Die meisten Rechnungen erreichen uns noch immer in Papierform

Beinahe jeder Unternehmer kennt die Schwierigkeit, dass jeder Dienstleister und jeder Zulieferer die Rechnung noch immer traditionell in Papierform zustellen. Wachsende Aktenschränke und vor allem eine fehlende Übersicht machen einem das Leben schwer. Vor allem dann, wenn mal wieder eine Betriebsprüfung im Haus steht, sind diese Berge an Unterlagen mehr als nur störend. Dabei gibt es eine einfache Lösung. Denn die Digitalisierung betrifft nicht nur interne Prozesse im Unternehmen, sondern kann auch auf externe Prozesse ausgeweitet werden. Kommt eine Rechnung in Papierform per Post, gilt es diese vor der weiteren Bearbeitung zu digitalisieren.

Der Weg zum papierlosen Büro - Prozesse automatisieren

Dokumente digitalisieren und verzeichnen

Kommen nun Rechnungen per Post zu Ihnen, müssen diese von Beginn an digitalisiert werden. Das bedeutet, dass die Post nach dem Öffnen von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter eingescannt und indexiert wird. Diese Indexierung ist besonders wichtig, damit die neu eingehenden Dokumente in Ihrer Dokumentenverarbeitung zu finden sind. Die Schlagworte sollten unter anderem das Datum des Eingangs, den Namen des Rechnungsstellers und alle weiteren relevanten Daten umfassen. So können Sie in Ihrem Dokumentenmanagement später einfach nach dem Namen des Rechnungsstellers suchen und sehen dort alle Rechnungen, jegliche Kommunikation. Im Optimalfall finden Sie auch die zugeordneten Zahlungsbelege zu jeder Rechnung. So behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern können mit wenigen Klicks ganz einfach die gesamte Historie der geschäftlichen Verbindung aufgelistet sehen. Optimal, um sich mit wenig Aufwand über einen Dienstleister, einen Zulieferer oder auch über einen Kunden zu informieren.

Prozesse automatisieren - moderne Lösungen bieten viel Hilfe

Fazit: In einem professionellen Dokumentenmanagement sind Rechnungen jederzeit auffindbar

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