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How to file and find documents in 7 steps

Archivieren und Auffinden von Dokumenten in 7 Schritten

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Digitalisierung impliziert nicht automatisch, dass Sie künftig von einer klaren Archivierung profitieren können

An vielen Arbeitsplätzen behindern umständliche oder chaotische Ablagesysteme für Dokumente die Arbeitseffizienz. Die Archivierung in Papierform hat sich als besonders ineffizient erwiesen. Wenn Sie ein Dokument archivieren, nimmt dieser manuelle Akt unnötig Zeit in Anspruch. Wenn Sie Dokumente wiederfinden wollen, verlieren Sie oft Zeit. Es spricht also viel für eine umfassende Digitalisierung der Dokumentenablage, die Ihnen auch Kosten für Papier, Drucker und Archivierung erspart. 
 
Aber Vorsicht: Die Digitalisierung bedeutet nicht automatisch, dass Sie in Zukunft von einer übersichtlichen Ablage profitieren werden. Wenn Sie Dokumente unsystematisch ablegen, entsteht Unordnung auf Ihrem Computer oder in Ihrer Cloud. In diesem Fall werden Sie die Dokumente auch digital schwer finden. 
 
Beherzigen Sie die folgenden Schritte, um das Management und die Archivierung von Dokumenten erfolgreich zu digitalisieren.

1. Überlegen Sie sich eine geeignete Ordnerstruktur, bevor Sie digitalisieren

Bei der Einführung eines neuen Systems zur digitalen Dokumentenablage empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz. Manche machen den Fehler, Dokumente zu scannen und sie z. B. auf dem Desktop zu sammeln. Das Ergebnis ist, dass Sie sie in einem zweiten Schritt sortieren müssen, was zeitaufwendig ist.
 
Erstellen Sie besser eine benutzerfreundliche Ordnerstruktur, bevor Sie das erste Dokument ablegen.
 
Überlegen Sie, welche Ordner und Ordnernamen für Ihre Zwecke geeignet sind. Welche Ordner sind für die erste Ebene geeignet? Welches Ordnersystem wollen Sie in den Unterverzeichnissen einführen? Investieren Sie Zeit in diese Überlegungen, es lohnt sich. Eine spätere Umstrukturierung ist mit erheblichem Aufwand verbunden.

2. Wählen Sie ein spezifisches Ordnersystem

Es gibt eine Vielzahl von Ablagesystemen, die Sie prinzipiell verwenden können. Es ist wichtig, dass Sie die folgenden Fehler vermeiden:
  • Die schlechteste Option ist, alle Dokumente auf dem Desktop zu speichern. Dann verlieren Sie schnell den Überblick.
  • Begrenzen Sie auch die Anzahl der Ordner. Bei zu vielen Ordnern wissen Sie nicht mehr, wo sich die Dokumente befinden.
  • Begrenzen Sie auch die Anzahl der Ebenen. Im besten Fall öffnen Sie eine Datei mit höchstens drei Klicks.
  • Sie sollten den Ordnern auf allen Ebenen eindeutige Namen geben.

3. Füllen Sie das neue Ablagesystem mit Dateien

Jetzt können Sie Ihre Dokumente in die einzelnen Ordner kopieren oder sie dort speichern. Am besten beginnen Sie mit allen Dokumenten, die Sie in digitaler Form haben. Kopieren Sie alle Dateien auf Ihrem Computer, auf einer externen Festplatte und auf mobilen Geräten in das zukünftige digitale Ablagesystem. Haben Sie Dokumentanhänge in Ihrem E-Mail-Posteingang, die Sie noch nicht systematisch gespeichert haben? Fügen Sie diese ebenfalls dem Dateisystem hinzu. 
 
Erst dann sollten Sie sich den Dokumenten in Papierform widmen. Scannen Sie diese Dokumente, einen Ordner nach dem anderen. Beginnen Sie beispielsweise mit den Rechnungen und kümmern Sie sich dann um die anderen Dokumenttypen.

4. Maximieren Sie die Effizienz: Digitalisieren Sie alle Dokumente

Legen Sie alle neuen Dokumente direkt in digitaler Form ab – so können Sie sie später leicht wiederfinden. 
 
Wenn Sie sich für digitales Dokumentenmanagement entscheiden, sollten Sie nach und nach ganz auf physische Dokumente verzichten. Es ist unvermeidlich, dass Sie weiterhin einzelne Rechnungen und andere Dokumente auf Papier erhalten. Ein Beispiel dafür sind Quittungen aus dem Einzelhandel. Digitalisieren Sie diese sofort. Sie können dafür verschiedene Softwareprogramme verwenden, eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht die Digitalisierung von Kassenbelegen. 
 
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass ein solches Buchhaltungsprogramm die Daten automatisch in Ihr Finanzbuchhaltungssystem eingibt.

5. Denken Sie an zuverlässigen Schutz für Ihre Daten

Mit der Digitalisierung der Dokumentenablage steigern Sie Ihre Effizienz und senken Sie Ihre Kosten. Bedenken Sie aber, dass Sie Ihre Dateien sorgfältig schützen müssen. Ein Datenverlust kann verheerende Folgen für Ihr Unternehmen haben; mit regelmäßigen Sicherheitskopien können Sie dies verhindern.  
 
Eine andere Gefahr ist das Hacken; mit effektiven Schutzmaßnahmen können Sie den Zugriff durch unbefugte Dritte verhindern.

6. Organisieren und verwalten Sie die Zugriffsrechte für Ordner

Zugriffsrechte sollten klar und transparent sein. Erlauben Sie Zugriff nur dann, wenn die Mitarbeitende ihn für ihre Arbeit benötigen. Andernfalls besteht die Gefahr von Datenlecks und Datenschutzverstößen.

7. Lassen Sie sich von einem professionellen Anbieter von Dokumentenmanagement unterstützen

Die Digitalisierung der Dokumentenablage ist ein komplexer Prozess, wie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt. Doch Sie sind nicht allein: Lassen Sie sich von Fachleuten unterstützen. Dienstleister wie Ricoh bieten Ihnen hochwertige Softwarelösungen für die digitale Dokumentenablage und unterstützen Ihre Digitalisierung aktiv mit ihrem Fachwissen.

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