Nutzen Sie Wachstum und Effizienz: Die Potenziale der Prozessoptimierung

Die Essenz der Optimierung von Geschäftsprozessen

„Grundsätzlich geht es bei der Optimierung von Geschäftsprozessen darum, die Betriebsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten“, erläutert Richard. „Sie umfasst die Identifizierung von Ineffizienzen, die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Schaffung flexibler und reaktionsschneller Arbeitsabläufe.“ Er teilt seine Erkenntnisse über die zentrale Rolle des Business Process Management (BPM).

Richard definiert BPM als eine Disziplin, die das Erkennen, Analysieren, Messen, Optimieren, Verbessern und Automatisieren von Geschäftsprozessen umfasst. „Es geht nicht nur um den Einsatz von Technologie, sondern darum, die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, neu zu gestalten. Durch die sorgfältige Abbildung von Prozessen, das Verstehen von Abhängigkeiten und das Aufspüren von Engpässen können sich Unternehmen auf eine ganzheitliche Reise zur Optimierung begeben.“

Herausforderungen in der heutigen Unternehmenslandschaft

Im weiteren Verlauf des Gesprächs hebt Richard die Herausforderungen hervor, mit denen Unternehmen in der heutigen Wirtschaft konfrontiert sind. „Steigende Kosten, Fachkräftemangel, Inflation, Zinserhöhungen und das unheilvolle Gespenst der Rezession haben sich zu einer Verkettung unglücklicher Umstände entwickelt. Um nicht nur zu überleben, sondern auch zu florieren, müssen sich Unternehmen für betriebliche Effizienz entscheiden.“

Er unterstreicht die Ergebnisse der Umfrage State of Shared Services 2022, bei der 81 % der Befragten die Automatisierung von End-to-End-Prozessen als oberste Priorität bezeichneten. Diese aussagekräftige Statistik unterstreicht die Dringlichkeit für Unternehmen, ihre Prozesse zu modernisieren und optimierte Betriebsabläufe zu erreichen.

Fünf Optimierungsindikatoren

Um diese Herausforderungen effektiv angehen zu können, betont Richard, dass es von entscheidender Bedeutung ist, die richtigen Bereiche für die Optimierung zu ermitteln.
Er hebt fünf Schlüsselindikatoren hervor, die seiner Meinung nach von den Unternehmen eingehend geprüft werden sollten:

1. Prozesse, die noch immer auf Papier erfolgen: Viele Unternehmen kämpfen mit papierbasierten Prozessen, die ressourcenintensiv und fehleranfällig sind.
2. Prozesse mit hohen Arbeitskosten und geringen Gewinnspannen: Arbeitsintensive Prozesse mit geringen Gewinnspannen machen Effizienzsteigerungen erforderlich.
3. Komplexe Prozesse mit zahlreichen Übergaben: Prozesse, bei denen häufig Übergaben zwischen Teams oder Einzelpersonen erfolgen, leiden oft unter Verzögerungen und Ineffizienzen.
4. Prozesse mit langen Zykluszeiten und hohen Fehlerquoten: Diese Prozesse können zur Unzufriedenheit der Kunden und zu erhöhten Kosten führen und sind daher reif für eine Optimierung.
5. Prozesse mit niedrigen Raten bei der vollautomatisierten Abwicklung: Niedrige Raten weisen auf mögliche Optimierungsmöglichkeiten und Ineffizienzen hin.

Reale Erfolgsgeschichten

Anhand eines konkreten Beispiels schildert Richard die Geschichte eines weltweit führenden Chemieunternehmens, das mit Herausforderungen im Finanz- und Rechnungswesen zu kämpfen hatte. „Das Unternehmen hatte mit hohen Bearbeitungskosten, lange ausstehendem Umsatz, zahlreichen Fehlern und der gewaltigen Aufgabe zu kämpfen, ein neues Unternehmen zu übernehmen, ohne seine Buchhaltungsfunktion zu erweitern.“ Durch die Auslagerung an Ricoh und den Einsatz Automatisierungs- und KI-gesteuerter Technologien, konnten erhebliche Verbesserungen erzielt werden. „Die Bearbeitungszeiten wurden verkürzt, die Fehlerquote wurde gesenkt und die Integration des neuen Unternehmens verlief problemlos.“

Er betont, dass die Finanz- und Buchhaltungsprozesse aufgrund ihres erheblichen Einflusses auf die Gewinnspannen häufig ganz oben auf der Liste der Bereiche stehen, die Unternehmen optimieren möchten. Diese Verbesserungen steigern nicht nur die Effizienz, sondern verbessern auch den Cashflow und die Liquidität.

Die Rolle von KI bei der Optimierung

Künstliche Intelligenz (KI) hat sich als entscheidender Faktor für die Optimierung von Geschäftsprozessen erwiesen. Richard erläuterte verschiedene KI-gestützte Technologien, darunter maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und generative KI, als transformative Instrumente. „Diese Technologien automatisieren wiederkehrende Aufgaben, können Erkenntnisse aus unstrukturierten Daten gewinnen und sogar Inhalte generieren, um die Betriebsabläufe in verschiedenen Branchen zu optimieren.“

Outsourcing und die digitale Zukunft

Bei dem Gespräch ging es natürlich um die sich entwickelnde Situation des Outsourcing. Richard verweist auf die Erkenntnisse von McKinsey & Company: „Der Schwerpunkt liegt auf der Umgestaltung von Abläufen durch Digitalisierung, wobei die Anbieter komplexere Prozesse übernehmen und auf der Grundlage der Ergebnisse, die sie liefern, und der Bandbreite der von ihnen eingesetzten Technologielösungen vergütet werden.“ Dieser Wandel spiegelt eine Verlagerung von einem transaktionalen Ansatz beim Outsourcing hin zu einer tiefgreifenden Digitalisierung wider, bei der die Anbieter eine zentrale Rolle bei der Bereitstellung von Ergebnissen durch Technologien wie KI und robotergestützte Prozessautomatisierung spielen.

ESG: Nachhaltigkeit und Optimierung

In der heutigen Zeit des erhöhten Bewusstseins für Umwelt und Soziales unterstreicht Richard die wachsende Bedeutung der Faktoren Umwelt, Soziales und Governance (ESG). Unternehmen konzentrieren sich zunehmend auf Nachhaltigkeit, verantwortungsvolle Unternehmensführung und soziale Auswirkungen.

ESG-Überlegungen überschneiden sich auf vielfältige Weise mit der Optimierung von Geschäftsprozessen. „Wenn bestimmte Aufgaben digitalisiert oder ausgelagert werden, gewinnen die Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtigere Aufgaben, was ihre Arbeitszufriedenheit steigert und zu ihrem Gefühl der Zufriedenheit beiträgt“, erklärt Richard. „Dieser positive Wandel hin zu sinnvollerer Arbeit steht nicht nur im Einklang mit den ESG-Grundsätzen, sondern führt zu einer motivierteren Belegschaft. Dies wiederum fördert ein erfüllendes Arbeitsumfeld, berücksichtigt soziale Aspekte wie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und steigert die Gesamtleistung des Unternehmens.“ Unternehmen, die den ESG-Prinzipien Priorität einräumen, stärken also nicht nur ihren Ruf und das Vertrauen ihrer Stakeholder, sondern positionieren sich auch für langfristigen Erfolg in einem zunehmend bewussten Markt.

Prozessoptimierung für eine bessere Zukunft

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Optimierung von Geschäftsprozessen nicht nur eine Maßnahme zur Kostensenkung, sondern eine strategische Notwendigkeit darstellt, die die moderne Unternehmenslandschaft weiterhin prägt. Sie versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Agilität, Widerstandsfähigkeit und Fähigkeit zu verbessern, effektiv auf die vielfältigen aktuellen Herausforderungen zu reagieren. Durch die Nutzung von Spitzentechnologien wie KI können Unternehmen nachhaltiges Wachstum erzielen und gleichzeitig einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft ausüben. Es geht darum, sich in der heutigen Welt zu entfalten, indem man möglichst optimale Betriebsbedigungen erreicht und eine bessere, verantwortungsvollere und effizientere Zukunft fördert.