Transformation das BIP der EU und des Vereinigten Königreichs in den nächsten fünf Jahren um 3,4 % steigern könnte, was einem Wachstum von 622 Milliarden Euro entspricht. Das ist ein attraktiver Produktivitätsschub in einer Zeit, in der viele Unternehmen mit einer stagnierenden Konjunktur und Ressourcenkürzungen konfrontiert sind.

Obwohl die Mitarbeitenden die Automatisierung mit überwältigender Mehrheit befürworten – 69 % sind bereit, Automatisierungstools zu nutzen, um Verwaltungsaufgaben und lästige Tätigkeiten zu reduzieren –, ist es entscheidend, dass die Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf den Weg zur Digitalisierung mitnehmen. Dadurch werden Ängste vor einer „Übernahme durch Roboter“ zerstreut und können die Vorteile aufgezeigt werden. 

Wie können Unternehmen also am besten den Zweck der Automatisierung erklären, was ist der Unterschied zwischen Tools für Arbeitsabläufe und Prozessautomatisierung, und wie können Sie sicherstellen, dass ihre Teams im Mittelpunkt der Entscheidungsfindung stehen?

Optimierung der Aktivitäten am Arbeitsplatz

In unserer Welt der scheinbaren Unmittelbarkeit sind manuelle Prozesse für Kunden und Angestellte ein absolutes Tabu. Die menschliche Verarbeitung verursacht unnötige Verzögerungen und Fehler. Zum Beispiel wird in der Buchhaltung Berichten zufolge eine von 20 Rechnungen aufgrund der manuellen Bearbeitung falsch klassifiziert. Die Kunden erwarten einen perfekten und schnellen Service, wobei digitale Transaktionen eher eine Mindesterwartung als ein zusätzlicher Bonus sind. Die Standardisierung von Abläufen durch Automatisierung trägt zur Verbesserung des Kundenservices bei, indem sie die Reaktionszeit verkürzt, die Fehlerquote verringert und die Qualität der Arbeit erhöht.

Gleichzeitig wünschen sich die Mitarbeitenden eine Automatisierung, damit sie sich auf erfüllendere Aufgaben konzentrieren können, die die Innovation vorantreiben. Die Bearbeitung papierbasierter Dokumente erfordert Zeit und Geduld, sodass weniger Zeit für kreative Projekte und Problemlösungen bleibt, die das Unternehmen voranbringen. Unsere Untersuchung ergab, dass 64 % der europäischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ihre Arbeit angenehmer fänden, wenn sie mehr Zeit für kreative Aufgaben hätten. Die Entlastung der Mitarbeitenden von schwerfälligen Verwaltungsaufgaben und langweiligen manuellen Prozessen trägt dazu bei, dass sie sich engagierter und motivierter fühlen.

Die Automatisierung fördert nicht nur die Arbeitsplatzkultur, sondern hat auch klare Produktivitätsvorteile. Für Unternehmen sind manuelle Prozesse mit hohen Arbeitskosten und geringem Wertzuwachs verbunden. Ganz zu schweigen von den Herausforderungen, die mit der Einhaltung von Vorschriften und der Sicherheit physischer Dokumente verbunden sind. Neben der Optimierung von Ressourcen und der Gewissheit, dass Dokumente sicher aufbewahrt werden, bietet die Prozessautomatisierung auch Vorteile für die Umwelt, da Unternehmen weniger Papier verbrauchen.

Arbeitsablauf versus Prozessautomatisierung

Der Wandel vollzieht sich oft in kleinen Schritten innerhalb eines Unternehmens. Einige haben vielleicht einzelne Prozesse automatisiert, wie z. B. die Digitalisierung von Belegen. Andere haben ganze Arbeitsabläufe innerhalb einer Abteilung automatisiert, wie z. B. den gesamten HR-Onboarding-Prozess. Bevor neue Technologien zur Digitalisierung eines Prozesses implementiert werden, müssen die IT-Teams die Einzelheiten des Problems verstehen. Würde die Automatisierung eines bestimmten Arbeitsablaufs das Problem lösen oder gibt es ein umfassenderes Herausforderungen, das eine größere technische Infrastruktur erfordert?

Tools für Arbeitsabläufe automatisieren einen Prozess, der an einem Punkt beginnt und an einem anderen endet, z. B. die Bearbeitung eines Bewerbungsformulars durch die Personalabteilung. Produkte wie DocuWare ermöglichen die Automatisierung von Dokumenten-Arbeitsabläufen, wodurch Papierkosten gesenkt werden und Unternehmen schneller die benötigten Informationen erhalten. Inzwischen funktioniert die Prozessautomatisierung über mehrere Arbeitsabläufe mit mehreren Daten- und Kontaktpunkten. Nehmen Sie zum Beispiel das HR-Onboarding. Dabei handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess, der Dokumente von mehreren Standorten umfasst. Automatisierungsplattformen wie Axon Ivy reduzieren die Anzahl der Kontaktpunkte über den gesamten Prozess hinweg und erhöhen so dessen Effizienz und Geschwindigkeit. 

Die Zusammenarbeit mit einem digitalen Partner hilft Unternehmen dabei, fundierte, strategische Entscheidungen zur Transformation zu treffen und die Lösungen auszuwählen, die ihren Anforderungen entsprechen. Noch besser ist es, einen Komplettanbieter zu wählen, der eine bessere Abstimmung der Plattformen im gesamten Unternehmen gewährleistet.