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Die elektronische Personalakte richtig führen - wir zeigen worauf zu achten ist

Im Zuge der Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf die elektronische Personalakte. Dabei gibt es allerdings einige Punkte zu beachten, damit die Transformation der Personalakte sicher und vor allem auch rechtssicher gelingt. Wir zeigen Ihnen, was Sie dabei berücksichtigen sollten und wo die Schwierigkeiten für viele Unternehmen liegen.

Was ist überhaupt eine elektronische Personalakte?

Was ist überhaupt eine elektronische Personalakte?

Als elektronische Personalakte wird eine dezentral nutzbare, rein digitale Personalakte bezeichnet, in der alle relevanten und den Mitarbeiter betreffenden Dokumente zentral gesammelt sind. In einem etablierten System werden alle Personaldokumente automatisiert der Personalakte beigefügt. Bei der Umstellung auf ein digitales System müssen die bisherigen Dokumente digitalisiert und anschließend in die digitale Personalakte überführt werden.

Anbindung an die unternehmenseigenen Systeme notwendig und hilfreich

Wichtig ist, dass die elektronische Personalakte über die verschiedenen Schnittstellen mit den im Unternehmen verwendeten Systemen verbunden ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Dokumente automatisch der Personalakte hinzugefügt werden. So ist es unter anderem möglich, Beförderungen, Beurteilungen und die Inhalte von Mitarbeitergesprächen zu erfassen und diese immer in der Personalakte aktuell zu halten. Das gesamte System kommt somit ohne Papier aus und kann vor allem dezentral genutzt werden. Das bedeutet unter anderem, dass zeitgleich und ortsunabhängig verschiedene Entscheider auf die elektronische Personalakte zugreifen können, was unter anderem Entscheidungsprozesse beschleunigt und Zeit und Manpower einspart. Zudem profitieren Sie durch die Umstellung auch von dem deutlich sinkenden Platzbedarf, da die Personalakten nicht in Papierform archiviert werden müssen. Insgesamt sprechen also sehr viele Argumente für eine elektronische Personalakte.

Diese Elemente dürfen nicht in die elektronische Personalakte übernommen werden

Berechtigungen zum Zugriff auf Personaldaten sicher konfigurieren

Auch für elektronische Personalakten gelten die gleichen rechtlichen Grenzen wie bei der normalen Personalakte. Es dürfen keine Dokumente implementiert werden, welche das Persönlichkeitsrecht des Angestellten gefährden. Das bedeutet unter anderem, dass keine Informationen zum Gesundheitszustand, keine Unterlagen der Betriebsärzte und natürlich auch keine Gutachten über den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit in die elektronische Personalakte übernommen werden dürfen.

Berechtigungen zum Zugriff auf Personaldaten sicher konfigurieren

Die elektronische Personalakte ist in einem optimierten System ortsunabhängig nutzbar. Dabei können zwei unterschiedliche Ansätze genutzt werden. Zum einen eine Server-Client-Architektur oder ein webbasierter Zugriff auf die Personalakte. Beide Formen bieten eigene Vor- und Nachteile. Allerdings müssen Sie sich im Klaren sein, dass der Datenschutz eine sehr große Rolle spielt und aus diesem Grund die Daten in der elektronischen Personalakte besonders sicher verschlüsselt werden müssen. Das bedeutet auch, dass der Zugriff auf die elektronische Personalakte limitiert werden muss. Es gilt also über das Anlegen von Nutzergruppen und Nutzerrechten, den Zugriff auf die Daten und auch deren Veränderung zu reglementieren. Zudem muss das System der elektronischen Personalakte revisionssicher sein. Das bedeutet, dass Änderungen an der Personalakte manipulationssicher erfasst und dokumentiert werden müssen.

Nachträgliche Digitalisierung der Personalakten - verschiedene Herangehensweisen

Wenn Sie nachträglich Ihre Personalakten digitalisieren möchten, ist dies nicht immer ganz einfach. Denn die Digitalisierung muss unter Berücksichtigung des Datenschutzes erfolgen und nimmt bei vielen Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Unter anderem auch, weil die dafür benötigte Hardware wie Hochleistungsscanner nicht in ausreichendem Umfang vorhanden sind. Hier können Sie auf drei verschiedene Wege die Digitalisierung der Personalakten durchführen:

  • Die Personalakten werden von Ihren Mitarbeitern eingescannt und in das entsprechende Programm übertragen. Das kann - abhängig von der Zahl der Mitarbeiter - sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter binden.
  • Die Personalakten werden von einem externen Unternehmen in Ihren Räumen digitalisiert. Diese Unternehmen arbeiten mit mobilen Scannern. Somit stehen die Dokumente in besserer Qualität zur Verfügung und Ihre Mitarbeiter können sich auf die eigenen Kerngebiete konzentrieren. Hier sind Unterschiede in Preis und Qualität oftmals sehr groß.
  • Sie lassen die Digitalisierung von einem Fachunternehmen außerhalb Ihres Unternehmens durchführen. Die Personalakten werden mit einem Sicherheitstransport abgeholt und mit Hochleistungsgeräten digitalisiert. Dies geht am schnellsten und bietet die besten Ergebnisse. Ob sich dies preislich rentiert, hängt auch von der Größe des Unternehmens und dem Aufwand ab. Auch Ricoh bietet diesen Service an und scannt und archiviert Ihre Dokumente gerne für Sie und schützt dabei Ihre sensiblen Daten.

Fazit: Die elektronische Personalakte bietet enorme Vorteile, wenn diese strukturiert aufgebaut wurde

Nicht nur Großunternehmen, sondern vor allem auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der elektronischen Personalakte. Allerdings muss die elektronische Personalakte effektiv und strukturiert umgesetzt werden, damit das Unternehmen langfristig von den Vorteilen profitiert. Die schnellere Verfügbarkeit aller Daten, der einfache und ortsunabhängige Zugriff und vor allem die automatisierte Pflege der Daten zahlen sich langfristig enorm aus. Zudem spart ein Unternehmen viel Lagerplatz für Papierakten ein und kann sich somit effektiv verschlanken. Wer im Rahmen der Digitalisierung das papierlose Büro erreichen möchte, sollte die elektronische Personalakte als wichtigen Baustein auf diesem Weg ansehen. Nie war der Überblick über Mitarbeiterdaten einfacher als heute.


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