Adieu Aktenschrank und Dokumentenstapel

Die Zukunft des Öffentlichen Sektors hängt entscheidend von der Überwindung digitaler Hürden ab. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch die Digitalisierung vorhandener papierbasierter Dokumente. Wie das Beispiel der Stadt Offenbach zeigt, bringt das Scannen dieser sowie die Einführung der eRechnung nur die Digitalisierung vor, sondern trägt auch zu effizienteren Arbeitsweisen im öffentlichen Sektor bei. 

Für die Zukunft des Öffentlichen Sektors ist es entscheidend, dass Behörden und Organisationen Hürden auf dem Weg zur Digitalisierung aus dem Weg schaffen. Doch Digitalisierungsvorhaben sind kein Selbstläufer, sie erfordern Anstrengung und Ressourcen. Technologiepartner müssen sich auf die besonderen Bedürfnisse des Öffentlichen Sektors einstellen und bei den kritischen Prozessen ansetzen, die auch harte Deadlines mit sich bringen können. Zwei Key-Faktoren für eine moderne Arbeitsweise in den nächsten zwei Jahren sind hier zum einen die Digitalisierung der in Papierform vorliegenden Dokumente und zum anderen die Einführung der eRechnung.

Scannen als Treiber der Digitalisierung und neuer Arbeitsweisen

Im ersten Moment mag es so einfach klingen, doch das Scannen von Dokumenten und Akten hat nicht nur Einfluss auf den Digitalisierungsgrad einer Behörde, sondern auf ihre gesamte Arbeitsweise. Dies hat auch die Stadt Offenbach erkannt und schafft seit einiger Zeit sehr erfolgreich die Grundvoraussetzung für modernes Arbeiten durch konsequente und sichere Digitalisierung ihrer Bestandsakten: Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Bürger- und Personalakten, Verträge oder Dokumente aus juristischen Verfahren und viele weitere Akten und Dokumente.

Das rechtskonforme Scannen der Dokumente sorgt dafür, dass die digitalen Akten schneller über OCR (Optical Character Recognition; auf Deutsch: optische Zeichenerkennung) aufzufinden sind, Vorgänge und deren Workflows schneller und effizienter bearbeitet werden können und auch mobiles Arbeiten ermöglicht wird. Damit können nicht nur flexible und attraktive, neue Arbeitsmodelle für die Mitarbeitenden angeboten werden. Das schnelle Finden und Aufrufen von Akten und Vorgängen schenkt zudem mehr Zeit für sinnstiftende Aufgaben.

Ebenso findet durch die Vernichtung der Dokumente auch eine Auflösung der physischen Archive statt, so dass dadurch in den Verwaltungsgebäuden selbst wieder Platz geschaffen wird. Im Fall der Stadt Offenbach handelte es sich alleine im Ausländeramt um 23.000 Ordner mit ca. 3,8 Mio. Seiten, die digitalisiert werden sollten. Intern wäre diese Aufgabe nicht zu meistern gewesen, da es weder genügend Personal noch den Platz noch die richtigen Scanner für eine solche Menge an Papierakten gab. Nach dem Scannen hätten zusätzlich einige Mitarbeiter abgestellt werden müssen, um alle Papierakten professionell zu vernichten. Mit Ricoh hat die Stadt Offenbach einen Technologiepartner gefunden, der gemäß der TR-Resiscan-Richtlinie scannt und eine sichere, zertifizierte Entsorgung von Papierakten garantieren konnte. So hat die Stadt Offenbach die Digitalisierung ihrer Behörden weiter vorangetrieben und zusätzlich dafür gesorgt, dass hybride Arbeitsmodelle gefördert werden, da berechtigte Mitarbeiter nun von überall auf die benötigten Dokumente zugreifen und Workflows automatisiert werden können.

Chancen durch eRechnung und hybriden Postverstand

Ein weiterer wichtiger Katalysator für die umfassende Automatisierung von Prozessen im Öffentlichen Sektor ist die elektronische Rechnungsstellung. Die eRechnung ist weiter auf dem Vormarsch, dies unterstreicht auch die eRechnungspflicht, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes noch in diesem Jahr verabschiedet werden könnte. Dies ist eine große Chance für Behörden: Ein weiterer elementarer Prozess kann digitalisiert und damit zukunftsgerichtet effizienter gestaltet werden. Bei guter Umsetzung entfällt zukünftig ein hoher Zeitaufwand durch manuelle Prüfvorgänge und Bearbeitungsschritte. Der öffentliche Sektor steht aber oft noch am Anfang dieser Automatisierungsprozesse. Hilfreich sind hier bewährte und schlüsselfertige Plattformen, insbesondere für das digitale Dokumentenmanagement und den elektronischen Datenaustausch, sowie die Anbindung an standardisierte, rechtssichere Netzwerke, die alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Wachstumschancengesetzes erfüllen.

Ricoh ist Teil eines Netzwerks zum Dokumenten- und Datenaustausch, über das bereits heute Rechnungen und andere Dokumente in allen Formaten und über alle angeschlossenen Systeme und Plattformen sicher, zuverlässig und gesetzeskonform versendet und empfangen werden können. Es ist wichtig, dass Netzwerke zum Austausch von Geschäftsdokumenten die Technologie und Infrastruktur für diese Prozesse bieten und aktive Verbindungen zu diversen staatlichen Plattformen in der EU, zu Einkaufsplattformen und weiteren E-Invoicing-Providern weltweit unterhalten. Mit Implementierung einer sicheren Dokumenten-Drehscheibe wird nicht nur der Rechnungsaustausch mit Lieferanten vereinfacht: Mit einem in der Lösung integrierten hybriden Postausgang kann beispielsweise jeder Sachbearbeiter die Post per Knopfdruck von überall her und kostenoptimal auf den Weg bringen. Eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung sollte außerdem so konzipiert sein, dass keine weiteren Investitionen in zusätzliche Hard- und Software mehr nötig sind.

Digitalisierungsvorhaben im Öffentlichen Sektor – die Zeit ist jetzt

Die eRechnung gilt insbesondere in Kombination mit einem individuellen Druck- und Dokumentenmanagement als Wegbereiter für unternehmensweite Transformationsprozesse und hilft Organisationen dabei, wichtige Dokumente wie Bestellungen, Aufträge, Rechnungen oder Lieferdokumente in automatisierter Form zu empfangen und zu verschicken. Die stufenweise Einführung der eRechnung räumt allen öffentlichen Einrichtungen die Zeit ein, Erfahrungen mit der Umstellung zu sammeln und schrittweise einzusteigen. Denn es gilt zu beachten, dass eine elektronische Rechnung nicht einfach ein Abbild einer Papierrechnung oder ein PDF ist das per E-Mail verschickt wird, sondern ein strukturierter Datensatz nach EU-Norm, der digital weiter verarbeitbar ist.

Der Vormarsch der eRechnung zeigt auch, dass eines der wichtigsten Ziele für Organisationen das möglichst papierlose Büro sowie die Digitalisierung der Bestandsakten sein sollte. Angesichts hoher Kosten durch manuelle Workflows, langsamer Bearbeitungszeiten von papierbasierten Unterlagen, von Remote Work, des durch die Archivierung von Papierdokumenten verursachten Platzbedarfes und vor allem aufgrund des Personalmangels, sollten öffentliche Einrichtungen papierbasierte Prozesse weitgehend vermeiden, um modernes Arbeiten zu ermöglichen und somit die eigene Zukunftsfähigkeit und Attraktivität als Arbeitgeber zu sichern.

Quelle: eGovernment – Verwaltung digital

https://www.egovernment.de/adieu-aktenschrank-und-dokumentenstapel