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Die Technologie verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Wir bei Ricoh sorgen dafür, dass der Wandel positiv für Ihre Teams und Ihr Unternehmen ist. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt, um einen nahtlosen Übergang zu einem vollständig digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten.
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Hybride und mobile Arbeitsformen prägen unsere Zukunft. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Gestaltung, Integration und Unterstützung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken.
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Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben aktuell das Problem, dass digitale Lösungen gefordert sind, die Digitalisierung im eigenen Betrieb jedoch noch nicht so weit ist. Anstatt einfach auf gut Glück verschiedene Lösungen und Ansätze zu versuchen, sollten Firmen die eigene Digitalisierung richtig planen. Nur durch eine durchdachte und professionelle Planung und Umsetzung können die gewünschten Ziele sicher erreicht werden.

1. Gibt es bereits eine Digitalstrategie in Ihrem Unternehmen?

Eine fehlende Digitalisierung sorgt unter anderem für langsamere Abläufe, für weniger fundierte Entscheidungen und somit für wirtschaftliche Probleme im direkten Bezug zur Konkurrenz. Viele Unternehmen versuchen aus diesen Gründen die Digitalisierung voranzutreiben, scheitern aber häufig bei der Umsetzung. 

Denn diese muss zum Betrieb, zu den Abläufen und häufig auch zur Branche passen. Ohne eine Digitalstrategie, welche auch die zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigt, ist der Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen fraglich. 

Daher ist es wichtig sich die passende Hilfe ins Haus zu holen, welche unterstützt, eine Strategie zu entwickeln und welche die Umsetzung richtig planen kann. Denn bei der Planung sind viele Elemente zu berücksichtigen.

2. Gibt es einen Plan für die Umsetzung Ihrer Digitalstrategie?

Eine Digitalstrategie richtig zu planen bedarf Erfahrung und Fachwissen. Denn es gibt keine allgemeingültige Strategie, welche einfach auf jedes Unternehmen angewendet werden kann. Ganz im Gegenteil ist es von größter Wichtigkeit, dass die Digitalstrategie individuell entwickelt wird, um den größtmöglichen Vorteil zu verschaffen. 

Das bedeutet, dass man sich zunächst einmal einen Überblick über den aktuellen Ist-Zustand verschaffen muss, um die Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens und im Austausch mit Geschäftspartnerinnen, Geschäftspartnern und Zulieferern zu verstehen. Eine Digitalstrategie muss schließlich nicht nur bei den internen Abläufen funktionieren, sondern sollte nach Möglichkeit auch den Austausch mit Externen bedenken. 

Oder anders gesagt: Was bringt es zum Beispiel eine Software zu wählen, welche zwar alle internen Anforderungen abdeckt, welche aber keine Schnittstellen-Kompatibilität zu den Zulieferern bietet und somit diese Abläufe nicht verbessert?

3. Sind Ihre Dokumente noch in Aktenordnern oder bereits digital abgelegt?

Wer eine Digitalstrategie richtig umsetzen möchte, sollte zunächst einmal an der zentralen Stelle beginnen. Und diese betrifft das Dokumentenmanagement. Denn besonders im Bereich der Dokumentation und Verwaltung lässt sich mit dem richtigen Werkzeug ein enormes Verbesserungspotenzial erzielen.

Checkliste - Wie digital ist Ihr Unternehmen? 2 - image
Statt in Aktenordnern sollten Ihre Dokumente digital abgelegt werden

Ein modernes Dokumentenmanagement verhindert zudem die Entstehung und den Aufbau von Wissens-Silos einzelner Abteilungen, sondern macht alle relevanten Informationen im Unternehmen verfügbar. Das bedeutet aber auch, dass im Dokumenten- und Informationsmanagementsystem alle relevanten Informationen zusammenlaufen müssen. 

Daher ist es besonders wichtig, dass dieses Element zuerst geplant wird, damit alle anderen Bereiche der Digitalisierung an die gewählte Lösung angepasst werden können. Das Dokumentenmanagement bildet sozusagen das Rückgrat der Unternehmensdigitalisierung, während alle anderen Programme und Lösungen Körperteile darstellen, welche an das Rückgrat angeschlossen werden.

4. Ist ein gezielter Zugang zu allen relevanten Dokumenten möglich?

Doch warum ist das Dokumentenmanagement so wichtig? Weil Entscheidungen in der heutigen Geschäftswelt oftmals schnell getroffen werden müssen. Das bedeutet, dass alle wichtigen Informationen für Entscheiderinnen und Entscheider schnell verfügbar sein müssen. Sich durch Ordner und Aktenberge zu kämpfen ist weder zielführend noch schnell. Auch die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Suche nach den Informationen zu beauftragen ist suboptimal, da diese ihrer Kernarbeit in diesem Zeitraum nicht nachkommen können. 

Basiert die Digitalstrategie zunächst einmal auf einem guten Dokumentenmanagement können E-Mails, Akten, Memos und alle anderen relevanten Daten einfache gefunden werden. Denn diese lassen sich nach Tags, nach Daten, Namen oder nach anderen Inhalten einfach durchsuchen und somit optimal nutzen.

Ob Absatzzahlen, Kundeninformationen oder auch aktuelle Produktionszahlen, alle Daten stehen in einem digitalisierten Unternehmen schnellstmöglich zur Verfügung. Das bedeutet unter anderem, dass Geschäftsentscheidungen auf einer tagesaktuellen Datenbasis getroffen werden können, was die Agilität deutlich erhöht und einen nachhaltigen Vorsprung vor der Konkurrenz bedeutet.

5. Setzen Sie Ihre Digitalstrategie bereits optimal um?

Von der Planung zur Umsetzung ist es häufig ein weiter Weg. Vor allem, wenn ein Unternehmen sich bisher nur wenig mit der Digitalisierung und den zugehörigen Möglichkeiten beschäftigt hat. 

Eine Digitalstrategie richtig umsetzen zu können, muss ebenfalls gelernt sein. Denn es genügt nicht nur die entsprechenden Software-Lösungen zu installieren, sondern die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschult und die Abläufe und Prozesse angepasst werden. In den meisten Fällen ist es ratsam, sich nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Umsetzung professionelle Hilfe von außen zu holen. 

Durch eine gute Planung und eine begleitete Umsetzung lassen sich die neuen Lösungen einfacher und schneller richtig umsetzen und in den Alltag implementieren. Und je besser die Umsetzung von Anfang an gelingt, umso größer sind die direkten wirtschaftlichen Vorteile.


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