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Digitalisierung kann für viele Unternehmen mit bereits gut etablierten Strukturen ein vergleichsweise abstrakter Begriff sein. Was bedeutet es in der Praxis, wenn Sie einfache Prozesse digitalisieren, gleichzeitig alte Ressourcen frei machen und neue schaffen?
Dabei ist die Prozessoptimierung im unternehmerischen Kontext die Hauptaufgabe bei der Digitalisierung und dadurch so unerlässlich. Sie machen Prozesse wirtschaftlicher, effizienter und letztlich auch transparenter. In vielen Bereichen spielt es nach der Prozessdigitalisierung zudem keine Rolle mehr, ob Sie Dutzende oder Hunderte von Aktionen ausführen – wenn der Ansatz erstmal vorhanden ist, stehen Ihnen die Möglichkeiten offen.

An welchen Stellen sollten Sie Prozesse zuerst digitalisieren?

Die Grundregel für die Optimierung von Prozessen im Kontext der Digitalisierung lautet, dass Sie beim Kunden beginnen sollten. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie interne Prozesse ausschließlich nachgelagert behandeln sollten, doch von einer Optimierung der Kontaktpunkte mit Ihren Kunden profitieren Sie unmittelbar. 

Sobald sich herum spricht, dass Ihr Vertriebsteam besser informiert ist, sie schneller Zugriff auf Produkte und Services haben und Aufträge schneller abgewickelt werden, verschaffen Sie Ihrem Unternehmen auch im Marketing einen Schub. Davon profitieren Ihre Außenwahrnehmung und der Ablauf der Prozesse des Tagesgeschäftes. 

Konkrete Beispiele hierfür sind etwa das Customer Relationship Management. Melden Kunden sich mit einem Problem oder einer Rückfrage, müssen bestehende Datensätze nicht erst mühsam gesucht werden oder der Kunde muss gar auf einen Rückruf warten. Stattdessen haben aufgrund digitalisierter Prozesse alle wichtigen Teammitglieder sofortigen Zugriff auf die Daten. Das gilt auch, wenn Sie noch einen Schritt weitergehen und beispielsweise Chatbots oder automatische Antworten im Messenger Marketing einsetzen.

Digitalisierung der Backend-Prozesse

Als Nächstes sollten Sie an Buchhaltung, Projektmanagement und HR denken, denn auch hier kann Ihr Unternehmen wertvolle Ressourcen sparen und muss weniger Arbeitsstunden bei deutlich verbessertem Ergebnis einsetzen. Dadurch können auch kleinere Unternehmen beispielsweise vereinfachte Anbindungen an Einnahmen-Überschuss-Rechnung durch Buchhaltungssoftware erhalten oder Sie stellen vereinfacht Rechnungen an Ihre Kunden. Das funktioniert für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso einfach wie für Soloselbständige.

Bei der Projekt- und Arbeitsorganisation können Sie voll auf teambasierte Tools setzen, die Aufgaben verteilen und die Kommunikation in Teams erleichtern. Das macht jedem Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeit ein kleines Stück leichter - langwieriges Austauschen via Mail gehört so der Vergangenheit an.

Teamlösungen gibt es für Unternehmen übrigens nicht nur für Teamaufgaben, denn auch die Selbstorganisation lässt sich so optimieren und (auf Mitarbeitendenwunsch) teilen. Programme im Bereich Selbstmanagement sind eine digitale Gedächtnisstütze für jeden User, doch anders als bei handschriftlichen Notizen, kann nach Stichworten gesucht werden. Außerdem lassen sich die digitalen Notizen teilen, was die Teamkommunikation zusätzlich verbessern kann.

Speziell für Online-Shops sind skalierbare Lösungen besonders wichtig, um die wichtigsten Funktionen selbst im Überblick zu behalten und das Onlineangebot mit möglichst geringem Aufwand steuern zu können. Oft funktioniert dies auch ohne das Betreiben einer selbst gehosteten Website.

Das richtige Tool für den richtigen Job

Da so viel von den von Ihnen eingesetzten Werkzeugen bei der Prozessdigitalisierung abhängt, sollten Sie genau prüfen, von welchen Tools Sie am meisten profitieren. Die Ansprüche verschiedener Unternehmen können sich sehr voneinander unterscheiden, entsprechend ist es umso wichtiger, dass Sie auch eine maßgeschneiderte Lösung finden. Ein gutes Beispiel hierfür ist etwa Software die teils oder ganz cloud-basiert ist. Gerade viele kleinere Unternehmen und Start Ups arbeiten gerne mit Cloud-Lösungen, da Sie hier viel Freiheit beim Skalieren haben und nur für die Kapazitäten zahlen, die sie auch wirklich benötigen.

Werden Prozesse zudem in die Cloud ausgelagert, so ist in vielen Fällen keine eigene IT-Abteilung mehr vonnöten. Das ist natürlich immer dann effizienter, wenn Ihr Unternehmen noch keine eigene IT-Infrastruktur besitzt. Arbeiten Sie hingegen mit sehr sensiblen Kundendaten oder besitzen bereits eine erfahrene IT-Abteilung, sind Cloud-Services für Sie womöglich nicht der ideale Ansatz und trotz des geringeren Preises nicht die erste Wahl bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse. Unbedingt sollten Sie hingegen auf Mobilität und Flexibilität achten. Das Home-Office ist zwar 2020 noch stärker als zuvor in den Fokus gerückt, doch seit Jahren arbeiten aufstrebende Unternehmen daran, ihre Prozesse dynamischer zu gestalten und vom PC im Büro zu befreien. Mobile Lösungen bieten Ihnen genau diese Vorteile und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben so stets vollen Zugriff auf alle benötigten Funktionen, unabhängig davon, ob sie am Schreibtisch sitzen, in der Bahn oder im Home-Office.

Auch preislich lohnt sich der Vergleich, denn Digitalisierung lebt von der Effizienz. Digitalisierte Prozesse erlauben es Ihrem Unternehmen nicht nur, Geld einzusparen, sondern sind in vielen Fällen aufgrund der Skalierbarkeit auch günstig verfügbar. Ob als Service-Modell oder einmal erworbene Lizenz, da Sie viele Tools pro Arbeitsplatz bezahlen, sind Sie gerade als KMU oft im Vorteil und können die Vorteile professioneller Software zu günstigen Preisen nutzen.

Welche Prozesse können Sie in Ihrem Unternehmen digitalisieren? - Image 2
Statt in Aktenordnern sollten Ihre Dokumente digital abgelegt werden

Prozesse digitalisieren bedeutet vom digitalen Wandel profitieren

Ihr Unternehmen kann die Möglichkeiten der Digitalisierung auf unterschiedlichste Art und Weise nutzen. Mit Kundenmanagement, Buchhaltung und Organisation finden Sie bereits wohl etablierte Felder der Digitalisierung, in denen Sie besonders schnell profitieren.
Was die Prozessdigitalisierung auch für kleinere Unternehmen so effizient macht, lässt Sie auf dem selben Niveau wie Ihre Konkurrenz mitspielen. Skalierbare Lösungen bringen Ihnen die Digitalisierung genau so nahe wie global operierenden Großkonzernen und offerieren Ihnen ein schnelles Wachstumspotential. Digitale Prozesse sind ein Schlüssel, um nicht nur schneller und effizienter zu arbeiten, sondern auch kunden- und mitarbeiterfreundlicher.


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