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Leading Change at Work

Die Technologie verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Wir bei Ricoh sorgen dafür, dass der Wandel positiv für Ihre Teams und Ihr Unternehmen ist. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt, um einen nahtlosen Übergang zu einem vollständig digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten.
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Digital Workspace

Zugriff von überall

Hybride und mobile Arbeitsformen prägen unsere Zukunft. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Gestaltung, Integration und Unterstützung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken.
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Business Process Management

Auf Erfolg ausgerichtet

Manuelle Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter:innen nicht länger aufhalten. Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse, damit Ihre Teams mehr leisten können. Wir bieten die Technologie, die Expertise und die Unterstützung, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren und zu vereinfachen.
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Cloud & Infrastruktur

Cloud & clear

Um den vollen Wert der Cloud auszuschöpfen, braucht man den richtigen Plan und das richtige Team, um ihn umzusetzen. Wir bieten Cloud-Lösungen und Expertise, die Ihre Geschäftsabläufe flexibler, kosteneffizienter und sicherer machen und gleichzeitig Innovationen der nächsten Generation vorantreiben.
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Cybersecurity

Risiken für die IT reduzieren

Internetfähige Geräte schaffen neue Schwachstellen für Cyberangriffe. Wir helfen Ihnen, mit intelligenten Cybersecurity-Diensten und -Lösungen, die auf Ihre Kerngeschäftsprozesse abgestimmt sind, gegen Cyberkriminalität in die Offensive zu gehen.
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Digital Experience

Ein exzellentes Erlebnis der Kundschaft beginnt mit einem erstklassigen Erlebnis Ihrer Belegschaft

Unser hochqualifiziertes Team hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kundschaft an jedem Touchpoint zu übertreffen. Wir entwerfen, erstellen, implementieren die richtigen Lösungen und geben Ihrer Belegschaft das, was sie brauchen, um einen überzeugenden, dauerhaften Eindruck zu hinterlassen.
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Graphic Communications

Machen Sie Ihr Geschäft zukunftssicher

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Office Produkte und Software

Erstklassige Qualität

Ricoh ist bekannt für hochwertige Drucker und Multifunktionssysteme. Mit einer großen Auswahl in Bezug auf Geschwindigkeit, Größe und Funktionsumfang können Sie die Modelle und Funktionen auswählen, die für Ihre Arbeitsgruppe, Ihr Büro oder Ihr Klassenzimmer am besten geeignet sind.
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Eine vielseitige Service- und Supportplattform

Hier finden Sie alles, was Sie an Produkt- und Serviceunterstützung brauchen, an einem Ort. Wir bieten Ihnen Support, Beratung und Lösungen, damit Ihr Unternehmen immer reibungslos funktioniert.
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Wer wir sind und was wir machen

Wir bei Ricoh sind stets bestrebt, unserer Kundschaft mit innovativen Lösungen, Produkten und Services zur Seite zu stehen, die sich an Ihren Geschäftszielen orientieren. Wir sind darauf bedacht, den Wert Ihrer Dienstleistungen und Produkte zu erhöhen. Wir passen uns den sich ändernden Geschäftsbedingungen an.
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Die Digitalisierung in Deutschland muss dringend verbessert werden. Dies zeigt sich vor allem in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen, welche noch immer nach einem Weg suchen, sich digitaler aufzustellen. Das Firmenwissen zu digitalisieren ist ein erster Schritt zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit. Denn digital zugängliches Firmenwissen lässt sich deutlich Barriere armer nutzen und somit effektiver einsetzen. Wichtig ist dabei, den Weg konsequent und mit einer guten Strategie zu verfolgen, um Fehler zu vermeiden.

Firmenwissen allgemein zugänglich machen - Wissens-Silos abreißen

Selbst in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre Wissens-Silos angesammelt. Jede Abteilung und jeder Bereich hüten das eigene Wissen und die eigenen Daten oftmals für sich. Dies mag zwar auf den ersten Blick verständlich sein, ist aber für eine produktive Arbeitsumgebung eher hinderlich. Denn der Zugang zu wichtigem Wissen kann somit über Abteilungsgrenzen hinweg verwehrt bleiben. Wer das Firmenwissen digitalisieren möchte, muss diese Wissen-Silos abreißen und dafür sorgen, dass jegliches Fachwissen in einer zentralen Software gesammelt und erfasst wird. Das bedeutet immer noch nicht, dass jeder Nutzer auf jegliches Firmenwissen Zugriff hat, aber es liegt zumindest zentral erreichbar vor.

Zentrales Datenmanagement - effektive Benutzerrechte sorgen für Übersicht

Achten Sie darauf einen Datenzugriff für alle beteilligten Mitarbeiter*innen zu gewährleisten
Achten Sie darauf einen Datenzugriff für alle beteilligten Mitarbeiter*innen zu gewährleisten

Nicht jede Abteilung und jeder der Belegschaft benötigt Zugriff auf alle Daten. Wer das eigene Firmenwissen digitalisieren möchte, muss also dafür sorgen, dass die verschiedenen Daten und Dateien kategorisiert und eingeordnet werden. In der Regel bietet jede Datenmanagement-Software die Möglichkeit, verschiedene Benutzergruppen und Benutzerrechte anzulegen. Somit kann sichergestellt werden, dass Entscheidungsträger beispielsweise vollen Zugriff auf das gesamte Firmenwissen haben, während einzelne Angestellte nur auf einen bestimmten Bereich Zugriff haben dürfen. Dies ist unter anderem wichtig, um Firmen- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und dennoch als Management jederzeit den Überblick zu behalten. Mit der passenden Software lässt sich somit auch ein schneller und einfacher Zugriff auf das aktuell benötigte Firmenwissen leicht realisieren.

Das papierlose Büro - alle Elemente müssen digitalisiert werden

Damit sich die Vorstellung vom papierlosen Büro einfach realisieren lässt und es möglich ist, dass gesamte Firmenwissen zu digitalisieren, muss nach Möglichkeit jedes Element in Papierform digitalisiert werden. Dies gilt nach Möglichkeit sowohl für die eingehende Post als auch für Rechnungen und alle anderen Elemente. Wenn sichergestellt ist, dass jedes Dokument in Papierform auch digital vorliegt, kann mit diesen Dateien effektiver gearbeitet werden. Denn auch diese können somit zentral gespeichert und für alle zuständigen Personen zugänglich gemacht werden. Dies sorgt nicht nur für eine schnellere Bearbeitung der verschiedenen Vorgänge, sondern bietet auch die Sicherheit, dass alle Daten erfasst und abgesichert werden können.

Firmenwissen digitalisieren mit passender Absicherung aller Daten

Beachten Sie bei Ihrer Datendigitalisierung die gesetzlichen Vorschriften
Beachten Sie bei Ihrer Datendigitalisierung die gesetzlichen Vorschriften

Wenn Sie als Unternehmer Ihr Firmenwissen digitalisieren möchten, sollten Sie auch an den Aspekt der Datensicherheit denken. Denn auch für digitale Daten gelten die üblichen Regelungen der rechtssicheren Aufbewahrung. Aus diesem Grund sollten die Daten immer mindestens einmal, wenn nicht eher doppelt gesichert werden. Hier ist es sinnvoll, sich auf die Erfahrungen von Experten zu verlassen, welche für das Unternehmen passende Lösungen vorschlagen können. Denn auch die Sicherung der Daten sollte in jedem Fall DSGVO-konform sein, um teure Bußgelder zu vermeiden. Ob nun über externe Festplatten, über externe Rechenzentren oder auch über die Cloud gesichert wird, hängt von den individuellen Umständen ab.

Revisionssichere Digitalisierung - Änderungen und Zugriffe dokumentieren

Die meisten Dokumenten-Management-Systeme, welche genutzt werden, um das Firmenwissen zu digitalisieren, bieten zudem eine einfache Revisions-Historie für alle Dokumente an. Dies ist wichtig, um Änderungen an den verschiedenen Dokumenten nachvollziehen zu können. Somit können Sie nicht nur das Firmenwissen sicher digitalisieren, sondern Änderungen an den verschiedenen Elementen jederzeit nachvollziehen. Optimal ist dies unter anderem, wenn mit mehreren Personen an einem Dokument oder einem Element gearbeitet wird. Somit können auch Fehler entdeckt und korrigiert werden, ohne dass eine Gefahr für das vorhandene Firmenwissen besteht. Im Optimalfall werden die Original-Daten immer separat aufbewahrt und bieten somit die Möglichkeit einer vollständigen Wiederherstellung.



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    Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben aktuell das Problem, dass digitale Lösungen gefordert sind, die Digitalisierung im eigenen Betrieb jedoch noch nicht so weit ist. Anstatt einfach auf gut Glück verschiedene Lösungen und Ansätze zu versuchen, sollten Firmen die eigene Digitalisierung richtig planen. Nur durch eine durchdachte und professionelle Planung und Umsetzung können die gewünschten Ziele sicher erreicht werden.

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