Firmenwissen digitalisieren - so gelingen die wichtigsten Schritte
Die Digitalisierung in Deutschland muss dringend verbessert werden. Dies zeigt sich vor allem in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen, welche noch immer nach einem Weg suchen, sich digitaler aufzustellen. Das Firmenwissen zu digitalisieren ist ein erster Schritt zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit. Denn digital zugängliches Firmenwissen lässt sich deutlich Barriere armer nutzen und somit effektiver einsetzen. Wichtig ist dabei, den Weg konsequent und mit einer guten Strategie zu verfolgen, um Fehler zu vermeiden.
Firmenwissen allgemein zugänglich machen - Wissens-Silos abreißen
Selbst in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre Wissens-Silos angesammelt. Jede Abteilung und jeder Bereich hüten das eigene Wissen und die eigenen Daten oftmals für sich. Dies mag zwar auf den ersten Blick verständlich sein, ist aber für eine produktive Arbeitsumgebung eher hinderlich. Denn der Zugang zu wichtigem Wissen kann somit über Abteilungsgrenzen hinweg verwehrt bleiben. Wer das Firmenwissen digitalisieren möchte, muss diese Wissen-Silos abreißen und dafür sorgen, dass jegliches Fachwissen in einer zentralen Software gesammelt und erfasst wird. Das bedeutet immer noch nicht, dass jeder Nutzer auf jegliches Firmenwissen Zugriff hat, aber es liegt zumindest zentral erreichbar vor.
Zentrales Datenmanagement - effektive Benutzerrechte sorgen für Übersicht
Nicht jede Abteilung und jeder der Belegschaft benötigt Zugriff auf alle Daten. Wer das eigene Firmenwissen digitalisieren möchte, muss also dafür sorgen, dass die verschiedenen Daten und Dateien kategorisiert und eingeordnet werden. In der Regel bietet jede Datenmanagement-Software die Möglichkeit, verschiedene Benutzergruppen und Benutzerrechte anzulegen. Somit kann sichergestellt werden, dass Entscheidungsträger beispielsweise vollen Zugriff auf das gesamte Firmenwissen haben, während einzelne Angestellte nur auf einen bestimmten Bereich Zugriff haben dürfen. Dies ist unter anderem wichtig, um Firmen- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und dennoch als Management jederzeit den Überblick zu behalten. Mit der passenden Software lässt sich somit auch ein schneller und einfacher Zugriff auf das aktuell benötigte Firmenwissen leicht realisieren.
Das papierlose Büro - alle Elemente müssen digitalisiert werden
Damit sich die Vorstellung vom papierlosen Büro einfach realisieren lässt und es möglich ist, dass gesamte Firmenwissen zu digitalisieren, muss nach Möglichkeit jedes Element in Papierform digitalisiert werden. Dies gilt nach Möglichkeit sowohl für die eingehende Post als auch für Rechnungen und alle anderen Elemente. Wenn sichergestellt ist, dass jedes Dokument in Papierform auch digital vorliegt, kann mit diesen Dateien effektiver gearbeitet werden. Denn auch diese können somit zentral gespeichert und für alle zuständigen Personen zugänglich gemacht werden. Dies sorgt nicht nur für eine schnellere Bearbeitung der verschiedenen Vorgänge, sondern bietet auch die Sicherheit, dass alle Daten erfasst und abgesichert werden können.
Firmenwissen digitalisieren mit passender Absicherung aller Daten
Wenn Sie als Unternehmer Ihr Firmenwissen digitalisieren möchten, sollten Sie auch an den Aspekt der Datensicherheit denken. Denn auch für digitale Daten gelten die üblichen Regelungen der rechtssicheren Aufbewahrung. Aus diesem Grund sollten die Daten immer mindestens einmal, wenn nicht eher doppelt gesichert werden. Hier ist es sinnvoll, sich auf die Erfahrungen von Experten zu verlassen, welche für das Unternehmen passende Lösungen vorschlagen können. Denn auch die Sicherung der Daten sollte in jedem Fall DSGVO-konform sein, um teure Bußgelder zu vermeiden. Ob nun über externe Festplatten, über externe Rechenzentren oder auch über die Cloud gesichert wird, hängt von den individuellen Umständen ab.
Revisionssichere Digitalisierung - Änderungen und Zugriffe dokumentieren
Die meisten Dokumenten-Management-Systeme, welche genutzt werden, um das Firmenwissen zu digitalisieren, bieten zudem eine einfache Revisions-Historie für alle Dokumente an. Dies ist wichtig, um Änderungen an den verschiedenen Dokumenten nachvollziehen zu können. Somit können Sie nicht nur das Firmenwissen sicher digitalisieren, sondern Änderungen an den verschiedenen Elementen jederzeit nachvollziehen. Optimal ist dies unter anderem, wenn mit mehreren Personen an einem Dokument oder einem Element gearbeitet wird. Somit können auch Fehler entdeckt und korrigiert werden, ohne dass eine Gefahr für das vorhandene Firmenwissen besteht. Im Optimalfall werden die Original-Daten immer separat aufbewahrt und bieten somit die Möglichkeit einer vollständigen Wiederherstellung.
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