Digital Mailroom
Services und Lösungen, die auf Ihre konkreten Geschäftsanforderungen abgestimmt sind.
Passen Sie sich durch Remote Working der „neuen Normalität“ an
Mit Ricoh Digital Mailroom erreichen Postsendungen alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten. Diese Lösung stellt sicher, dass alle Postsendungen an die richtigen Personen zugestellt werden, ganz gleich, wo sie sich befinden. Dabei besteht die Möglichkeit, Inhalte vor Ort oder extern einzuscannen und digital auszuliefern.
Reduzierte Betriebskosten
Ob physisch oder digital – die Postbearbeitung ist in jedem Fall personalintensiv, und die aufgewendete Arbeitszeit könnte effektiver genutzt werden. Ricoh Digital Mailroom ermöglicht es Ihnen, diese Bearbeitungszeiten mithilfe verschiedener Services erheblich zu verkürzen. Die Automatisierung bisher manuell durchgeführter Prozesse sowie aller zusätzlichen Schritte zur Einbindung eingehender Daten in die Unternehmenssysteme lässt sich ebenfalls vollständg integrieren. Dadurch werden Verarbeitungs- und Transaktionszeiten verkürzt.
Effizientere Raumnutzung
Der Digital Mailroom von Ricoh kann sowohl vor Ort als auch extern eingerichtet werden. Dabei wird die bisher für die Postbearbeitung belegte Bürofläche entweder reduziert oder vollständig freigegeben. So gewinnen Sie wertvolle Büroflächen für eine effizientere Nutzung zurück.
Verlässliche Sicherheit und Compliance
Sicherheit und Compliance stehen bei Ricoh Digital Mailroom im Mittelpunkt. Die integrierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt dafür, dass die gesendeten Nachrichten nur für Absender und Empfänger lesbar sind. Während der Übertragung ist kein Zugriff auf die Nachrichten möglich.
Außerdem wird durch umfassende Rückverfolgbarkeit und Prüfbarkeit sichergestellt, dass Rechtsvorschriften wie die DSGVO eingehalten werden.
- Funktionen und Vorteile
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Hauptvorteile:
- Reduzierte Büroflächen und Personalkosten
- Höhere Effizienz und schnellere Zustellung
- Weniger Risiken durch Ressourcenknappheit, unvorhergesehene Ereignisse oder Kapazitätsengpässe
- Geringere Nachsendekosten
- Höhere Mitarbeiterproduktivität
- Unterstützung für Compliance-Prozesse, z. B. DSGVO
- Implementierung in nur einer Woche möglich
- Betriebskontinuität mit Off-Site-Ausfallschutz über einen unserer abgesicherten Standorte
- Post kann bis zur Wiederaufnahme des Normalbetriebs aufbewahrt oder nach 30 Tagen vernichtet werden
Hauptmerkmale:- Digitalisierung von Post und Dokumenten für die gemeinsame Nutzung (Sortieren, Einlesen, Verteilen und Zustellen wichtiger Sendungen sicher und direkt per E-Mail)
- Digitalisierung wichtiger eingehender Korrespondenz vor Ort oder an einem externen Ricoh-Standort
- Option zur Digitalisierung und Nutzung von mitarbeiterspezifischen Postfächern/sFTP
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Verwendung von Weblinks und Vorschaubildern zur effizienten Bandbreitennutzung
- Steuerung des Dokumentenzugriffs durch Akzeptieren/Ablehnen
- Bereitstellung von Dokumenten über mehrere Kanäle (Notebook oder Smartphone)
- Automatische Sicherung und Speicherung von Inhalten in Ihren Systemen durch Einlesen von Papierdokumenten
- Erweiterte Suchfunktionen durch Volltextsuche
- Keine Anpassung der internen IT-Konfiguration erforderlich
- Minimaler Schulungsaufwand