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DocuWare

DocuWare – Enterprise Content Management System

Die Lösung sorgt dafür, dass Teams flüssig und produktiv arbeiten, automatisiert Dokumenten-Workflows in beliebigen Unternehmensbereichen und schützt Daten und Dokumente durch sichere, zentrale Archivierung.

Docuware - image - capture and organiseDocuware - image - Process documents and manage workflowsDocuware - image - Access and view content for decision making
Informationen erfassen und organisierenDokumente verarbeiten und Workflows steuernInhalte abrufen und anzeigen

Dokumente können sowohl in einer Cloud-Lösung, einem traditionellen OnPremise-System oder einer hybriden Lösung bereitgestellt werden.

Funktionen und Vorteile

Vorteile eines ECM-Systems mit DocuWare

  • Durch automatisierte Dokumentenworkflows und digitale Geschäftsprozesse werden Arbeitsabläufe für den Anwender schneller, einfacher und vor allem effizienter.
  • Durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten kontrolliert das ECM, wer Informationen ansehen, bearbeiten und weitergeben darf.
  • Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart.
  • Ein ECM spart Zeit bei der Suche nach Dateien – und Inhalte werden nun ganz einfach organisiert und ermittelt. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.Mit Vertretungsregeln und einem Eskalations-Management bleiben Aufgaben nicht mehr unerledigt, wenn ein Mitarbeiter krank oder in Urlaub ist.
  • Mit DocuWare können Sie in einem geschützten System überall, jederzeit und mit jedem Gerät auf die gewünschten Dokumente zugreifen. Unterstützen Sie verteilte Teams und Mitarbeiter im Außendienst mit einem zentralen Dokumenten-Pool.
  • Das DocuWare-Dokumentenverwaltungssystem bietet eine enge Integration in gängige Anwendungen und lässt sich direkt von Ricoh-Multifunktionssystemen aus nutzen.

Funktionsmerkmale von DocuWare

  • Die DocuWare ECM-Lösung ermöglicht die Automatisierung Ihrer Dokumentenworkflows und schützt dabei Ihre Daten und Dokumente durch eine sichere und zentrale Archivierung.
  • Aufgabenlisten, E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen beschleunigen Ihre Prozesse.
  • Digitales Ablagesystem für Ihr Büro: Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert.Speichern Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version und behalten Sie Dokument-Historien unter Kontrolle.
  • Entfernen Sie Daten und Dokumente automatisch nach vorgegebenen Parametern und halten Sie Datenschutz und rechtliche Vorgaben ein.

DocuWare-Lösungen für kleine bis mittelständische Unternehmen sowie für Großunternehmen

  • Buchhaltung

    Das Enterprise Content Management-System von DocuWare hilft Ihrem Unternehmen, Barrieren zu überwinden. Der Abschied vom Papier, die zentrale Sicherung wertvollen Wissens aus Dokumenten und Prozessen in einem System und die direkte Einbindung in Ihr ERP-System sorgen für einen umfassenden Überblick über alle Daten.

  • Personalverwaltung

    Heben Sie die tägliche Arbeit auf ein ganz neues Niveau und gewinnen an Kompetenz, Transparenz und Wertschöpfung. Bereits hunderte von Unternehmen nutzen DocuWare zum Organisieren, Sichern und Bündeln von Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen Archiv sowie zur Prozessoptimierung in zahlreichen Bereichen – vom Recruiting, über die jährliche Mitarbeiterbeurteilung bis hin zum Talentmanagement.

  • Vertrieb

    Die Vertriebswelt hat sich verändert. Da online eine wahre Flut an Produktinformationen, Peer-Reviews und vergleichenden Analysen verfügbar ist, kontaktieren Kunden die Vertriebsmitarbeiter erst kurz vor der endgültigen Kaufentscheidung. Daher müssen Sie schnell und effektiv arbeiten, um Geschäftsabschlüsse zu tätigen. Ein blitzschneller Zugriff auf entscheidende Informationen und nahtlose Prozesse sind unabdingbar, um ein herausragendes Kundenerlebnis zu erzielen.

  • IT

    Setzen Sie die Anforderungen der GoBD an die Langzeitspeicherung und Dokumentverarbeitung ebenso wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)  leicht um.

  • Öffentliche Verwaltung

    Befreien Sie sich von Papier und starren Arbeitsweisen. Reduzieren Sie überflüssige Bürokratie und Kosten. Gewinnen Sie mit digitalen Akten eine allumfassende Sicht auf Ihre Verwaltungsvorgänge, automatisieren Sie Dienstwege und Amtsverfahren und entlasten Sie Mitarbeiter durch moderne Formen der Zusammenarbeit. Führen Sie Ihre Dokumente in sicheren, digitalen Akten zusammen.

  • Bildung

    Schüler- und Studentenakten – einschließlich Finanzdokumentation – können rechtskonform gespeichert und autorisierten Nutzern bereitgestellt werden.

  • Fertigung

    Klar dokumentierte Workflows und Materiallisten ermöglichen eine budget- und zeitkonforme Produktion.