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steps to introducing a document management system

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in 10 Schritten

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Viele Firmen haben gegenwärtig eine Mischung aus papiernen und digitalen Prozessen.

Anwendungen, die erworben wurden, um einen unmittelbaren Bedarf zu decken, haben vielleicht wie erwartet funktioniert. Doch mit zunehmender Komplexität der Organisation sind die aktuellen Prozesse wahrscheinlich nicht mehr zweckmäßig.
 
Nehmen Sie zum Beispiel das Dokumentenmanagement. Dies wird wahrscheinlich durch eine digitale Lösung in Kombination mit einer physischen Ablage erledigt oder erfordert zumindest einen gewissen manuellen Aufwand der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt indiziert sind. Dieser Ansatz mag gut funktionieren, aber es könnte an der Zeit sein, eine umfassendere Lösung in Betracht zu ziehen, die die betrieblichen Abläufe effizienter macht, Kosten spart und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt nach Informationen zu suchen. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann eine Herausforderung sein, aber mit einem systematischen Ansatz können Sie Probleme vermeiden.

1. Überzeugen Sie die Beteiligten und ziehen Sie Fachabteilungen hinzu

Die Einführung eines DMS ist ein komplexes und umfangreiches Projekt, das die Arbeit Ihrer Mitarbeiter verändert. Sorgen Sie frühzeitig für Teamgeist und beziehen Sie alle relevanten Mitarbeiter und Abteilungen ein. Nutzen Sie deren Wissen, Erfahrung und Kompetenz.

2. Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Situation durch

Eine detaillierte Ist-Analyse bildet die Grundlage für eine fundierte Projektplanung:
 
  • Mit welcher Art von Dokumenten arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen?
  • Wie erfolgen die Verarbeitung, Indizierung und Archivierung dieser Daten?
  • Welche Gründe haben Sie für die Einführung eines neuen Systems?
 
Listen Sie alle Punkte detailliert auf und erstellen Sie eine Checkliste.

3. Entwickeln Sie Ziele

Die Ist-Analyse ist die Grundlage, auf der Sie detaillierte Ziele definieren, die darauf ausgerichtet sind, was Sie erreichen möchten. Legen Sie fest, welche Dokumenttypen Sie digitalisieren und wie Sie den Informationsfluss im Unternehmen organisieren wollen.
 
Auch die Frage, welche Abteilungen und Personen Zugriff auf die Dokumente haben sollen, ist wichtig. Denken Sie an Kriterien wie Arbeitseffizienz, Datenschutz und Informationssicherheit. Es ist auch wichtig, Prioritäten zu setzen.

4. Wählen Sie bewährte IT-Experten als Partner

Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich ein Komplettpaket von IT-Anbietern mit umfassendem Service von der Planung über die Installation bis zum Support. 
 
Sie müssen sich auf den reibungslosen Betrieb und die einfache Handhabung der DMS-Software verlassen können. Achten Sie darauf, dass ein IT-Dienstleister über ausreichend Erfahrung verfügt und eine intensive Projektbetreuung gewährleistet.

5. Organisieren Sie Schulungen für Mitarbeiter

Eine angemessene Schulung für die neue Software bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter eine gute Einführung in das Programm erhalten. Ein guter Partner wird Sie dabei unterstützen, um sicherzustellen, dass die bewährten Verfahren umgesetzt werden.
 
Wenn Sie Ihre Schritte zur Einführung des digitalen Dokumentenmanagements planen, sollten Sie an die erforderlichen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter denken. Im Idealfall können Ihre Mitarbeiter die Software sofort nach der Einführung verwenden. So können Sie die Vorteile schnell ausschöpfen.
 
Investieren Sie in hochwertige Schulungen und Workshops. Ihr IT-Dienstleister sollte praktische Kurse anbieten.

6. Die Implementierung: Einführung der DMS-Software

Sie haben die vorbereitenden Schritte für die Einführung gemeistert, jetzt kommt der große Moment: Die IT-Spezialisten führen die Software ein und Ihre Mitarbeiter können die digitalen Anwendungen nutzen. Eine vorherige Schulung hat sie in die Lage versetzt, die erforderlichen Funktionen zu verstehen und zu handhaben. 
 
Dennoch wird es Fragen und Probleme geben. Das ist bei einer so umfassenden Umstellung normal. Der richtige digitale Partner wird Ihr Projektmanagement unterstützen. Rascher Support ist vor allem bei kleineren Problemen wichtig.

7. Unterstützen Sie die Implementierung des DMS aufmerksam

Die Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements ist in der Regel ein mittel- bis langfristiger Prozess. Manchmal stellt sich erst in der Praxis heraus, wo zusätzlicher Optimierungsbedarf besteht. 
 
Sammeln Sie systematisch die Erfahrungen Ihrer Abteilungen und Mitarbeiter.

8. Führen Sie Bewertungsseminare durch

Ein wertvoller Beitrag zur systematischen Projektunterstützung sind Bewertungsseminare, bei denen Sie gezielt die Rückmeldung Ihrer Mitarbeiter einholen. Im Alltag gehen viele Dinge unter. Zum Beispiel: Ein Problem taucht auf oder jemand hat einen Verbesserungsvorschlag, vergisst dann aber, dies weiterzuleiten. Bei Bewertungsseminaren erfassen Sie die praktischen Erfahrungen Ihres Teams und gehen Sie darauf ein.

9. Implementieren Sie Ihre neuen digitalen Prozesse schrittweise

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihr Dokumentenmanagement schrittweise zu digitalisieren. Dies ermöglicht eine klare Umsetzung über einen längeren Zeitraum und eine bessere Kontrolle. Die Organisation von Schulungen und anderen Aufgaben ist davon ein ständiger Teil, der sich über mehrere Monate oder Jahre erstreckt. Daher ist eine langfristige Planung unerlässlich.

10. Ständiges Projektmanagement: Kontrolle und Anpassung

Begreifen Sie die Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements als langfristiges Vorhaben. Die technischen Möglichkeiten können sich ebenso ändern wie Ihre individuellen Anforderungen. Sie sollten daher immer wieder überprüfen, inwieweit Ihr aktuelles DMS den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh kann Sie bei der Einführung Ihres Dokumentenmanagements unterstützen

Die systematische und koordinierte Einführung eines neuen DMS und Prozesses ist entscheidend für den langfristigen Erfolg des Projekts. Es ist wichtig, dass Sie mit einem digitalen Partner zusammenarbeiten, der Sie in allen Phasen der Implementierung unterstützt und Ihnen Schulungen und fortlaufende Unterstützung bieten kann, um die notwendigen Verhaltensänderungen in Ihrem Unternehmen zu verankern.
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