Electronic Invoicing - FAQs und Kontakt

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E Rechnungen im B2B Bereich empfangen können. 

• Bis 31. Dezember 2026: PDF oder Papierrechnungen dürfen noch verschickt werden – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt. 

• Ab 01. Januar 2027: Versand der E-Rechnung im B2B-Bereich ist verpflichtend. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € gilt eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027. 

• Ab 1. Januar 2028: Alle B2B Rechnungen, auch für Unternehmen mit unter 800.000 € Jahresumsatz, müssen als strukturierte E Rechnungen ausgestellt werden. PDFs gelten nicht mehr. 

• Voraussichtlich ab 2030: Automatische Weiterleitung an die Meldeplattform der Finanzbehörde wird Pflicht. 

Diese Fristen gelten bundesweit und sind verpflichtend.

Wird ab 2028 weiter mit PDF oder Papierrechnungen gearbeitet, drohen: 

• Kein Vorsteuerabzug, da PDFs als „sonstige Rechnungen“ gelten und steuerlich nicht anerkannt werden. • Steuerliche Korrekturen oder Nachforderungen bei Betriebsprüfungen. 

• Compliance Risiken, da E Mail nicht mehr als zulässiger Übertragungsweg gilt. 

• Zahlungsverzögerungen, wenn Kunden unstrukturierte Formate nicht mehr empfangen und verarbeiten können. 

Kurz: Keine rechtzeitige Umstellung = echtes Finanz und Betriebsrisiko!

In Deutschland müssen Rechnungen im B2B Bereich ab 2027 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden (E Rechnung). Papier- und PDF Rechnungen ohne strukturierte Daten gelten anschließend nicht mehr als gültig.

Eine E Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Anerkannte Formate sind z. B. XRechnung und ZUGFeRD.

Rechnungen werden weiterhin per E Mail oder über bestehende Kanäle übermittelt – jedoch in einem strukturierten Datenformat. Eine PDF Ansicht wird weiterhin für die Lesbarkeit bereitgestellt.

• schnellere und fehlerfreie Verarbeitung 

• automatisierbare Buchhaltung 

• weniger manueller Aufwand 

• sichere Archivierung 

Ja. Rechnungen an Privatkund*innen (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind weiterhin nicht verpflichtet, als strukturierte E Rechnung ausgestellt zu werden.