homeback to menu
Überblick

Leading Change at Work

Die Technologie verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Wir bei Ricoh sorgen dafür, dass der Wandel positiv für Ihre Teams und Ihr Unternehmen ist. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt, um einen nahtlosen Übergang zu einem vollständig digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten.
Entdecken Sie unsere Business Solutions
seamless digital workspace experience
Digital Workspace

Zugriff von überall

Hybride und mobile Arbeitsformen prägen unsere Zukunft. Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Gestaltung, Integration und Unterstützung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken.
Entdecken Sie unsere Digital Workspace Solutions
Business Process Management

Auf Erfolg ausgerichtet

Manuelle Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter:innen nicht länger aufhalten. Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse, damit Ihre Teams mehr leisten können. Wir bieten die Technologie, die Expertise und die Unterstützung, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren und zu vereinfachen.
Entdecken Sie unsere Lösungen
Cloud & Infrastruktur

Cloud & clear

Um den vollen Wert der Cloud auszuschöpfen, braucht man den richtigen Plan und das richtige Team, um ihn umzusetzen. Wir bieten Cloud-Lösungen und Expertise, die Ihre Geschäftsabläufe flexibler, kosteneffizienter und sicherer machen und gleichzeitig Innovationen der nächsten Generation vorantreiben.
Entdecken Sie unsere Cloud- und Infrastrukturlösungen
Cybersecurity

Risiken für die IT reduzieren

Internetfähige Geräte schaffen neue Schwachstellen für Cyberangriffe. Wir helfen Ihnen, mit intelligenten Cybersecurity-Diensten und -Lösungen, die auf Ihre Kerngeschäftsprozesse abgestimmt sind, gegen Cyberkriminalität in die Offensive zu gehen.
Entdecken Sie unsere Cybersecurity Solutions
Digital Experience

Ein exzellentes Erlebnis der Kundschaft beginnt mit einem erstklassigen Erlebnis Ihrer Belegschaft

Unser hochqualifiziertes Team hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kundschaft an jedem Touchpoint zu übertreffen. Wir entwerfen, erstellen, implementieren die richtigen Lösungen und geben Ihrer Belegschaft das, was sie brauchen, um einen überzeugenden, dauerhaften Eindruck zu hinterlassen.
Entdecken Sie unsere Digital Experience Solutions
Graphic Communications

Machen Sie Ihr Geschäft zukunftssicher

Entdecken Sie unsere Graphic Communications Solutions
Graphic Communication
Office Produkte und Software

Erstklassige Qualität

Ricoh ist bekannt für hochwertige Drucker und Multifunktionssysteme. Mit einer großen Auswahl in Bezug auf Geschwindigkeit, Größe und Funktionsumfang können Sie die Modelle und Funktionen auswählen, die für Ihre Arbeitsgruppe, Ihr Büro oder Ihr Klassenzimmer am besten geeignet sind.
Entdecken Sie unsere Office Produkte und Software
Überblick

Eine vielseitige Service- und Supportplattform

Hier finden Sie alles, was Sie an Produkt- und Serviceunterstützung brauchen, an einem Ort. Wir bieten Ihnen Support, Beratung und Lösungen, damit Ihr Unternehmen immer reibungslos funktioniert.
Support anfragen
AV technology and management
Überblick

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Lesen Sie hier unsere News, unsere Produktinnovationen und informieren Sie sich über unsere aktuellen Events.
Informiert bleiben
News and events from Ricoh
Unser Unternehmen

Wer wir sind und was wir machen

Wir bei Ricoh sind stets bestrebt, unserer Kundschaft mit innovativen Lösungen, Produkten und Services zur Seite zu stehen, die sich an Ihren Geschäftszielen orientieren. Wir sind darauf bedacht, den Wert Ihrer Dienstleistungen und Produkte zu erhöhen. Wir passen uns den sich ändernden Geschäftsbedingungen an.
Erfahren Sie mehr über Ricoh
Überblick

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über unsere Produkte und Services erfahren möchten oder Informationen zu den von Ihnen bereits genutzten Produkt, Service oder der Verwaltung Ihres Kontos von Ricoh benötigen.
Kontaktieren Sie uns
customer and employee engagement
Überblick

Wir helfen Ihnen, immer einen Schritt voraus zu sein

Entdecken und lesen Sie unsere neuesten Erkenntnisse über die wichtigsten Business Solutions.
Erhalten Sie die neuesten Einblicke
Ricoh Insights - Overview
Cookie Richtlinie

Diese Webseite verwendet Cookies. Mit dem Klick auf den OK-Button akzeptieren Sie diese. Wenn Sie wissen möchten, warum wir Cookies einsetzen oder wie Sie diese deaktivieren können, lesen Sie bitte unsere Cookie-Richtlinie.

Digitale Buchhaltung erlaubt es Ihrem Unternehmen modern, effizient und nachhaltig zu arbeiten. Wie das in der Praxis funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Buchhaltung ist ein Geschäftsposten, der für Ihr Unternehmen zwangsläufig anfällt. Ganz verhindern können Sie Belege und Rechnungen also nicht, doch Sie können zumindest den Papieraufwand minimieren. Mithilfe digitaler Buchhaltung erlauben Sie es Ihrem Unternehmen, effizienter und produktiver zu arbeiten und alle wichtigen Dokumente jederzeit griffbereit zu haben. Dies vereinfacht nicht nur Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit, sondern ist zudem ein wichtiger Schritt zu einem papierlosen oder zumindest einem papierminimierten Büro.
Aber wie sieht die digitale Buchhaltung in der Praxis aus und welche Schritte können Sie unternehmen, um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren? In diesem Ratgeber geben wir Ihnen 7 konkrete Tipps, mit denen Sie Digitalisierung und Buchhaltung miteinander vereinen können.

7 Tipps für eine erfolgreiche digitale Buchhaltung - image

Was bedeutet digitale Buchhaltung in der Praxis?

Mit digitaler Buchhaltung speichern Sie Ihre Belege und Rechnungen digital. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen künftig nicht mehr alles in Ordnern und Aktenschränken ablegen muss, sondern relevante Dokumente auf Festplatten, in der Cloud oder auf Unternehmensservern gespeichert werden.
Die klassische Lagerung kann dabei zwar strukturierten Ordnerstrukturen folgen, doch eine digitale Indexierung erlaubt es Ihnen sofort gesuchte Dokumente zu finden. So ist eine digitale Buchhaltung nicht nur gleichwertig, sondern der händischen Buchhaltung sogar überlegen. Zumal digital gesicherte Dokumente mit der Zeit nicht an Lesbarkeit verlieren und auch Steuerberaterinnen und Steuerberater ihre Arbeit mit digitalisierten Belegen leichter und schneller erledigen können.

Unsere 7 Tipps verraten Ihnen nun, wie Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren.

1. Dokumente und Belege digitalisieren

In vielen Fällen erhalten Sie Rechnungen und Belege womöglich bereits digital und können die PDF-Dokumente ganz einfach digital speichern. Dank der Metadaten (wie dem Datum der Erstellung) ist die Sortierung bereits vielfach erleichtert, doch nicht immer ist der digitale Beleg Standard.
Privat können Sie Belege auch mit dem Handy scannen, die meisten Smartphones besitzen eine sehr passable Scan-Funktion, um Dokumente zu erstellen. Für Unternehmen bedarf es jedoch einer skalierbaren Lösung, was die Anschaffung eines Dokumentenscanners bedeutet.
Mit diesen Geräten können Sie Ihre Belege schnell und einfach digital einlesen und schaffen somit Sicherheit.

2. Zusammenführung und Vernichtung von Belegen

Mit der richtigen Software gelingt die digitale Buchhaltung spielend leicht
Mit der richtigen Software gelingt die digitale Buchhaltung spielend leicht
Sind Dokumente erst einmal eingescannt und ordnungsgemäß in der Cloud, auf dem Betriebsserver, in einem RAID-System oder den Festplatten (je nach Unternehmensgröße) gesichert, können die Papierbelege in der Regel vernichtet werden. Relevant hierfür sind die Voraussetzungen eines ersetzenden Scans. Bei den meisten Dokumenten genügt der digitale Beleg, wenn der korrekte Prozess vom Belegeingang bis zur Archivierung eingehalten wurde.

3. Eine Softwarelösung finden

Natürlich ist Ihrem Unternehmen nicht geholfen, wenn Sie aus gescannten PDF-Dateien eine digitale "Zettelwirtschaft" erstellen. Entsprechend braucht es eine Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Steuerberaterin oder Steuerberater.
Dies funktioniert am besten in Absprache mit Ihren Steuerexpertinnen und Steuerexperten, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Selbstverständlich können Sie sich auch bei Ricoh eine entsprechende Beratung einholen, welche Lösung sich für ihr Unternehmen eignet.

4. Sicherheit vor dem Finanzamt

Kein Unternehmen denkt gerne über die Steuerprüfung nach, aber wenn sie kommt, sollte vor allem die digitale Buchhaltung lückenlos nachweisbar und rechtssicher eingerichtet worden sein.
Die Rechtssicherheit sollte dabei für Ihr Unternehmen natürlich im Vordergrund stehen und ist noch wichtiger als Annehmlichkeiten und Skalierbarkeit. Wird die digitalisierte Buchhaltung nicht korrekt implementiert, müssen Unternehmen oft mit hohen Nachzahlungen rechnen. Eine sorgsam durchgeführte und rechtssichere Digitalisierung der Buchhaltung macht auch die Buchprüfung dahingegen zum Kinderspiel.

5. Warum ist Verfahrensdokumentation so wichtig?

Wie erreichen Sie eine rechtssichere digitale Buchhaltung in der Praxis? Durch Verfahrensdokumentation. Hierbei stellen Sie Vollständigkeit, Ordnung sowie Unveränderbarkeit und zweifelsfreie Speicherung sicher. Vollständigkeit und Schlüssigkeit des digitalen Verfahrens sind hierzu der Schlüssel, um den Inhalt, Ablauf und die Resultate des Digitalisierens nachvollziehbar zu machen.

6. Die Vorteile der digitalen Buchhaltung erkennen und nutzen

Die digitale Buchhaltung macht es Ihrem Unternehmen viel einfacher, den vollen Überblick über den Zahlungsverkehr zu bewahren und so Ihre Liquidität zu optimieren. Behalten Sie also den Überblick über anstehende Zahlungen, nutzen Sie Skonti zu Ihrem Vorteil aus und senken Sie Ihre Kontokorrentzinsen. Auch die Vorbereitung des Mahnwesens wird durch die Digitalisierung in der Buchhaltung deutlich erleichtert.

7. Professionelle Lösungen finden

Digitale Lösungen in der Buchhaltung können Ihrem Unternehmen die tägliche Arbeit erleichtern und Ihnen gleichzeitig dabei helfen, effizienter und besser zu arbeiten. Dafür benötigen Sie natürlich das richtige Know-How und einen starken Partner an Ihrer Seite. Mit den Dokumentmanagement-Lösungen von Ricoh finden Sie die benötigte Expertise, maßgeschneidert für Ihr Unternehmen.

Steigern Sie Ihre Produktivität und nutzen Sie die Vorteile digitaler Buchhaltung

Kein unnötiges Suchen mehr, kein lästiger Papierkram und Schluss mit dem händischen Durchsehen aller Belege - das verspricht die digitale Buchhaltung.
Zusätzlich genießen Sie die Vorteile flexibler Einsicht der Dokumente auch aus dem Home Office und kommen dem papierlosen Büro einen Schritt näher. So vereinfachen Sie die täglich anfallenden Prozesse in Ihrem Unternehmen und können auch Banking und Buchhaltung aneinander anbinden.

Das könnte Sie auch interessieren

formWenn nicht jetzt, wann dann?
Registrieren Sie sich jetzt für unseren Digitalisierungs-Blog.

Sie möchten mehr darüber erfahre, wie Sie ihr Unternehmen noch besser für die digitale Zukunft aufstellen können? Dann registrieren Sie sich gleich hier und erhalten Sie in regelmäßigen Abständen die neusten Informationen rund ums Thema Dokumentenmanagement mit wertvollen Tipps.

Ich möchte auch zukünftig Informationen von Ricoh erhalten. Insbesondere zu den neuesten Trends der Branche, zu Produkten und Dienstleitungen, Events etc. *
Ja, ich habe die Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiere diese. *