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Viele Unternehmen hinken im Bereich der Digitalisierung noch immer hinterher. Dabei sind die Möglichkeiten und Chancen in der aktuellen Zeit von entscheidender Bedeutung, damit Betriebe auf Dauer am Markt bleiben können. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten sich Ihnen durch die Digitalisierung bieten und wie Ihr Unternehmen von diesen profitiert.

1. Grundlegende Transformation des Unternehmens als Herausforderung

Grundlegende Transformation des Unternehmens als Herausforderung

Die aktuellen Möglichkeiten und die Corona bedingte Situation bieten ideale Chancen, mit der Digitalisierung durchzustarten. Wie nie zuvor ergibt sich die Gelegenheit digitale Maßnahmen in einem Schwung zu implementieren und diese direkt effektiv zu nutzen. 
Je größer die geplanten Veränderungen sind, umso mehr Zeit sollten Sie allerdings auch zur Schulung der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einkalkulieren. So können Sie zeitnah von den neuen Möglichkeiten profitieren und diese werden nicht zu ungenutzten Potentialen.  

2. Kleinschrittige Änderung erlauben einfache Übergänge

Nicht jedes Unternehmen kann sofort eine vollständige Umstellung auf digitale Prozesse vollziehen. Daher empfehlen wir, Schritt-für-Schritt vorzugehen und Veränderungen zu priorisieren. Zunächst einmal ist der Bereich vorzuziehen, welcher das größte Potenzial bietet. 
Denken Sie bei der schrittweisen Umsetzung an einheitliche Standards, sodass die Übergänge fließend und dauerhaft implementiert werden können. So bleibt kein Teil des Unternehmens bei der Digitalisierung zurück.

3. Standardprogramme für mehr Einheitlichkeit

Standardprogramme für mehr Einheitlichkeit

Die Standardisierung von Programmen ist in vielen Firmen noch immer nicht gegeben. Dies liegt unter anderem daran, dass in den verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden. Doch damit werden unnötige Barrieren geschaffen, welche der weiteren Entwicklung im Wege stehen. 
Die Suche nach einheitlichen Standards ist somit ein Weg zu mehr Transparenz und langfristig auch zu mehr Erfolg. Das dies nicht immer einfach ist, lässt sich nicht von der Hand weisen. Doch ein gutes Digitalisierungskonzept lässt sich nur durch einheitliche Datenhaltung und Integration verschiedener Systeme verwirklichen.

4. Papierloses Büro - Daten zentralisieren und digitalisieren

Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung ist die Zentralisierung von Informationen. Über verschiedene Tools lässt sich sowohl der Zugang zu den Informationen als auch deren Aufbereitung und Präsentation organisieren und strukturieren. Dies ist wichtig, damit Unternehmen effizienter arbeiten können. 

Denn die sonst üblichen Datensilos in einzelnen Abteilungen und Unternehmensbereichen sorgen häufig für Verzögerungen und ein Gerangel um Kompetenzen. Je digitaler ein Unternehmen ist, umso besser und einfacher müssen alle relevanten Informationen verfügbar sein.

5. Digitale Zusammenarbeit fördern

Digitale Zusammenarbeit fördern

Teams, die remote und aus dem Home-Office arbeiten, profitieren nicht nur von einem zentralen Zugriff auf alle Daten. Auch der Austausch mit den Teammitgliedern ist wichtig, um die Motivation und Produktivität zu steigern. Digitale Kommunikationstools ermöglichen Ihnen das einfach Abhalten von Online-Meetings oder eine schnelle Nachfrage per Chat. 

Dadurch bleibt Ihre Belegschaft stets informiert und Aufgaben können zeitnah erledigt werden. Gleichzeitig wird das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen gestärkt, wenn sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter virtuell sehen können."

6. Prozesse automatisieren

Haben Sie Ihre Dokumente digitalisiert, können Sie auch Ihre Prozesse automatisieren. Dadurch sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, auch mögliche Fehlerquellen können aus dem Weg geräumt werden. 
Einen guten Einstieg in die Workflow-Automatisierung bietet der Rechnungseingang. Werden die Rechnungen digital erfasst, können Sie direkt vom System geprüft werden. Dadurch wird beispielsweise direkt abgeglichen, ob die Pflichtangaben vorhanden sind und der Bestellbezug zugeordnet. Die Rechnung kann dann zur Buchung automatisch dem zuständigen Nutzer zugewiesen werden.

Change-Management als Erfolgsfaktor

Die Digitalisierung eines gesamten Unternehmens gelingt nicht an einem Tag. Wenn Sie jedoch Schritt-für-Schritt vorgehen, können Sie in einigen Bereichen schnelle Erfolge erzielen. Dabei ist eine Kultur des Wandels von großem Vorteil. Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Transformationsprozess mit ein. Zeigen Sie auf, inwiefern neue Tools und Prozesse Mehrwerte bieten. In einem Unternehmensklima, das offen für Veränderungen ist, gelingt die Digitalisierung spielend leicht!


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