Dokumentenmanagement - On Premises oder Cloud?
SaaS in der Cloud: flexibles Dokumentenmanagement mit minimalem Aufwand
Lange Zeit dominierten On Premises-Softwarelösungen die Unternehmen. Betriebe erwarben Lizenzen der jeweiligen Programme und installierten diese lokal auf Rechnern oder firmeneigenen Servern.
Software as a Service (SaaS) verdrängt dieses Modell. Hierbei verbleibt die Software auf den Servern des Anbieters – Nutzerinnen und Nutzer können auf das System über die Cloud zugreifen. Diese Entwicklung beruht auf einigen Vorteilen der Cloud. Von diesen können Sie insbesondere im Bereich Dokumentenmanagement profitieren. Die wichtigsten Pluspunkte sind:
- Einsparungen und geringere Kostenrisiken
- niedriger IT-Aufwand
- ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
- Datensicherheit
Einsparungen und geringere Kostenrisiken durch SaaS-Lösungen
Bei On Premises erwerben Sie die Nutzungsrechte für eine Software mit einem einmalig anfallenden Preis - die Anschaffungskosten sind hoch, entsprechend groß ist das Investitionsrisiko. Mit DMS Systemen in der Cloud minimieren Sie diese Gefahr. Der jeweilige Anbieter stellt Ihnen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf seinen Servern zur Verfügung. Hierfür zahlen Sie einen transparenten monatlichen Preis. Sie bleiben flexibel und können jederzeit unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist wechseln.
Dieses SaaS-Modell schlägt sich darüber hinaus positiv in Ihrer Bilanz nieder: Sie vermeiden enorme Einmalkosten - Ihre Liquidität und Ihre Eigenkapitalquote bleiben unverändert hoch. Das gewährleistet Ihre finanzielle Handlungsfreiheit.
Als vorteilhaft erweist sich auch, dass Sie bei der Cloud Variante in der Regel einen All-inclusive-Tarif vereinbaren. Serviceleistungen wie der Support, die Wartung und Updates sind im monatlichen Preis inbegriffen. Das erhöht Ihre Planungssicherheit zusätzlich. Außerdem ist der Dienstleister für die technische Funktionsfähigkeit verantwortlich, weshalb er die damit einhergehenden finanziellen Risiken trägt. Als Kundin oder Kunde müssen Sie keine überraschenden Mehrkosten befürchten.
Niedriger IT-Aufwand durch Cloud-Services
Bei On Premises-Lösungen sehen sich Unternehmen mit einem erheblichen IT-Aufwand konfrontiert. Eigene IT-Fachkräfte müssen die Software an die individuellen Anforderungen anpassen, Wartungsarbeiten durchführen und sich um die Sicherheit des Firmenservers kümmern. Diese Aufgaben können Sie durch SaaS outsourcen.
Somit können Sie sich vollständig auf Ihr eigentliches Geschäft fokussieren. Der Aufwand in Ihrer IT-Abteilung ist erheblich geringer.
Ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
Im Zuge der Coronakrise hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Auch nach der Pandemie wird der Trend zum flexiblen Arbeiten anhalten: Viele Unternehmen und Belegschaften haben die Vorzüge der Heimarbeit erkannt. Ein digitales Dokumentenmanagement in der Cloud ist hierfür eine zentrale Voraussetzung.
Während Sie sich mit On Premises-Lösungen an die Infrastruktur am Firmensitz binden, können Sie auf Daten und Dokumente in der Cloud ortsunabhängig zugreifen. Es reicht, wenn Sie sich mit einem Passwort, einem Fingerabdruck oder einem anderen Sicherheitsmechanismus identifizieren.
Beschäftigte im Unternehmen erfüllen mit Cloud-Lösungen problemlos ihre Aufgaben. Dasselbe gilt für Angestellte und Selbstständige, die unter anderem im Zug oder bei einem Außentermin arbeiten.
Mit einer umfassenden Digitalisierung gewinnen Sie an Effizienz
Für viele Unternehmen ist ein digitales Dokumentenmanagement der erste Schritt zu einer tiefgreifenden Digitalisierung. Mit einem ganzheitlichen DMS gestalten Sie sämtliche Betriebsabläufe effizienter. Die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte entlastet Ihre Belegschaft.
Außerdem sorgt die übersichtliche Archivierung von Dateien in der Cloud für ein schnelles Auffinden. Ein geräumiges Archiv am Firmensitz benötigen Sie nicht mehr - die entsprechenden Räume können Sie sinnvoller nutzen!
So erkennen Sie einen empfehlenswerten SaaS- und Cloud-Anbieter
Der Markt für digitale DMS-Systeme wächst rasant - als Unternehmen verfügen Sie über eine große Auswahl. Treffen Sie Ihre Entscheidung für einen Dienstleister aber mit Bedacht. Bei der Digitalisierung müssen Sie sich auf die Kompetenz Ihres Anbieters verlassen können. Wichtig ist auch, dass er die Cloud umfassend vor Hackerangriffen und anderen Gefahren wie einem Brand schützt.
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