Papierlos im Home-Office - so gelingt es!
Papierlos im Home-Office - so gelingt es!
Die COVID-Krise hat viel in der globalen Wirtschaft nachhaltig verändert und die Auswirkungen werden wir noch über längere Zeit spüren. Dazu zählen nicht nur wirtschaftlich negative Folgen, die Digitalisierung hat durch Social Distancing und Remote Work einen echten Aufschwung erlebt. Unternehmen können inzwischen von mehr Automation und auch papierlosem Arbeiten profitieren.
Das digitale Arbeiten verlangt zwar initiale Investments, amortisiert sich aber schnell in reinen Kosten und auch in der zugewonnenen Effizienz. Sowohl in großen Büros als auch im Home-Office bringt die Umstellung auf papierlose Arbeit viele Vorteile. Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen in diesem Ratgeber.
Warum papierloses Arbeiten im Home-Office für Mitarbeitende und Unternehmen ideal ist
Bereits kleinere Unternehmen machen schnell ihre Erfahrungen damit, wie chaotisch die Aktenablage werden kann und wie schnell Unterlagen nicht mehr aufgefunden werden können.
In der Praxis sind demnach mit langen Suchzeiten im Archiv zu rechnen, die Folgekosten nach sich ziehen können. Liegen solche Dokumente allerdings in digitaler Form vor, wird sowohl die Suche vereinfacht als auch das Archiv übersichtlicher. In einem papierlosen Büro sind die Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern auch digital indiziert.
Werden Schlagworte in den Datenbanken gesucht, können die passenden Dokumente schnell und zuverlässig eingesehen werden. Durch die digitale, papierlose Ablage können somit auch Mitarbeitende im Home-Office vollumfänglich auf alle Dateien zugreifen. Es ist nicht mehr notwendig, dass ein Teil der Belegschaft ins Büro kommen muss, um Dokumente zu scannen oder nach Hause zu nehmen.
In vielen Fällen ist papierlos also nicht einmal ein Bonus fürs Home-Office, sondern eine Voraussetzung. Das Arbeitsmodell wird dadurch flexibilisiert und auch Hybridlösungen werden erleichtert. Dadurch kann jedes Teammitglied von jedem Standort aus einfach arbeiten. Alle relevanten und freigegebenen Unterlagen stehen zur Verfügung.
Mit einigen konkreten Tipps zum papierlosen Umstieg fürs Home-Office wollen wir Ihnen den Schritt noch einmal erleichtern.
PDF statt Papierstau im Drucker
Belege, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, können einfach digitalisiert und als PDF gespeichert werden. Im Idealfall setzen Sie dabei auf eine mehrfache Speicherung auf externen Festplatten, auf sicheren RAID-Systemen oder auf einem Cloud-Speicher.
Cloud-Speicher sind für den betrieblichen Kontext ideal. Professionelle Anbieter stellen Ihnen die notwendige Datensicherheit und den technischen aktuellen Stand bereit. Zudem macht das Arbeiten mit einer Cloud-Lösung den Dateiaustausch zwischen Büro, mobilem Arbeiten und Home-Office besonders komfortabel.
Dokumente digitalisieren in der Praxis
Digitales Arbeiten ist für jüngere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oftmals gewohnt oder gewünscht. Für einen anderen Teil der Belegschaft bedeutet die Digitalisierung von Dokumenten jedoch einen neuen Arbeitsschritt. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeitenden bereits vor der Implementierung miteinzubeziehen. Außerdem sind Schulungen und die Ausstattung mit der passenden Soft- und Hardware essentiell.
Zur gelegentlichen Digitalisierung, beispielsweise von Quittungen, genügen oft schon ein Smartphone und die passende App. Mitarbeitende, die z.B. häufig Rechnungen, Lieferscheine, Personaldokumente digital ablegen, sollten mit einer platzsparenden Drucker-Scanner-Kombi ausgestattet werden.
Papierlos nichts mehr vergessen
Gerade im Home-Office stapeln sich bei vielen die Notizen- und Papierberge. Handschriftliches Notieren sorgt aber nicht für Papierchaos auf dem Schreibtisch, sondern ist besonders für Team-Aufgaben gänzlich ungeeignet.
Auch hier kann die richtige Software helfen, um Workflows und Notizen besser zu teilen und digitales Zusammenarbeiten zu vereinfachen.
Den Dokumenten-Workflow optimieren
Auf der Suche nach einer allumfassenden Lösung am Standort und im Home-Office unter Einhaltung aller rechtlichen Aspekte werden Sie mit einem passenden Dokumentenmanagementsystem fündig.
Wenn Sie die richtige Software global einsetzen, müssen Sie nicht viele kleine Lösungen zu einem funktionalen Gebilde zusammensetzen.
Papierlos macht das Arbeiten im Home-Office leichter
Papierloses Arbeiten im Home-Office bietet Unternehmen und Mitarbeitenden einen großen Zugewinn an Funktionalität, Effizienz und Komfort. Wenn Arbeitsplatz und Wohnraum miteinander verschmelzen, ist eine digitale Dokumentenablage essentiell. Sie verbessert nicht nur den Workflow, sondern auch die Work-Life-Balance Ihrer Belegschaft.
Wie Sie in nur 90 Tagen Ihr Büro digitalisieren und papierlos im Home-Office arbeiten erfahren Sie in unserem E-Book (https://workplace.ricoh.de/papierlos-90-tage).
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