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The 3 key benefits of digitised document management for Finance

Die drei wichtigsten Vorteile des digitalisierten Dokumentenmanagements für das Finanzwesen

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Dokumentenmanagement für die Finanzabteilung

Ihre Finanzabteilung verwaltet eine große Menge an kritischen Informationen. Zudem sind Ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse der Schlüssel für die Geschäftskontinuität. Rechnungen, Lieferscheine, Spesenabrechnungen usw. Das sind eine Menge Daten, die oft in Papierform vorliegen und deren Verarbeitung, Indizierung und Speicherung Zeit in Anspruch nimmt. 
 
Wie kann Ihre Finanzabteilung angesichts begrenzter Budgets und Ressourcen Informationen möglichst effektiv und produktiv verwalten und teilen? 
 
Hierunter erklären wir die drei grundlegenden Vorteile, die Dokumentenmanagementsoftware (DMS) zur Verbesserung Ihrer Finanzabläufe bietet.

1. Schnelles Speichern und Abrufen von Informationen

Viele Teamaufgaben erfordern die Verarbeitung großer Mengen von Informationen, die in verschiedenen Dokumenten und Formaten enthalten sind. Die Implementierung eines DMS verbessert die Effizienz der Informationsverarbeitung und wirkt sich damit erheblich auf die Leistung Ihres Teams aus. 
 
Ein Beispiel: Nehmen wir an, Ihre Buchhaltungsabteilung bearbeitet täglich 100 Rechnungen, die in einem physischen Ablagesystem gespeichert sind. Außerdem müssen sie zehn bereits archivierte Rechnungen abrufen. Wird dies manuell erledigt, gehen etwa sechs Stunden pro Tag verloren. 
 
Im Gegensatz dazu reduziert ein DMS die Zeit, die Sie mit dem Speichern oder Abrufen eines Dokuments verbringen, auf jeweils etwa 30 Sekunden. Das bedeutet für Ihr Team eine Einsparung von 100 Stunden Verwaltungszeit pro Monat!

2. Schnellere Verwaltung von Lieferscheinen

Wenn Ihr Unternehmen an einen Kunden liefert, bittet der Zusteller darum, den Lieferschein zu unterschreiben. Diese Lieferscheine werden täglich oder wöchentlich an die Finanzabteilung geschickt. Nach Erhalt muss die Finanzabteilung diese Lieferscheine prüfen, den richtigen Vertrag oder die richtige Bestellung zum Vergleich und zur Überprüfung finden, die Rechnung erstellen und versenden und schließlich alle Dokumente in einer Akte zur Aufbewahrung zusammenstellen. 
 
Ein DMS vereinfacht diesen Prozess drastisch. Nehmen wir einen praktischen Fall, bei dem die Verwaltung von 20 Lieferscheinen pro Tag acht Stunden pro Woche an manueller Arbeit zwischen Lieferung und Unterzeichnung, Versand an die Finanzabteilung, Überprüfung, Rechnungsversand und Ablage erfordert. Wenn Sie ein DMS verwenden, können Sie etwa 30 Stunden pro Monat einsparen.  
 
Wenn Sie das DMS überdies mit einem mobilen Gerät wie z. B. einem Tablet kombinieren, kann der Mitarbeitende die Lieferscheine scannen oder erfassen und sie nach jeder Lieferung an die Zentrale senden. Auf diese Weise kann die Rechnungstellung schneller erfolgen.

3. Schnelle Reaktion auf Anfragen

Etwa 10 % der verarbeiteten Rechnungen müssen nachbearbeitet werden. Bei einem Papiersystem können Sie leicht 15-20 Minuten mit der Beantwortung einer einzigen Anfrage verbringen. Vielleicht ruft ein Lieferant an, weil er den falschen Betrag bezahlt hat, oder ein Kunde möchte wissen, warum auf seine Rechnung kein Rabatt angewandt wurde. 
 
Wenn dies bei einem manuellen Prozess passiert, muss der Mitarbeitende die Rechnung in der physischen Akte suchen, sie ausfindig machen und überprüfen. Anschließend muss er den Lieferanten oder Kunden anrufen, um das Problem zu klären, und schließlich die Rechnung erneut einreichen.
 
Wenn dieser Prozess automatisiert ist, reduziert sich die Zeit für das Abrufen von Dokumenten auf Sekunden und können die Mitarbeitenden Probleme in ein oder zwei Minuten lösen. Dadurch könnten Sie etwa 60 Arbeitsstunden pro Monat einsparen und schnell eine beträchtliche Kapitalrendite für Ihr Unternehmen erzielen. Darüber hinaus verbessert die verbesserte Erfahrung des Kunden dessen Zufriedenheit und Bindung.

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