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Document Management - On Premises or Cloud?

Dokumentenmanagement – vor Ort oder in der Cloud?

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Software as a Service (SaaS) in der Cloud: flexibles Dokumenten- management mit minimalem Aufwand

Lange Zeit dominierten Vor-Ort-Softwarelösungen. Unternehmen erwarben Lizenzen für die jeweiligen Programme und installierten sie lokal auf Computern oder Unternehmensservern. 
 
Heute ersetzt Software as a Service (SaaS) dieses Modell. Die Software verbleibt auf den Servern des Anbieters – die Benutzer können über die Cloud auf das System zugreifen. Diese Entwicklung stützt sich auf einige Vorteile der Cloud. Insbesondere beim Dokumentenmanagement profitieren Sie in hohem Maße davon. Die wichtigsten Vorteile sind: 
 
  • Einsparungen und niedrigere Kostenrisiken
  • Geringer IT-Aufwand- Standortunabhängiger Zugriff auf Daten
  • Effizienz und Datensicherheit 
 
Lassen Sie uns im Einzelnen aufzeigen, wie ein Unternehmen davon profitieren kann:

1. Einsparungen und niedrigere Kostenrisiken durch SaaS-Lösungen

  • Bei Vor-Ort-Installationen erwerben Sie das Recht zur Nutzung der Software zu einem einmaligen Preis – die Anschaffungskosten sind hoch, folglich auch das Investitionsrisiko. Mit DMS-Systemen in der Cloud minimieren Sie dieses Risiko. Der jeweilige Anbieter stellt Ihnen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf seinen Servern zur Verfügung. Dafür zahlen Sie einen transparenten monatlichen Preis. Sie bleiben flexibel und können unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist jederzeit wechseln. Dieses SaaS-Modell wirkt sich auch positiv auf Ihre Bilanz aus: Sie vermeiden enorme einmalige Kosten – Ihre Liquidität und Eigenkapitalquote bleiben hoch.
  • Alles-inklusive-Tarif mit der Cloud-Variante: Dienstleistungen wie Support, Wartung und Updates sind im monatlichen Preis inbegriffen. Das erhöht auch Ihre Planungssicherheit. Außerdem ist der Dienstleister für die technische Funktionalität verantwortlich, weshalb er auch die damit verbundenen finanziellen Risiken trägt. Als Kunde müssen Sie sich keine Sorgen über überraschende Zusatzkosten machen.

2. Geringer IT-Aufwand dank Cloud-Diensten

Bei Vor-Ort-Lösungen sind Unternehmen mit einem erheblichen IT-Aufwand konfrontiert. Interne IT-Spezialisten müssen die Software an die individuellen Anforderungen anpassen, Wartungsarbeiten durchführen und sich um die Sicherheit des Firmenservers kümmern. Mit SaaS können Sie diese Aufgaben auslagern.  
 
So können Sie sich voll und ganz auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren. Der Aufwand für Ihre IT-Abteilung ist deutlich geringer.
Location-independent access to data

3. Standortunabhängiger Zugriff auf Daten

Auch nach der Pandemie hat sich der Trend zum flexiblen Arbeiten fortgesetzt: Viele Unternehmen und Belegschaften haben die Vorteile der Telearbeit erkannt. Digitales Dokumentenmanagement in der Cloud ist dafür eine zentrale Voraussetzung.
 
Während Sie bei Vor-Ort-Lösungen an die Infrastruktur am Hauptsitz des Unternehmens gebunden sind, können Sie auf Daten und Dokumente in der Cloud von überall aus zugreifen. Es genügt, sich mit Passwort, Fingerabdruck oder anderweitig zu identifizieren.
 
Mitarbeitende können ihre Aufgaben mit Cloud-Lösungen problemlos erledigen. Dasselbe gilt für Angestellte und Freiberufler, die im Zug oder Außeneinsatz arbeiten.

4. Mit umfassender Digitalisierung gewinnen Sie an Effizienz

Für viele Unternehmen ist das digitale Dokumentenmanagement der erste Schritt zu einer umfassenderen Digitalisierung. Mit einem ganzheitlichen DMS machen Sie alle betrieblichen Prozesse effizienter. Die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte nimmt Ihren Teams den Verwaltungsaufwand ab. 
 
Außerdem sorgt die übersichtliche Archivierung von Dateien in der Cloud dafür, dass sie schnell wiedergefunden werden. Sie brauchen kein geräumiges Archiv in der Zentrale mehr und können den entstehenden Raum anderweitig nutzen!
With comprehensive digitization you gain in efficiency

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