Unternehmensdaten schützen - so sorgt ein DMS für Sicherheit
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Mit diesem Trend steigen zugleich die Risiken: Nach Angaben des Digitalverbands Bitkom verursachen kriminelle Handlungen wie Datendiebstahl und Spionage bundesweit einen jährlichen Schaden von über 100 Milliarden Euro. Laut einer Umfrage des Verbands waren 2019 75 % der teilnehmenden Unternehmen in den vorhergehenden zwei Jahren davon betroffen.
Diese Zahlen zeigen drastisch, wie wichtig fundierte Konzepte für Datensicherheit sind. Nachhaltige Maßnahmen für mehr Datenschutz schließen sämtliche Bereiche ein. Dabei unterstützt insbesondere der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Darüber hinaus spielt die gesamte IT-Infrastruktur und der Faktor Mensch eine Rolle.
Vielfältige Gefahren: Datendiebstahl durch Hacking-Angriffe, Cyberspionage und Co.
Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten schützen wollen, sollten Sie im ersten Schritt eine individuelle Risikoanalyse erstellen. Grundsätzlich existieren für personenbezogene und weitere sensible Daten mehrere Risiken:
- Datendiebstahl durch Hacking oder Phishing
- Erpressungssoftware, die Betriebsdaten verschlüsselt
- Spionage und Datenverkehr durch Personal
- Sabotage
Bei der Datensicherheit sollten Sie die digitalen und analogen Gefahren berücksichtigen. Bei den Cyberattacken spielen Erpressungstrojaner eine zentrale Rolle: Kriminelle verschlüsseln Firmenrechner und verlangen für die Entschlüsselung Geld. Viele verzweifelte Unternehmen bezahlen die Summe, weil die Ransomware die Betriebsabläufe lahmlegt. Der Diebstahl von Daten ist ein weiteres Problem, weil er das Kundenvertrauen erschüttern kann.
Der Zugriff auf sensible Daten kann beim unvorsichtigen Umgang zudem gefährdet werden. Bereits die Nutzung eines unsicheren Passworts kann kriminellen Zugang zu Ihren Unternehmensdaten bieten. Stellen Sie dementsprechend die Zugriffsrechte passend ein und schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur IT-Sicherheit. Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung an, wodurch der Zugang doppelt abgesichert wird.
Dokumentenmanagementsysteme und der Aspekt der Sicherheit
Mit einem professionellen digitalen Dokumentenmanagement steigern Sie die Effizienz in Ihrem Betrieb und können dafür sorgen, dass die Daten sicher sind. Wollen Sie Ihre Unternehmensdaten schützen, müssen Sie der Datensicherheit im gesamten Digitalisierungsprozess oberste Priorität einräumen.
Das beginnt bei der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente: Lagern Sie diese aufwendige Arbeit an einen externen Dienstleister aus, sollte dieser durch Vertrauenswürdigkeit und hohe Sicherheitsstandards überzeugen.
Beziehen Sie sämtliche Komponenten in Ihr Sicherheitskonzept ein. Widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit insbesondere den Mail Programmen sowie dem Cloud-Speicher. Gute Lösungen zeichnen sich durch eine konsequente Verschlüsselung mit Verfahren wie AES (Advanced Encryption Standard) aus.
Empfehlenswerte Anbieter von Cloud-Speichern betreiben ihre Rechenzentren bestenfalls in Deutschland und sind TÜV-geprüft, gemäß gesetzlicher Vorgaben. Wichtig ist auch, dass Sie Ihre Drucker im Netzwerk berücksichtigen. Hierbei handelt es sich um sicherheitskritische Komponenten, die häufig Ziel von Attacken werden.
Hohe Standards bei Zugriffsberechtigungen und Authentifizierung
Viele Unternehmen unterschätzen den menschlichen Faktor bei der Sicherheit. Unachtsamkeit oder Missbrauch können zu großen Schäden führen. Mit zwei Maßnahmen reduzieren Sie das Risiko:
- Richten Sie das Rollen- und Rechtemanagement von DMS-Systemen passend ein.
- Stellen Sie mit einem zuverlässigen Authentifizierungsverfahren sicher, dass unberechtigte interne oder externe Nutzerinnen und Nutzer keinen Zugang erhalten.
Die IT-Infrastruktur des Unternehmens sollte eine klare Zuteilung von Zugriffsberechtigungen ermöglichen und alle Zugriffe dokumentieren. Bei der Authentifizierung sollten Sie sich nicht allein auf ein Passwort verlassen. Realisieren Sie eine zweifache oder dreifache Authentifizierung, zum Beispiel mit zusätzlicher Smart Card und PIN. Wenn Ihr Personal mit einer Smart Card und PIN die Autorisierung durchführt, setzt das den Besitz der physischen Karte und das Kennen der PIN voraus: Dieser doppelte Schutz erhöht die Sicherheit enorm und ist in der Handhabung dennoch einfach und schnell. Weitere Hürden wie eine Gesichtserkennung können hinzukommen.
Sensibilisierung und Schulungen unabdingbar
Eine umfangreiche IT-Administration und ein sicheres Dokumentenmanagementsystem, das gemäß gesetzlichen Vorgaben geprüft ist, bilden die Voraussetzung für ein gutes Datensicherheitskonzept. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig für das Thema sensibilisieren. Erläutern Sie verständlich und transparent die gültigen Sicherheitsvorschriften im Unternehmen. Organisieren Sie Workshops und Qualifizierungen für die entsprechenden Abteilungen, in denen die Teilnehmenden sich intensiv mit dem Thema Datensicherheit auseinandersetzen.
Unternehmensdaten schützen: kompetenten Partner für Datensicherheit gewinnen
Digitalem Dokumentenmanagement gehört die Zukunft: Zum Erfolg wird es aber nur, wenn Sie Datensicherheit gewährleisten. Diese Aufgabe kann für kleine und mittelständische Unternehmen komplex werden: Suchen Sie sich einen erfahrenen Dienstleister, der Sie bei allen Schritten des Digitalisierungsprozesses unterstützt.
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