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Viele Unternehmer kennen das Problem. Es kommen regelmäßig Rechnungen per Post, welche abgelegt, bezahlt und kontrolliert werden müssen. Dabei kann es schnell zu Problemen kommen, wenn mehrere Personen mit dieser Arbeit beschäftigt sind. So kann es passieren, dass es zu einer doppelten oder auch mal fehlenden Bearbeitung einer Rechnung kommt. Dabei kann man diese Probleme einfach lösen, indem das System digitalisiert wird. Doch was tun, wenn trotz der Digitalisierung im eigenen Unternehmen wichtige Unterlagen, wie eine Rechnung noch immer per Post und in Papierform kommt?  Wir zeigen Ihnen wie das geht.

Die meisten Rechnungen erreichen uns noch immer in Papierform

Beinahe jeder Unternehmer kennt die Schwierigkeit, dass jeder Dienstleister und jeder Zulieferer die Rechnung noch immer traditionell in Papierform zustellen. Wachsende Aktenschränke und vor allem eine fehlende Übersicht machen einem das Leben schwer. Vor allem dann, wenn mal wieder eine Betriebsprüfung im Haus steht, sind diese Berge an Unterlagen mehr als nur störend. Dabei gibt es eine einfache Lösung. Denn die Digitalisierung betrifft nicht nur interne Prozesse im Unternehmen, sondern kann auch auf externe Prozesse ausgeweitet werden. Kommt eine Rechnung in Papierform per Post, gilt es diese vor der weiteren Bearbeitung zu digitalisieren.

Der Weg zum papierlosen Büro - Prozesse automatisieren

Wichtig ist, dass Sie diese Prozesse in Ihrem Unternehmen nach Möglichkeit zentralisieren und automatisieren. Denn nur so können Sie ein Chaos verhindern. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl mit digitalen als auch mit analogen Dokumenten arbeiten müssen, kann es beispielsweise passieren, dass eine Rechnung doppelt oder überhaupt nicht bezahlt wird. Dementsprechend wichtig ist es, dass Sie ein zentrales Vorgehen bestimmen, wie mit eingehenden Dokumenten umgegangen wird. In einem möglichst papierlosen Büro beginnen also alle Arbeiten mit der Digitalisierung der eingehenden Dokumente.

Dokumente digitalisieren und verzeichnen

Kommen nun Rechnungen per Post zu Ihnen, müssen diese von Beginn an digitalisiert werden. Das bedeutet, dass die Post nach dem Öffnen von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter eingescannt und indexiert wird. Diese Indexierung ist besonders wichtig, damit die neu eingehenden Dokumente in Ihrer Dokumentenverarbeitung zu finden sind. Die Schlagworte sollten unter anderem das Datum des Eingangs, den Namen des Rechnungsstellers und alle weiteren relevanten Daten umfassen. So können Sie in Ihrem Dokumentenmanagement später einfach nach dem Namen des Rechnungsstellers suchen und sehen dort alle Rechnungen, jegliche Kommunikation. Im Optimalfall finden Sie auch die zugeordneten Zahlungsbelege zu jeder Rechnung. So behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern können mit wenigen Klicks ganz einfach die gesamte Historie der geschäftlichen Verbindung aufgelistet sehen. Optimal, um sich mit wenig Aufwand über einen Dienstleister, einen Zulieferer oder auch über einen Kunden zu informieren.

Die digitalisierten Rechnungen können standortunabhängig, digital abgerufen werden
Die digitalisierten Rechnungen können standortunabhängig, digital abgerufen werden

Prozesse automatisieren - moderne Lösungen bieten viel Hilfe

"In größeren Unternehmen kann dieser Prozess der Digitalisierung jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Dabei müssen Sie die Rechnungen nicht unbedingt von Hand digitalisieren. Denn moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind mittlerweile in der Lage diese Prozesse zu automatisieren. Nach dem Scannen der Rechnungen werden diese von der KI des Systems analysiert und anschließend automatisch indexiert. Dies gelingt mittlerweile sehr gut. Am Anfang müssen diese Prozesse in der Regel noch angelernt werden, doch es lohnt sich, diese Zeit zu investieren.
Wenn Sie die Prozesse im Anschluss automatisieren, haben Sie mehr Zeit, sich mit den eigentlichen Kernaufgaben zu beschäftigen. Das bedeutet, dass ein gutes Dokumentenmanagement Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und somit langfristig Ihre wirtschaftliche Stärke erhöht. Damit dies funktioniert, müssen dem Dokumentenmanagement bei der Automatisierung bestimmte Regeln und bestimmte Wichtungen beigebracht werden. Denn das Tagging-System unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Anwender zu Anwender. Einheitliche Regeln, sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für die Automatisierung sorgen dafür, dass alle Dokumente richtig zugeordnet werden und für alle Nutzer abrufbar und auffindbar bleiben."

Fazit: In einem professionellen Dokumentenmanagement sind Rechnungen jederzeit auffindbar

Wenn Sie diese Prozesse automatisieren, werden Sie dauerhaft weitere Vorteile genießen. Denn ein gutes Dokumentenmanagement erlaubt Ihnen nicht nur die Dokumentation der gesamten vergangenen Geschäftsbeziehungen, sondern vereinfacht sowohl die Sicherung der Daten als auch den Zugriff auf ältere Datensätze. Sie sparen somit sogar noch Raum, da die ehemals benötigten Aktenschränke und Räume für diese entsprechend freigeräumt werden können. Die eigenen Dokumente und Rechnungen zu digitalisieren mag zunächst einmal nach viel Aufwand klingen, rentiert sich aber auf Dauer nachhaltig. Dies gilt sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Großunternehmen mit einem entsprechend hohen Aufkommen an Rechnungen und Dokumenten.

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