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5 Grundlagen zur Archivierung von digitalen Personalakten

Vielen Arbeitgebern sind Personalakten ein Dorn im Auge. Sie müssen verwahrt und auf dem aktuellen Stand gehalten werden, bevor man sie nach einiger Zeit entsorgen kann. Der Verwaltungsaufwand ist groß und entspricht kaum der Führung eines modernen Betriebs. Die Übersicht ist schnell verloren, und schon bald stapeln sich die Papierakten im Büro. Vor allem für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) bietet die Digitalisierung große Vorteile und die Chance, Kundinnen und Kunden enger an sich zu binden und die Zufriedenheit der Belegschaft zu erhöhen.

Was ist eine Personalakte?

Grundlagen zur Archivierung von digitalen Personalakten

Die Personalakte umfasst Informationen zum Arbeitsverhältnis einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiter. Dazu zählen unter anderem Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnisse. Private Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Personalakten zu führen. Entscheidet sich eine Firma jedoch dafür, Personalakten zu führen, sollten diese möglichst genau und vollständig sein. Ob die Personalakten digital oder in Papierform geführt werden, bleibt dem Arbeitgeber überlassen.

Für digitale Personalakten gelten dieselben Regeln wie für Papierakten. Bereits bestehende Papierakten müssen demnach vollständig digitalisiert werden, was einen hohen Arbeitsaufwand bedeuten kann. Dennoch bringt die digitale Personalakte zahlreiche Vorteile mit sich. Sie soll den Workflow optimieren und die Verwaltung erleichtern und beschleunigen.

Woraus besteht die digitale Personalakte?

Grundlagen zur Archivierung von digitalen Personalakten

Bei den in der digitalen Personalakte enthaltenen Dokumenten kann es sich um digitalisierte Papierdokumente oder digitale Dokumente handeln. Bei der Digitalisierung von Papierakten wird sowohl der Text durchsuchbar gemacht als auch Keywords zu Fotos hinzugefügt. Da es sich um eine langwierige Aufgabe handelt, lagern viele Betriebe die Digitalisierung aus. Spezielle Dienstleister wie Ricoh (https://workplace.ricoh.de/jetzt-digitalisieren/hr) sorgen dafür, dass der Übergang von der Papierakte zur digitalen Personalakte reibungslos verläuft.

Was muss man beim Digitalisieren von Personalakten beachten?

Da sich die meisten Arbeitgeber nach der Digitalisierung der Personalakten nicht weiter mit Papierbergen herumschlagen möchten, vernichten viele Betriebe umgehend die Papierakten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In der Regel ist dies gestattet und mit keinerlei Risiken in Bezug auf den Datenschutz verbunden. Allerdings gibt es einen Haken: Bestimmte Dokumente sollten bei der Archivierung aufbewahrt werden. Dies gilt beispielsweise für Arbeitsverträge.

Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte

Vor allem die Effizienz spielt bei der Digitalisierung von Personalakten eine wichtige Rolle. Abläufe wie die Verwaltung und Archivierung sind automatisiert. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe bedeutet dies Entlastung und Kostenersparnis. Das Notwendigkeit nach einem Archivraum entfällt, da sämtliche Daten nun elektronisch abrufbar sind. Zudem bietet die digitale Personalakte mehr Transparenz, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre persönliche Akte haben können.

Doch es gibt auch Nachteile: Dazu zählen die erhöhten Datenschutzanforderungen. Neben einer geeigneten Software zur Digitalisierung der Papierakten sollten Betriebe auch einen Datenschutzbeauftragten einbinden. Der Übergang von Papierakten zu digitalen Personalakten ist zudem mit Kosten verbunden. Betriebe haben die Möglichkeit, die Software zu kaufen oder diese in einer Cloud zu verwenden.  Im E-Book "Papierlos in 90 Tagen" (https://workplace.ricoh.de/papierlos-90-tage) erfahren Sie die Grundlagen zum Übergang von Papierakten zu digitalen Akten und wie man diese Umstellung am besten angeht.

Fazit

Die Umstellung von Papierakten auf digitale Personalakten ist derzeit aktueller denn je. Immer mehr kleine und mittelständische Betriebe entscheiden sich für die Führung digitaler Personalakten, da auf diese Weise Kosten gespart und Arbeitsprozesse wie die Archivierung effizienter gestaltet werden können. Dabei müssen jedoch einige wichtige gesetzliche Regelungen beachten werden. Deshalb lohnt es sich, einen Datenschutzbeauftragten einzuspannen. Beim Übergang zur digitalen Personalakte spielen Software und Software-Dienstleister eine vorrangige Rolle. Die Anschaffung entsprechender Software ist zwar mit Anfangskosten verbunden, die sich jedoch langfristig auszahlen.

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SaaS in der Cloud: flexibles Dokumentenmanagement mit minimalem Aufwand

Lange Zeit dominierten On Premises-Softwarelösungen die Unternehmen. Betriebe erwarben Lizenzen der jeweiligen Programme und installierten diese lokal auf Rechnern oder firmeneigenen Servern. 

Dokumentenmanagement - On Premises oder Cloud?

Software as a Service (SaaS) verdrängt dieses Modell. Hierbei verbleibt die Software auf den Servern des Anbieters – Nutzerinnen und Nutzer können auf das System über die Cloud zugreifen. Diese Entwicklung beruht auf einigen Vorteilen der Cloud. Von diesen können Sie insbesondere im Bereich Dokumentenmanagement profitieren. Die wichtigsten Pluspunkte sind:

  • Einsparungen und geringere Kostenrisiken
  • niedriger IT-Aufwand
  • ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
  • Datensicherheit

Einsparungen und geringere Kostenrisiken durch SaaS-Lösungen

Bei On Premises erwerben Sie die Nutzungsrechte für eine Software mit einem einmalig anfallenden Preis - die Anschaffungskosten sind hoch, entsprechend groß ist das Investitionsrisiko. Mit DMS Systemen in der Cloud minimieren Sie diese Gefahr. Der jeweilige Anbieter stellt Ihnen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf seinen Servern zur Verfügung. Hierfür zahlen Sie einen transparenten monatlichen Preis. Sie bleiben flexibel und können jederzeit unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist wechseln.

Dieses SaaS-Modell schlägt sich darüber hinaus positiv in Ihrer Bilanz nieder: Sie vermeiden enorme Einmalkosten - Ihre Liquidität und Ihre Eigenkapitalquote bleiben unverändert hoch. Das gewährleistet Ihre finanzielle Handlungsfreiheit.

Dokumentenmanagement - On Premises oder Cloud?

Als vorteilhaft erweist sich auch, dass Sie bei der Cloud Variante in der Regel einen All-inclusive-Tarif vereinbaren. Serviceleistungen wie der Support, die Wartung und Updates sind im monatlichen Preis inbegriffen. Das erhöht Ihre Planungssicherheit zusätzlich. Außerdem ist der Dienstleister für die technische Funktionsfähigkeit verantwortlich, weshalb er die damit einhergehenden finanziellen Risiken trägt. Als Kundin oder Kunde müssen Sie keine überraschenden Mehrkosten befürchten.

Niedriger IT-Aufwand durch Cloud-Services

Bei On Premises-Lösungen sehen sich Unternehmen mit einem erheblichen IT-Aufwand konfrontiert. Eigene IT-Fachkräfte müssen die Software an die individuellen Anforderungen anpassen, Wartungsarbeiten durchführen und sich um die Sicherheit des Firmenservers kümmern. Diese Aufgaben können Sie durch SaaS outsourcen. 

Somit können Sie sich vollständig auf Ihr eigentliches Geschäft fokussieren. Der Aufwand in Ihrer IT-Abteilung ist erheblich geringer.

Ortsunabhängiger Zugriff auf Daten

Im Zuge der Coronakrise hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Auch nach der Pandemie wird der Trend zum flexiblen Arbeiten anhalten: Viele Unternehmen und Belegschaften haben die Vorzüge der Heimarbeit erkannt. Ein digitales Dokumentenmanagement in der Cloud ist hierfür eine zentrale Voraussetzung.

Während Sie sich mit On Premises-Lösungen an die Infrastruktur am Firmensitz binden, können Sie auf Daten und Dokumente in der Cloud ortsunabhängig zugreifen. Es reicht, wenn Sie sich mit einem Passwort, einem Fingerabdruck oder einem anderen Sicherheitsmechanismus identifizieren.

Beschäftigte im Unternehmen erfüllen mit Cloud-Lösungen problemlos ihre Aufgaben. Dasselbe gilt für Angestellte und Selbstständige, die unter anderem im Zug oder bei einem Außentermin arbeiten.

Mit einer umfassenden Digitalisierung gewinnen Sie an Effizienz

Für viele Unternehmen ist ein digitales Dokumentenmanagement der erste Schritt zu einer tiefgreifenden Digitalisierung. Mit einem ganzheitlichen DMS gestalten Sie sämtliche Betriebsabläufe effizienter. Die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte entlastet Ihre Belegschaft.

Außerdem sorgt die übersichtliche Archivierung von Dateien in der Cloud für ein schnelles Auffinden. Ein geräumiges Archiv am Firmensitz benötigen Sie nicht mehr - die entsprechenden Räume können Sie sinnvoller nutzen!

So erkennen Sie einen empfehlenswerten SaaS- und Cloud-Anbieter

Der Markt für digitale DMS-Systeme wächst rasant - als Unternehmen verfügen Sie über eine große Auswahl. Treffen Sie Ihre Entscheidung für einen Dienstleister aber mit Bedacht. Bei der Digitalisierung müssen Sie sich auf die Kompetenz Ihres Anbieters verlassen können. Wichtig ist auch, dass er die Cloud umfassend vor Hackerangriffen und anderen Gefahren wie einem Brand schützt.

Testen Sie die maßgeschneiderte SaaS-Lösung in der Cloud unverbindlich!

Der Trend im Dokumentenmanagement ist eindeutig: SaaS in der Cloud gewinnt aus nachvollziehbaren Gründen an Beliebtheit. Mit der Digitallösung von Ricoh wählen Sie eine leistungsstarke Software in einer sicheren Cloud. Testen Sie das Angebot 30 Tage lang unverbindlich.


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