Die elektronische Personalakte richtig führen - wir zeigen worauf zu achten ist
Was ist überhaupt eine elektronische Personalakte?

Anbindung an die unternehmenseigenen Systeme notwendig und hilfreich
Diese Elemente dürfen nicht in die elektronische Personalakte übernommen werden

Berechtigungen zum Zugriff auf Personaldaten sicher konfigurieren
Nachträgliche Digitalisierung der Personalakten - verschiedene Herangehensweisen
- Die Personalakten werden von Ihren Mitarbeitern eingescannt und in das entsprechende Programm übertragen. Das kann - abhängig von der Zahl der Mitarbeiter - sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter binden.
- Die Personalakten werden von einem externen Unternehmen in Ihren Räumen digitalisiert. Diese Unternehmen arbeiten mit mobilen Scannern. Somit stehen die Dokumente in besserer Qualität zur Verfügung und Ihre Mitarbeiter können sich auf die eigenen Kerngebiete konzentrieren. Hier sind Unterschiede in Preis und Qualität oftmals sehr groß.
- Sie lassen die Digitalisierung von einem Fachunternehmen außerhalb Ihres Unternehmens durchführen. Die Personalakten werden mit einem Sicherheitstransport abgeholt und mit Hochleistungsgeräten digitalisiert. Dies geht am schnellsten und bietet die besten Ergebnisse. Ob sich dies preislich rentiert, hängt auch von der Größe des Unternehmens und dem Aufwand ab. Auch Ricoh bietet diesen Service an und scannt und archiviert Ihre Dokumente gerne für Sie und schützt dabei Ihre sensiblen Daten.
Fazit: Die elektronische Personalakte bietet enorme Vorteile, wenn diese strukturiert aufgebaut wurde
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Förderung Digital Jetzt: Nutzen Sie den hohen Zuschuss für Ihr Digitalisierungsprojekt!
Mit dem Förderprogramm Digital Jetzt will das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vorantreiben. Zudem finanziert es anteilig Investitionen in die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, damit sich diese wichtigen Kompetenzen in der zunehmend digitalisierten Wirtschaft aneignen. Ziel der Bundesregierung ist es, die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von KMUs zu stärken. -
Gefahr fehlende IT-Sicherheit - Worauf zu achten ist
Die Digitalisierung bietet Firmen vielfältige Vorteile. Mit dieser Entwicklung gehen aber auch Risiken einher: Die zunehmende Datenvernetzung schafft für Cyberkriminelle Möglichkeiten, unberechtigt auf Daten zuzugreifen. Im Zuge der Corona-Krise setzen viele Unternehmen zum ersten Mal auf Home Office, das verschärft diese Sicherheitsproblematik. -
So ermöglichen Sie allen Mitarbeitenden im Home-Office Zugriff auf die Dokumente
Die anhaltende Pandemie hat den Arbeitsalltag nachhaltig verändert. Viele Deutsche arbeiten im Home-Office, erledigen von Zuhause, was nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden muss. Doch Daten und Dokumente müssen verfügbar bleiben, was viele Unternehmen vor eine technische Herausforderung stellt. Einfache und sichere Methoden zum Online-Zugriff auf Dokumente sind gefragt. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen einige Tipps und Lösungsmöglichkeiten.
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