Ricoh Hybrid Mail
Die Hybrid Mail-Lösung von Ricoh ist für die Verarbeitung unstrukturierter Ad-hoc-Dokumente ausgelegt, die in der Regel von mehreren Benutzern in einem Unternehmen auf vorgedrucktem Briefpapier und lokalen Abteilungsdruckern erstellt werden.
Bei solchen Dokumenten sind erhebliche Kosteneinsparungen möglich, sie sind jedoch mit herkömmlichen vorlagenbasierten Workflows, die strukturierte Transaktionsdokumente für die Kundenkommunikation verarbeiten, nur schwer zu bewältigen. Das Ergebnis sind mehrere Drucksilos, die teuer, ineffizient und unkontrolliert sind und nicht mit dem Kern-Dokumenten-Workflow verbunden sind.
Die Hybrid-Mail-Lösung von Ricoh bietet eine spezielle Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen, und ermöglicht es den Benutzern, wie bisher zu drucken, wobei lokale physische Drucker und vorgedrucktes Briefpapier durch einen webbasierten Druckertreiber und eine automatisierte Back-End-Workflow-Lösung ersetzt werden.
Die Lösung bietet eine interaktive Vorschau und ein Webformular, mit dem der Benutzer digitales Briefpapier, Umschlagtypen (einschließlich des Umschlagfensters) sowie Simplex- und Duplex-Optionen auswählen und in der Vorschau anzeigen kann. Weitere Optionen und Unternehmensbranding können dem Webformular nach Bedarf über Professional Services von Ricoh hinzugefügt werden.
Nach der Genehmigung werden die Dokumente verarbeitet und an einen internen oder externen Druckstandort weitergeleitet, wo sie in Stapeln gedruckt werden. Dies ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, weniger Makulatur und die Nutzung von Portorabatten. Optionale TotalFlow-Lösungen von Ricoh können hinzugefügt werden, um die Effizienz der Druckerei zu steigern und das erhöhte Druckvolumen zu bewältigen.
Die Lösung kann auch erweitert werden, um auch strukturierte Transaktionsdokumente und Host-Druck zu verarbeiten und sowohl den Druck als auch die digitale HTML-basierte Ausgabe zu unterstützen.
- Funktionen und Vorteile
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Funktionen:
- Drucken Sie wie bisher aus den Anwendungen, die Sie heute verwenden
- Leiten Sie Dokumente aus der gesamten Organisation an einen zentralen Druckstandort weiter
- Dynamische, interaktive Vorschauen geben Live-Feedback, wenn Benutzer eine Auswahl treffen
- Hochgradig anpassbares Webformular und Branding, um spezifischen Anforderungen gerecht zu warden
- Live-Vorschau von Umschlaggröße und Fensterposition, digitales Briefpapier, Seitenreihenfolge, Simplex- und Duplex-Optionen usw.
- Kann mit Hardware- und Softwarelösungen für den Produktionsdruck von Ricoh kombiniert werden, um eine vollständige End-to-End-Lösung zu bieten
Vorteile:
- Senkung der Kosten für den Ad-hoc-Druck von Dokumenten im gesamten Unternehmen
- Ersatz von teurem vorgedrucktem Briefpapier durch digitales Briefpapier auf Abruf
- Einfache Bereitstellung mit minimalem Schulungsaufwand für die Benutzer und zusätzlichen IT-Investitionen
- Eine einzige Lösung, die konfiguriert und erweitert werden kann, um eine Reihe von Workflow-Anforderungen zu erfüllen
- Nutzung interner oder externer Druckzentren zur Maximierung der Produktions- und Porto-Effizienz
