7 Tipps für eine erfolgreiche digitale Buchhaltung
Digitale Buchhaltung erlaubt es Ihrem Unternehmen modern, effizient und nachhaltig zu arbeiten. Wie das in der Praxis funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Buchhaltung ist ein Geschäftsposten, der für Ihr Unternehmen zwangsläufig anfällt. Ganz verhindern können Sie Belege und Rechnungen also nicht, doch Sie können zumindest den Papieraufwand minimieren. Mithilfe digitaler Buchhaltung erlauben Sie es Ihrem Unternehmen, effizienter und produktiver zu arbeiten und alle wichtigen Dokumente jederzeit griffbereit zu haben. Dies vereinfacht nicht nur Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit, sondern ist zudem ein wichtiger Schritt zu einem papierlosen oder zumindest einem papierminimierten Büro.
Aber wie sieht die digitale Buchhaltung in der Praxis aus und welche Schritte können Sie unternehmen, um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren? In diesem Ratgeber geben wir Ihnen 7 konkrete Tipps, mit denen Sie Digitalisierung und Buchhaltung miteinander vereinen können.
Was bedeutet digitale Buchhaltung in der Praxis?
Mit digitaler Buchhaltung speichern Sie Ihre Belege und Rechnungen digital. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen künftig nicht mehr alles in Ordnern und Aktenschränken ablegen muss, sondern relevante Dokumente auf Festplatten, in der Cloud oder auf Unternehmensservern gespeichert werden.
Die klassische Lagerung kann dabei zwar strukturierten Ordnerstrukturen folgen, doch eine digitale Indexierung erlaubt es Ihnen sofort gesuchte Dokumente zu finden. So ist eine digitale Buchhaltung nicht nur gleichwertig, sondern der händischen Buchhaltung sogar überlegen. Zumal digital gesicherte Dokumente mit der Zeit nicht an Lesbarkeit verlieren und auch Steuerberaterinnen und Steuerberater ihre Arbeit mit digitalisierten Belegen leichter und schneller erledigen können.
Unsere 7 Tipps verraten Ihnen nun, wie Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren.
1. Dokumente und Belege digitalisieren
In vielen Fällen erhalten Sie Rechnungen und Belege womöglich bereits digital und können die PDF-Dokumente ganz einfach digital speichern. Dank der Metadaten (wie dem Datum der Erstellung) ist die Sortierung bereits vielfach erleichtert, doch nicht immer ist der digitale Beleg Standard.
Privat können Sie Belege auch mit dem Handy scannen, die meisten Smartphones besitzen eine sehr passable Scan-Funktion, um Dokumente zu erstellen. Für Unternehmen bedarf es jedoch einer skalierbaren Lösung, was die Anschaffung eines Dokumentenscanners bedeutet.
Mit diesen Geräten können Sie Ihre Belege schnell und einfach digital einlesen und schaffen somit Sicherheit.
2. Zusammenführung und Vernichtung von Belegen
Sind Dokumente erst einmal eingescannt und ordnungsgemäß in der Cloud, auf dem Betriebsserver, in einem RAID-System oder den Festplatten (je nach Unternehmensgröße) gesichert, können die Papierbelege in der Regel vernichtet werden. Relevant hierfür sind die Voraussetzungen eines ersetzenden Scans. Bei den meisten Dokumenten genügt der digitale Beleg, wenn der korrekte Prozess vom Belegeingang bis zur Archivierung eingehalten wurde.
3. Eine Softwarelösung finden
Natürlich ist Ihrem Unternehmen nicht geholfen, wenn Sie aus gescannten PDF-Dateien eine digitale "Zettelwirtschaft" erstellen. Entsprechend braucht es eine Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Steuerberaterin oder Steuerberater.
Dies funktioniert am besten in Absprache mit Ihren Steuerexpertinnen und Steuerexperten, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Selbstverständlich können Sie sich auch bei Ricoh eine entsprechende Beratung einholen, welche Lösung sich für ihr Unternehmen eignet.
4. Sicherheit vor dem Finanzamt
Kein Unternehmen denkt gerne über die Steuerprüfung nach, aber wenn sie kommt, sollte vor allem die digitale Buchhaltung lückenlos nachweisbar und rechtssicher eingerichtet worden sein.
Die Rechtssicherheit sollte dabei für Ihr Unternehmen natürlich im Vordergrund stehen und ist noch wichtiger als Annehmlichkeiten und Skalierbarkeit. Wird die digitalisierte Buchhaltung nicht korrekt implementiert, müssen Unternehmen oft mit hohen Nachzahlungen rechnen. Eine sorgsam durchgeführte und rechtssichere Digitalisierung der Buchhaltung macht auch die Buchprüfung dahingegen zum Kinderspiel.
5. Warum ist Verfahrensdokumentation so wichtig?
Wie erreichen Sie eine rechtssichere digitale Buchhaltung in der Praxis? Durch Verfahrensdokumentation. Hierbei stellen Sie Vollständigkeit, Ordnung sowie Unveränderbarkeit und zweifelsfreie Speicherung sicher. Vollständigkeit und Schlüssigkeit des digitalen Verfahrens sind hierzu der Schlüssel, um den Inhalt, Ablauf und die Resultate des Digitalisierens nachvollziehbar zu machen.
6. Die Vorteile der digitalen Buchhaltung erkennen und nutzen
Die digitale Buchhaltung macht es Ihrem Unternehmen viel einfacher, den vollen Überblick über den Zahlungsverkehr zu bewahren und so Ihre Liquidität zu optimieren. Behalten Sie also den Überblick über anstehende Zahlungen, nutzen Sie Skonti zu Ihrem Vorteil aus und senken Sie Ihre Kontokorrentzinsen. Auch die Vorbereitung des Mahnwesens wird durch die Digitalisierung in der Buchhaltung deutlich erleichtert.
7. Professionelle Lösungen finden
Digitale Lösungen in der Buchhaltung können Ihrem Unternehmen die tägliche Arbeit erleichtern und Ihnen gleichzeitig dabei helfen, effizienter und besser zu arbeiten. Dafür benötigen Sie natürlich das richtige Know-How und einen starken Partner an Ihrer Seite. Mit den Dokumentmanagement-Lösungen von Ricoh finden Sie die benötigte Expertise, maßgeschneidert für Ihr Unternehmen.
Steigern Sie Ihre Produktivität und nutzen Sie die Vorteile digitaler Buchhaltung
Kein unnötiges Suchen mehr, kein lästiger Papierkram und Schluss mit dem händischen Durchsehen aller Belege - das verspricht die digitale Buchhaltung.
Zusätzlich genießen Sie die Vorteile flexibler Einsicht der Dokumente auch aus dem Home Office und kommen dem papierlosen Büro einen Schritt näher. So vereinfachen Sie die täglich anfallenden Prozesse in Ihrem Unternehmen und können auch Banking und Buchhaltung aneinander anbinden.
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