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Die digitale Unterschrift dient gleich zwei wichtigen Verwendungszwecken bei digitalen Dokumenten. Das ist auf der einen Seite die Sicherstellung der Authentizität und Korrektheit des Dokumentes und auf der anderen Seite die Identität der Unterzeichnenden. Das aber scheint im Widerspruch dazu zu stehen, wie wir digitale Dokumente kennen: nämlich leicht replizierbar.
Aber müssen Unternehmen, Freelancerinnen und Freelancer, die auf digitale Unterschriften setzen, sich wirklich Sorgen machen? In diesem Artikel verraten wir Ihnen, was die digitale Signatur im praktischen Einsatz so sicher macht.

Wie funktioniert die digitale Unterschrift?

Die elektronische Signatur ist nicht mit einer Bild- oder Textdatei zu vergleichen, die auf ein Dokument kopiert wird. Es ist dabei also keineswegs so, dass Sie oder Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach auf einem Tablet unterschreiben und das Dokument damit als verifiziert gilt. Vielmehr setzt die digitale Unterschrift auf unterschiedliche kryptographische Verfahren, es wird also ver- und entschlüsselt. Zum Einsatz kommt hierbei das sogenannte asymmetrische Verfahren, bei dem öffentliche und private Schlüssel genutzt werden. Der private Schlüssel verschlüsselt die Signatur und der öffentliche Schlüssel entschlüsselt sie.

Was bedeutet das konkret? Nur Besitzerinnen und Besitzer des privaten Schlüssels können ihre digitale Unterschrift schreiben. Jedoch können sie aufgrund des Einsatzes eines öffentlichen Schlüssels diese auch alle lesen. Das funktioniert analog zur physischen Unterschrift oder dem Einsatz eines Stempels, auch diese Bestätigung soll öffentlich lesbar bleiben, aber nur von den Unterzeichnenden gesetzt werden können. Die digitale Unterschrift liegt somit auch nicht in Form einer digitalisierten Signatur vor, sondern als angehängte Datei, deren Echtheit jederzeit geprüft werden kann. Abgeglichen wird hierbei zwischen den zu erwartenden Werten des privaten und den gelesenen Werten des öffentlichen Schlüssels. Um eine digitale Unterschrift erstellen zu können, werden eine physische SmartCard oder ein USB-Token und eine einzugebende PIN benötigt. Wie also bei der Bankkarte auch benötigen Sie nicht nur eine physische Karte und eine festgelegte PIN, um mit der Unterschrift Ihre Identität bestätigen zu können. Deshalb ist die digitale Unterschrift nicht nur so sicher wie die reale Unterschrift, sondern dieser eigentlich deutlich überlegen. Beim Unterzeichnen eines Frachtbriefes kann Ihr Gegenüber schließlich nicht prüfen, ob Sie als Unterzeichnende oder Unterzeichnender tatsächlich die Unterschrift nutzen dürfen, mit der Sie gerade unterschrieben haben. Eine digitale Signatur hingegen ist vergleichbar mit einem gespeicherten Fingerabdruck.

Sichere Signatur - So sicher ist die digitale Unterschrift - image
Sicher, leicht überprüfbar und kostenersparend und mehr, dass ist die digitale Signatur

Zu den weiteren Vorteilen zählen:

  • Schnellere Abwicklung und leichtere Überprüfbarkeit
  • Mehr Sicherheit beim Unterzeichnen, Einlesen und Prüfen von digitalen Dokumenten
  • Kostensparender Einsatz
  • Wirtschaftlicheres Arbeiten

Braucht Ihr Unternehmen die digitale Unterschrift?

Die digitale Signatur ist sicher und wenn Ihr Unternehmen vermehrt auf digitale Buchhaltung setzen möchte, dann werden Sie eine Form der Validierung und Zertifizierung benötigen. Mit digitalen Unterschriften können Sie hierfür sehr einfach die Grundlage schaffen und berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Dokumente einfach, effizient und digital zu signieren.

Wie sich die Digitalisierung auf Ihr Unternehmen auswirken kann und wie sehr Sie vom papierlosen Büro profitieren können, verraten wir Ihnen auch in unserem Ratgeber, den Sie hier als kostenloses E-Book herunterladen können. Auch eine Demo unserer Serviceleistung können Sie jederzeit anfragen und so voll durchstarten.

Papierloses Arbeiten und digitale Dokumente werden alle Abläufe in Ihrem Unternehmen deutlich optimieren. Sie sollten die Vorzüge des papierlosen Arbeitens nutzen und die Sicherheit der digitalen Unterschrift spielt dabei eine entscheidende Rolle.


Lesen sie mehr zum Thema in unserem kostenfreien E-Book „Papierlos in nur 90 Tagen“. Wir zeigen Ihnen dort Schritt für Schritt wie Sie digitales Arbeiten in Ihrem Büro einführen.      Jetzt E-Book herunterladen >

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