Digital Mailroom
Ganz gleich, ob es um die Verwaltung von Tausenden digitalen Dokumenten geht, die an die richtigen Personen oder Workflows verteilt werden müssen, oder um eine konventionelle Poststelle, die Post- und Paketsendungen bearbeitet: Mit dem Ricoh Digital Mailroom können Sie Ihre Prozesse revolutionieren.
- Funktionen und Vorteile
Hauptvorteile:
- Reduzierte Büroflächen und Personalkosten
- Höhere Effizienz und schnellere Zustellung
- Weniger Risiken durch Ressourcenknappheit, unvorhergesehene Ereignisse oder Kapazitätsengpässe
- Geringere Nachsendekosten
- Höhere Mitarbeiterproduktivität
- Unterstützung für Compliance-Prozesse, z. B. DSGVO
- Implementierung in nur einer Woche möglich
- Betriebskontinuität mit Off-Site-Ausfallschutz über einen unserer abgesicherten Standorte
- Post kann bis zur Wiederaufnahme des Normalbetriebs aufbewahrt oder nach 30 Tagen vernichtet werden
Hauptmerkmale:
- Digitalisierung von Post und Dokumenten für die gemeinsame Nutzung (Sortieren, Einlesen, Verteilen und Zustellen wichtiger Sendungen sicher und direkt per E-Mail)
- Digitalisierung wichtiger eingehender Korrespondenz vor Ort oder an einem externen Ricoh-Standort
- Option zur Digitalisierung und Nutzung von mitarbeiterspezifischen Postfächern/sFTP
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Verwendung von Weblinks und Vorschaubildern zur effizienten Bandbreitennutzung
- Steuerung des Dokumentenzugriffs durch Akzeptieren/Ablehnen
- Bereitstellung von Dokumenten über mehrere Kanäle (Notebook oder Smartphone)
- Automatische Sicherung und Speicherung von Inhalten in Ihren Systemen durch Einlesen von Papierdokumenten
- Erweiterte Suchfunktionen durch Volltextsuche
- Keine Anpassung der internen IT-Konfiguration erforderlich
- Minimaler Schulungsaufwand