Papierlose Archivierung – rechtskonform und ohne Aktenchaos
Das papierlose Büro klingt in der Theorie für viele Unternehmen sofort reizvoll: Lange Suchzeiten im Archiv entfallen, es können Druckkosten gespart werden und die richtigen Dokumente sind mit einem Klick verfügbar. Sobald es jedoch um die rechtssichere Lagerung geht, wird das Thema für viele Unternehmen wieder komplexer – aus Unsicherheit bleiben viele dann doch lieber bei den Akten aus Papier.
Das muss aber so nicht sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die papierlose Archivierung in Ihrem Unternehmen problemlos und rechtskonform durchführen.
Das papierlose Büro praktisch einführen - was braucht Ihr Unternehmen
Viele Unternehmen wählen auf dem Weg zum papierlosen Büro zunächst einen Mittelweg, um das Aktenchaos vorerst zu reduzieren. Die Lagerung relevanter Papiere wird ergänzt oder ersetzt durch den Dokumentenscanner. Das erscheint auch deswegen so gut, weil es für Privathaushalte bestens funktioniert. Die Bons für die Steuer werden eingescannt und zehn Jahre digital aufbewahrt, auch wenn das Thermopapier bereits längst verblichen ist.
Aber für Unternehmen müssen Funktionalität, Effizienz und Rechtssicherheit höheren Ansprüchen genügen. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Dokumente nicht nur als Scan digitalisieren, sondern indexieren können. Das bedeutet, dass Sie Zugriff auf möglichst jede Zeile in Textform haben, um bei Suchanfragen in Sekunden das richtige Dokument parat zu haben.
Die Lösung hierfür finden Sie in Dokumentenmanagementsystemen. Diese machen die papierlose Archivierung für alle Dokumente Ihres Unternehmens problemlos möglich. Sie unterstützen Sie aber auch beim Einscannen von eingehenden Dokumenten, Rechnungen oder Lieferscheinen. So haben Sie alle relevanten Akten an einem digitalen Ort und können Ihre Lagerung auf die Cloud oder aber eine eigene Serverinfrastruktur umstellen. Bis auf wenige Ausnahmen ersetzt dies Papier im Büro vollständig.
Das Resultat ist ein verbesserter Workflow, da Ihre berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig vom Standort oder Endgerät Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Zudem können Sie kritische Dokumente leichter vor unberechtigtem Zugriff bewahren, da der digitale Zugriff an Passwörter, IDs und IP-Adressen gebunden werden kann. VPN-Systeme machen den Aktenzugriff auch von unterwegs oder dem Home Office aus so sicher wie im Unternehmen selbst.
Zudem können Sie im Dokumentenmanagementsystem mit einer elektronischen Signatur die Rechtsgültigkeit von Verträgen sicherstellen. Händisch unterschriebene Dokumente verlieren mit dem Einscannen die Gültigkeit der manuellen Signatur.
Digitalisieren in der Praxis - so gewähren Sie Rechtssicherheit
Wie Sie Ihre Akten und Dokumente digitalisieren müssen, wird durch die GoBD geregelt. Dabei handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Ganz konkret geht es dabei um drei Punkte: Scannen, Archivieren und Unveränderbarkeit:
Scannen
Scanvorgänge erfassen bei Dokumenten Vor- und Rückseite des zugrunde liegenden Papierdokumentes und erzeugen eine digitale Vollkopie des Dokuments. Dokumentenmanagementsysteme nutzen dann OCR-Texterkennung, um die Dokumente zu indexieren und erlauben gleichzeitig die Protokollierung des Scanvorgangs. Die Aufzeichnung umfasst die inhaltliche und bildliche Identität des Dokuments. Dies muss laut GoBD gewährleistet sein.
Papierlose Archivierung
Archivierung im Kontext des papierlosen Büros bedeutet eine langfristige und unveränderbare Aufbewahrung. Dies kann je nach Unternehmensgröße in einer ausgelagerten Serviceinfrastruktur in der Cloud geschehen oder aber auf den eigenen Servern. Einmal archiviert, kann der Zugriff für berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann von überall erfolgen.
Unveränderbarkeit
Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen auch digital nicht verändert werden oder müssen bei Änderungen (etwa durch Fehler oder Revisionen) mit einem Protokoll ausgestattet werden. Hierdurch wird gewährleistet, dass alle Änderungen, Urheber und Daten klar nachvollziehbar bleiben. Eine Zertifizierung sichert ab, dass digitales Dokument und Papierdokument identisch sind.
Mit einem umfassenden Dokumentenmanagementsystem müssen Sie sich über all diese Aspekte keine Gedanken machen. Alle Schritte, um die papierlose Archivierung rechtskonform zu gestalten und dies auch zu dokumentieren, werden vom DMS-System übernommen. Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und von den Vorteilen der digitalen Archivierung profitieren.
Fazit - Beenden Sie das Aktenchaos sicher und effizient
Die papierlose Archivierung macht Ihrem Unternehmen den Büroalltag um Einiges komfortabler. Mit schnellerem, sichererem Zugriff vom Home Office, der Geschäftsreise oder dem Büro aus und einer sicheren digitalen Signatur überführen Sie die Archivarbeit ins digitale Zeitalter.
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