Lösungen für den öffentlichen Sektor

Effektives Druck- und Dokumentenmanagement

Unsere Systeme zeichnen sich aus durch:

• Marktführende Produktqualität
• Hohe Sicherheitsstandards
• Intuitive Bedienung und Anwenderfreundlichkeit
• Beeindruckende Produktivität bei zugleich hoher Umweltfreundlichkeit

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Dokumente direkt in die elektronische Akte scannen

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler, indem Sie direkt in ausgewählte E-Akten scannen. Das eingescannte Dokument wird direkt dem jeweiligen Vorgang in der Akte zugeordnet und muss nicht mehr manuell hinzugefügt werden. Das Spektrum reicht von einem Scan in die offene Akte bis hin zu einem Scan über eine Ticketnummer. Gerne sprechen wir mit Ihnen über die für Sie beste Integration.

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TR RESISCAN-konform scannen

Wie zielführend ist die Einführung einer elektronischen Akte, wenn die Akte aus rechtlichen Gründen zusätzlich in Papierform vorgehalten werden muss? Diese hybride Aktenhaltung widerspricht dem Ziel, welches das E-Government Gesetz verfolgt, nämlich die Verwaltung effizienter zu gestalten und somit die Beweiswerterhaltung der Dokumente aufrechtzuerhalten. Diesem Umstand wurde mit §7 Übertragen und Vernichten des Papieroriginals (Ersetzendes Scannen) im E-Government Gesetz Rechnung getragen. Wir zeigen Ihnen gerne, worauf es beim ersetzenden Scannen ankommt.

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Medienbruchfeie Prozesse mit der E-Akte

Ein zentrales ECM System ermöglicht eine intelligente Zusammenarbeit zwischen Verwaltungseinheiten, indem Zugriffsberechtigte zentral auf die Akte zugreifen können. Daten können nach der Erfassung extrahiert, digital weiterverarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Der Status ist für alle Zugriffsberechtigte jederzeit einsehbar. Solche medienbruchfreien Prozesse sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöhen damit gleichzeitig auch die Datensicherheit und Transparenz. Welches ECM System für die Abbildung einer E-Akte geeignet ist, hängt von den jeweiligen Anforderungen und der Größe der Verwaltung ab. Wir haben Schnittstellen zu ausgewählten Herstellern generiert. Das bedeutet für Sie: Medienbruchfreie Prozesse von der Erfassung bis zur Ablage.

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XRechnung ohne zusätzliche IT-Infrastruktur empfangen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung schreitet in großen Schritten voran. Seit April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das einheitlich vorgegebene Datenformat in Deutschland ist die XRechnung. Ab dem 27. November 2020 dürfen Rechnungen mit wenigen Ausnahmen ausschließlich elektronisch an öffentliche Auftraggeber von Bund und Ländern (in Abhängigkeit vom jeweiligen Landesrecht) übermittelt werden. Über das Ricoh IDX Portal unterstützen wir Lieferanten wie öffentliche Auftraggeber beim Versenden und Empfangen der XRechnung, ohne dass etwas auf Kundenseite programmiert werden muss. Das Portal wandelt die Rechnung automatisch um.

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Digitalisierung der Altakten. Wir scannen für Sie.

Sie führen eine elektronische Akte ein und möchten alle Akten, die für den regelmäßigen Geschäftsgang notwendig sind, in ein digitales Format überführen? Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Aktenberge und Papierarchive. In Abhängigkeit von Ihren Sicherheitsbestimmungen können wir unsere Dienstleistung bei Ihnen vor Ort anbieten, oder führen diese in einem unserer beiden Ricoh Document Center durch.

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Scannen und Archivieren>
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Modernisierung der Hausdruckerei mit innovativer Hard- und Software

Erhöhen Sie die Produktivität und optimieren Sie die Kapazitäten durch innovative Technologien. Moderne Produktionsdrucksysteme und intelligente Softwarelösungen ermöglichen die Produktion und Verteilung von hochwertigen gedruckten und digitalen Medien. Der Einsatz einer 5. Farbe mit Neonfarben, einem weißen Toner, transparenten Toner für Glanzeffekte sowie „invisible red“, einem Toner, der nur unter UV-Licht sichtbar wird, ermöglicht die Veredelung von Druckerzeugnissen sowie den Druck von Sicherheitsmerkmalen in der eigenen Hausdruckerei. Die Ricoh Produktionsdrucksysteme bieten das entsprechende Potenzial und stellen eine wirtschaftliche und produktive Lösung für den dynamischen Markt dar – ideal für die verschiedensten Druckanforderungen.

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Produktionsduck >

Make And Buy – die optimale Ergänzung Ihrer Hausdruckerei

Die Implementierung moderner Soft- und Hardwarelösungen automatisiert Produktionsprozesse und reduziert Makulatur und Ausschuss, vom Auftragseingang bis zur Endverarbeitung. Durch neuste Technologie, den Einsatz von Sonderfarben und -formaten und maximale Produktivität können Sie eine wirtschaftliche und effiziente Produktion sicherstellen. Ihre Kunden profitieren von einer Vielzahl an Anwendungen, einer guten Aufbereitung der Kommunikation mit individueller Ansprache und personalisiertem Druck. Sollten Sie spezielle Dokumente drucken, die Sie nicht selbst produzieren können, ohne die Hausdruckerei unverhältnismäßig aufzurüsten, gibt es die Möglichkeit diese in unserem Druckzentrum produzieren zu lassen. Dadurch, dass Sie alles von einem Anbieter beziehen, können wir ein Konzept anbieten, dass genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Als Beispiel sei hier die Auslagerung von Produktionsspitzen oder die Einrichtung einer Back-Up Möglichkeit über unser Druckzentrum genannt.

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Produktionsdruck Software
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Tagespost verschicken – unkompliziert und preiswert

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Tagespost und Bescheide jeglicher Art über Ricoh zu versenden. Wir bereiten die Daten auf und versenden die Post nach Wunsch digital oder gedruckt. Auch der beidseitige Druck, Lochung und farbig bedruckte Kuverts sind möglich.

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Tagespost >

Mit Dienstleistungen zu einem ganzheitlichen Lösungskonzept

Wir arbeiten mit unseren Kunden partnerschaftlich zusammen, um die für Sie optimale Lösung zu implementieren. Diese beschränkt sich nicht nur auf Produkte und Lösungen. Unser breites Spektrum an Dienstleistungen bietet Ihnen genau die Begleitung und Unterstützung in der Projektphase, die Sie wünschen. Später im operativen Betrieb können wir Ihnen eine optimale Nutzung Ihrer Druck- und Dokumentenmanagement-Infrastruktur gewährleisten. Als Beispiel seien hier Analysen, Projektmanagement, Service Delivery Management, Berichterstellung oder On-Site Services genannt.

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Standortunabhängig und behördenübergreifend zusammenarbeiten

Ob Kreisgebietsreformen, Fokussierung auf bestimmte Verfahren oder auch einfach nur mehrere Niederlassungen einer Behörde, hier können Interactive Whiteboards und Videokonferenzsysteme eine standort- oder behördenübergreifende Zusammenarbeit vereinfachen. Ricoh ist u.a. Hersteller von Interactive Whiteboards und kann diese in das gleiche Sicherheitskonzept einbinden wie die Ricoh Drucksysteme. Auf diese Weise bleiben Whiteboards vor unerlaubten Zugriff geschützt. Erarbeitete Inhalte können zum Drucken an ein Drucksystem von Ricoh gesendet und nach Authentifizierung ausgegeben werden. So bleiben vertrauliche Informationen vertraulich.

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IT Services - Leistungen für Sie rund um den digitalen Arbeisplatz

Brauchen Sie Unterstützung bei der Modernisierung Ihrer Arbeitsplätze? Wir schaffen die nötigen infrastrukturellen und prozesstechnischen Bedingungen und bilden alle Leistungen rund um den digitalen Arbeitsplatz ab. Dabei ist es unerheblich, ob der Rechenzentrumsbetrieb bei Ihnen vor Ort (on premise) oder in der Cloud erfolgt. Von der Hardwarebeschaffung über den Rollout, den Applikations- und Anwendersupport bis hin zur Instandhaltung während der Betriebsphase sorgen unsere Managed Services dafür, dass Sie die notwendige Ausstattung haben, um kollaborativ sowie produktiv arbeiten können.

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IT Services >