Neue Studie: KI und RPA auf dem Vormarsch ins Büro

Künstliche Intelligenz und smarte Multifunktionssysteme sind wichtige Enabler für die Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse in Unternehmen

Ricoh, Hannover, 18. März 2019 – Die von Ricoh unterstützte und von IDC durchgeführte Studie „Smarte MFPs, Mobility, KI und RPA - Print & Document Management Trends 2019“¹ zeigt deutlich: Unternehmen wollen nicht mehr nur Kosten senken, sondern setzen zunehmend auch auf optimierte und digitale Prozesse sowie auf mobiles Arbeiten, um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Dabei sind Trends wie Mobility, Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz und smarte Multifunktionssysteme wichtige Enabler, dokumentenintensive Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren. Je stärker Unternehmen digital arbeiten, desto wichtiger werden auch die Themen Sicherheit und Datenschutz von Dokumenten und Inhalten. Die Einhaltung der DSGVO, der Schutz mobiler Endgeräte sowie die Gewährleistung von Dokumentensicherheit sind hierbei die größten Herausforderungen, die Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows sehen.

Vorhandene Potenziale stärker ausschöpfen

Laut IDC erkennen Unternehmen in Deutschland, dass sie mit Hilfe von Print- und Document-Management-Technologien Stück für Stück dem digitalen – oder in Zukunft sogar papierlosen – Büro näherkommen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, wird dies in ein bis zwei Jahren nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen der Fall sein. Viele Organisationen haben hierzulande bereits Initiativen in Bezug auf die Automatisierung und Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Workflows umgesetzt. Aber die Potenziale zur Optimierung in den Unternehmen seien laut IDC noch enorm.

MFPs als Herzstück für digitalisierte Workflows

Für die Digitalisierung papierbasierter Informationen spielen moderne, smarte Multifunktionssysteme eine wichtige Rolle, denn sie fungieren als zentrale Schnittstelle. „Die Print- und Output-Funktionalität der Systeme ist in der Office-Umgebung selbstverständlich nach wie vor relevant, aber gerade im Hinblick auf die Digitalisierung papierbasierter Prozesse rückt die Input- und Throughput-Funktionalität der MFPs immer stärker in den Fokus“, sagt Ingo Wittrock, Director Marketing, Ricoh Deutschland. „Als Hersteller unterstützen wir diese Entwicklung, indem wir bei der technologischen Innovation unter anderem das Augenmerk auf die User-Interfaces bei Ricohs Smart Operation Panel legen. Inzwischen werden diese mit KI-gestützter Technologie ausgestattet und bieten ein Höchstmaß an Usability und Konnektivität, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder zu automatisieren, individuelle Informationsprozesse und Workflows abzubilden und die nahtlose Integration in bestehende Systeminfrastrukturen zu erleichtern. Damit heben wir die MFPs auf eine neue Ebene und helfen dabei, die Digitalisierung voranzutreiben. Bei Ricoh fassen wir diese und weitere Technologie-Innovationen unter dem Begriff Dynamic Workplace Intelligence zusammen.“

Sicherheit: Umsetzung der DSGVO größte Herausforderung

Auch über ein halbes Jahr nach Einführung der neuen europäischen Datenschutzrichtlinie beschäftigt diese die Unternehmen immer noch stark: 51 Prozent der von IDC befragten Unternehmen sehen die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften trotz der hohen Dringlichkeit immer noch als größte Herausforderung im Bereich Sicherheit und Datenschutz. Aber auch der Schutz von mobilen Endgeräten sowie die Gewährleistung von Dokumentensicherheit gestalten sich für einen Großteil der befragten Unternehmen noch problematisch. Um den heutigen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften gerecht zu werden, sollten Unternehmen daher laut IDC auf Geräte mit integrierten Sicherheitsfunktionen setzen.

Auf dem Weg zum „Smart Agent“: Die neue IM-C-Serie von Ricoh

Erst kürzlich hat Ricoh mit der IM C-Reihe eine neue Serie smarter MFP-Systeme auf den Markt gebracht, die mit der innovativen „Always Current Technology“ von Ricoh arbeitet. Diese neue Technologieplattform ermöglicht den Systemen der IM C-Serie Smart-Agent-Funktionen wie die dynamische Weiterentwicklung der Features und technischen Eigenschaften. So können Benutzer über die Plattform beispielsweise neue Anwendungen, Funktionen und Upgrades direkt auf ihr System herunterladen und installieren, sobald diese verfügbar sind. Damit sorgt die neue Ricoh-Plattform für mehr Agilität und Flexibilität an digitalen Arbeitsplätzen. Auch in Bezug auf Sicherheits- und Datenschutzaspekte sind smarte MFPs für sichere Input-, Output- und Throughput-Prozesse die beste Wahl. „Je digitaler die Geschäftsprozesse und Workflows im Unternehmen, desto anfälliger sind sensible Daten und Dokumente für Cyberangriffe. Die Sicherheit dieser Informationen hat bei Ricoh höchste Priorität“, erklärt Ingo Wittrock. „Daher arbeiten die Geräte unserer neuen Serie smarter MFPs mit modernsten Technologien, wie beispielsweise einer verbesserten On-board-Verschlüsselung. Außerdem sind die Geräte der neuen IM C-Serie mit dem Ricoh Intelligent Support ausgestattet, welche eine interne Systemüberwachung ermöglicht und Firmware und Sicherheits-Updates automatisch installiert, um die Sicherheit des Systems jederzeit zu gewährleisten.“

[1] „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“; https://idc.de/de/research/multi-client-projekte/print-document-management-wie-digitalisiert-sind-deutsche-firmen-und-wohin-geht-die-reise/print-document-management-fallstudien-interviews; Januar 2019