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Rechnungsstellung Services

Ricohs Rechnungsstellung Services wurden für Unternehmen konzipiert, die ihre Buchhaltungsfunktionen optimieren wollen. Mit diesem Service können Sie in einem für Sie, Ihre Käufer und Lieferanten passenden Zeitrahmen vom papierbasierten Rechnungswesen auf die effizientere, kosteneffektivere und elektronische Fakturierung umstellen. Das papierbasierte Rechnungswesen ist wegen des Material- und Zeitbedarfs zur Bearbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen kostspielig. Das elektronische Rechnungswesen ist leichter nachverfolgbar und weniger fehleranfällig als manuelle Prozesse. Eine konsolidierte Ansicht vereinfacht die Reaktion auf Rückfragen und administrative Anforderungen.

Wir helfen Ihnen dabei, die Rechnungspraxis in einem für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten passenden Zeitrahmen weiterzuentwickeln. Beispielsweise benötigen manche Kunden und Lieferanten für die Buchhaltung auch weiterhin papierbasierte Rechnungen. Unsere Lösung lässt sich problemlos an diese Erfordernisse anpassen. Unser cloud-basierter Service eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Rechnungsabwicklung und Freigabeprozesse mühelos von überall zu überwachen und beinhaltet Lösungen für die Kreditoren- sowie Debitorenbuchhaltung. Beide sind flexibel und skalierbar, passen sich an unterschiedliche Unternehmenserfordernisse an und werden als SaaS-Modell verwaltet, damit Sie Ihre Ausgaben immer gut im Blick haben.

Wichtige Funktionen & Vorteile

Mit Ricoh Rechnungsstellung Services verbessern Sie die Abläufe im Rechnungswesen durch die Einführung einer effizienten, unternehmensweit nachverfolgbaren Rechnungspraxis. Unser Service bietet folgende Vorteile:

  • Kostensenkung für Energie, Papier und Post durch den Wechsel von papierbasierten zu elektronischen Rechnungen
  • Zeitersparnis durch das Verschlanken manueller Abläufe und Beschleunigung der Fakturierung
  • Steigerung der Produktivität, da sich die Mitarbeiter auf andere Geschäftsbereiche konzentrieren können
  • Verbessertes Cashflow-Management durch einen übersichtlichen Blick auf den erwarteten Zahlungsein- und -ausgang
  • Unterstützung der Umweltrichtlinien durch den Wechsel zum papierlosen Rechnungswesen
  • Verbesserung der Dokumentensicherheit, da Risiken durch den Transport und die Aufbewahrung physischer Dokumente entfallen
Projektstudien

Ricoh Lösung führt zu 63 % Effizienzgewinn.

Durch unsere Lösung zur digitalen Fakturierung konnte ein Versorgungswerk die Kontrolle über seine internationale Lieferkette übernehmen. Das automatisierte System hat die Rechnungsvalidierung und -freigabe verschlankt sowie den Zeitbedarf zur Fakturierung von Lieferantenrechnungen reduziert. Die manuellen, papierbasierten Systeme, mit denen dieses Versorgungswerk seine Lieferantenrechnungen bearbeitete, waren ineffizient und zeitaufwändig. Das Unternehmen benötigte eine effektivere Fakturierungslösung, um manuelle Systeme zu automatisieren, den Freigabeprozess zu verschlanken und dafür zu sorgen, dass Lieferantenrechnungen pünktlich bezahlt werden, ohne papierbasierte Dokumente bearbeiten zu müssen. Durch die gründliche Analyse der Bedürfnisse und Anforderungen des Kundenunternehmens konnte Ricoh die Abläufe neu gestalten. Wir führten eine intelligente, digitale Lösung ein, um die Abläufe zur Rechnungsfreigabe zu automatisieren und direkt in die vorhandenen Systeme des Unternehmens zu integrieren, so dass genaue Finanzdaten in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Durch Rechnungsstellung Services spart Sportbekleidungshersteller pro Jahr 3 Millionen €.

Unser Kunde, ein bekannter Hersteller von Sportbekleidung, gab jährlich 4 Millionen € aus, um papierbasierte Rechnungen und Bankauszüge zu versenden. Die Fakturierung unterstand der zentralen Fakturierungsabteilung des Unternehmens, in der Rechnungen gedruckt, in Umschläge gesteckt, nach Zielland sortiert und täglich verschickt wurden. Andere Dokumente zu Kontobewegungen, wie beispielsweise Bankauszüge und Auftragsbestätigungen, wurden monatlich erstellt. Das Unternehmen erkannte, wie ineffizient die vorhandenen Abläufe waren und wie sehr sie von manuellen Eingriffen abhingen. Daher wurde Ricoh beauftragt, mithilfe eines verwalteten Dienstes die Administration zu verschlanken und die Bearbeitungskosten zu senken. Der Sportbekleidungshersteller hat seine Fakturierung mittlerweile an Ricoh ausgelagert. Ricoh verarbeitet nun die Transaktionsdaten, die vom Auftragsabwicklungssystem des Unternehmens generiert werden, und erstellt damit elektronische Rechnungen. Nach Wunsch des jeweiligen Endkunden werden die Rechnungen entweder zur Online-Ansicht in ein Web-Portal hochgeladen oder ausgedruckt und auf herkömmlichem Weg versandt. Das Unternehmen ist dabei, 80 % seiner Kunden auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dieser Wechsel spart jedes Jahr 3 Millionen € und gleicht die internen Abläufe mit der Umweltrichtlinie des Unternehmens ab.

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