Büro digitalisieren: Welche Hardware und Software sind nötig?

Gerade während der Corona-Pandemie wird das papierlose Büro immer wichtiger. Auch im Homeoffice sollen alle Kollegen Zugriff auf wichtige Dokumente haben und sie miteinander teilen können. Das funktioniert jedoch nur mit der richtigen Hardware und Software, die den Übergang erleichtert und das System aufrechterhält.

Welche Hardware benötigt mein Büro?

Büro digitalisieren: Welche Software ist wichtig?

Scannen mit Texterkennung

Wenn Sie Ihr Büro digitalisieren, erhalten Sie häufig weiterhin Dokumente in Papierform. Ein gängiges Beispiel hierfür sind eingehende Rechnungen. Um diese digital ablegen zu können, muss das Dokument zunächst gescannt werden. Damit ist es jedoch nicht getan. Um die Datei später einfach wiederzufinden und weiterzubearbeiten, ist das Wissen über den Inhalt essenziell. Viele DMS-Systeme bieten entsprechend eine optische Zeichenerkennung.

Digitale Bearbeitung und Signatur

Zusammenarbeit in Echtzeit

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Zuletzt ermöglichen Ihnen Dokumentenmanagementsysteme die Automatisierung von Workflows. Ein Beispiel hierfür ist die Buchhaltung Ihres Unternehmens. Wird die Eingangsrechnung digital erfasst, erkennt das System durch die Texterkennung automatisch, dass hier offene Kosten beglichen werden müssen. Ist ein entsprechendes Zahlsystem angeschlossen, kann der Zahlungsvorgang direkt angestoßen werden. Ansonsten wird das Dokument zur Weiterbearbeitung und Ausführung der Transaktion einem passenden Mitarbeiter zugeordnet.

Fazit: Wie können Sie Ihr Büro digitalisieren?

Wer sein Büro digitalisieren möchte, benötigt dafür die passende Hard- und Software. Ein Dokumentenscanner bzw. ein Multifunktionssystem und ein Dokumentenmanagementsystem helfen beim Einstieg in das papierlose Büro.

Vor dem Umstieg sollten Sie sich die Zeit nehmen, mehrere Programme zu vergleichen und entsprechend Ihrer Anforderungen auszuwählen. Nur mit der richtigen Planung wird das papierlose Büro ein Erfolg. 

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