10 Schritte zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems
Mittelständische Unternehmen profitieren in mehrfacher Hinsicht von einer Digitalisierung ihrer Dokumentenverwaltung. Sie gestalten ihre Betriebsabläufe effizienter, sparen beim Personalaufwand und bei den Ausgaben für Papier sowie der Archivierung. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems kann eine Herausforderung darstellen. Mit einem systematischen Vorgehen vermeiden Sie Probleme. Die folgenden zehn Schritte zur Einführung verhelfen Ihrem Digitalisierungsprojekt zum Erfolg!
1. Die Beteiligten überzeugen und Fachabteilungen einbeziehen
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems handelt es sich um ein komplexes und umfangreiches Projekt, das die Arbeit zahlreicher Kollegen verändert. Schaffen Sie frühzeitig einen Teamgeist und binden Sie sämtliche beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Abteilungen ein. Nutzen Sie deren Know-how und lassen Sie es in die Projektvorbereitung einfließen.
2. Umfassende Bestandsaufnahme des Ist-Zustands
Die Basis einer fundierten Projektplanung bildet eine ausführliche Ist-Analyse:
- Mit welchen Dokumenten arbeiten Sie in Ihrer Firma?
- Wie erfolgen momentan die Verarbeitungs-, Kommunikations- und Archivierungsprozesse?
- Welchen Optimierungsbedarf identifizieren Sie?
Listen Sie alle Punkte ausführlich auf und erstellen Sie eine Checkliste.
3. Entwicklung von Zielstellungen
Die Ist-Analyse ist das Fundament, auf dem Sie detaillierte Ziele für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems definieren. Formulieren Sie, welche Dokumentenarten Sie digitalisieren und wie Sie den Informationsfluss im Unternehmen gestalten wollen.
Wichtig ist auch die Frage, welche Abteilungen und Personen Zugriff auf die Dokumente haben sollen. Denken Sie dabei an Kriterien wie Arbeitseffizienz, Datenschutz und Informationssicherheit. Setzen Sie darüber hinaus Prioritäten.
Bei der Digitalisierung oder Dokumentenverwaltung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Legen Sie fest, mit welchen Prozessen Sie beginnen wollen.
4. Etablierte IT-Profis als Partner wählen
Die Ist-Analyse und die Zieldefinition sind die wesentlichen Grundlagen, um Angebote für eine Software und die IT-Unterstützung einzuholen. Für mittelständische Unternehmen empfiehlt sich oft ein All-inclusive-Paket mit umfangreichem Service von der Planung über die Installation bis zum Support.
Der Preis ist ein relevanter Faktor, machen Sie Ihre Entscheidung jedoch nicht allein davon abhängig. Als Unternehmen müssen Sie sich auf einen reibungslosen Ablauf und eine einfache Handhabung der DMS Software verlassen können. Achten Sie insbesondere darauf, dass ein IT-Dienstleister ausreichend Erfahrung aufweist und eine intensive Projektbetreuung garantiert.
5. Schulungen für die Belegschaft organisieren und durchführen
Wenn Sie Ihre Schritte zur Einführung der digitalen Dokumentenverwaltung planen, sollten Sie an die erforderlichen Qualifizierungen Ihrer Belegschaft denken. Im Idealfall können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Software direkt mit der Einführung bedienen. Dadurch schaffen Sie schnell Effizienz.
Investieren Sie in hochwertige Schulungen und Workshops. Bestenfalls bietet Ihr IT-Dienstleister praxisnahe Fortbildungen an. Ricoh bietet beispielsweise maßgeschneiderte Trainingsprogramme für Ihren Betrieb.
6. Die konkrete Umsetzung: Einführung der DMS Software
Die vorbereitenden Schritte zur Einführung haben Sie gemeistert, nun kommt der große Moment: IT-Spezialistinnen und IT-Spezialisten rollen die Software aus, Ihre Belegschaft kann die digitalen Anwendungen nutzen. Die Schulungen zuvor sollten sie in die Lage versetzen, die Funktionen zu verstehen und bedienen zu können.
Dennoch wird es Nachfragen und manche Probleme geben, das ist bei so einer umfassenden Umstellung normal. Die Projektverantwortlichen in Ihrer Firma sollten hierfür ausreichend Zeit haben. Insbesondere bei kleineren Problemen ist die schnelle Unterstützung vor Ort wichtig.
7. Implementierung des Dokumentenmanagements-Systems eng begleiten
Die Digitalisierung Ihrer Dokumentenverwaltung ist gewöhnlich ein mittel- bis langfristiger Prozess. Manchmal erweist sich erst in der Praxis, wo zusätzlicher Optimierungsbedarf besteht. Einzelne Zieldefinitionen waren zum Beispiel zu unpräzise definiert, die Verwirklichung stößt auf manche überraschenden Probleme. Sammeln Sie die Erfahrungen Ihrer Abteilungen und Angestellten systematisch!
8. Review-Workshops und Co.: Feedback Runde
Ein wertvoller Beitrag für die systematische Projektbegleitung sind Review-Workshops und ähnliche Veranstaltungen, bei denen Sie gezielt das Feedback Ihrer Belegschaft einholen. Im Alltag geht vieles unter. Es taucht zum Beispiel eine Problematik auf oder jemand hat einen Verbesserungsvorschlag, vergisst dann aber das Weiterleiten. Mit Review-Workshops nutzen Sie effizient die Praxiserfahrungen Ihres Teams.
9. Digitalisierungsprozesse nach und nach ausweiten
Viele mittelständische Unternehmen entscheiden sich für eine etappenweise Digitalisierung der Dokumentenverwaltung. Das ermöglicht eine übersichtliche Umsetzung und ein besseres Controlling. Die Implementierungsprozesse erfolgen über längere Zeiträume. Die Organisation von Schulungen und weitere Aufgaben sind über mehrere Monate oder Jahre ein ständiger Begleiter der internen Firmenabläufe. Daher ist eine vorausschauende Planung essentiell!
10. Dauerhaftes Projektmanagement: Controlling und Anpassung
Begreifen Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumentenverwaltung als langfristiges Projekt. Technische Möglichkeiten können sich genauso wie Ihre individuellen Anforderungen ändern. Prüfen Sie deshalb konsequent, inwieweit Ihr aktuelles Dokumentenmanagement-System den Aufgaben entspricht.
Ricoh unterstützt bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems
Komplexe Digitalisierungsprozesse setzen Expertise und Erfahrung voraus. Arbeiten Sie deshalb mit einem renommierten IT-Dienstleister zusammen. Ricoh ist ein bundesweiter Spezialist für die Digitalisierung der Arbeitswelt. Kontaktieren Sie uns, lassen Sie sich gründlich beraten und ein unverbindliches Angebot unterbreiten!
DMS-Software implementieren: Investition zahlt sich dauerhaft aus
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