Workflows optimieren mit cloudbasierter Automatisierung

Von Liz Gilmour, Solutions Sales Consultant, Graphic Communications Group, Ricoh Europe    

Wie können Druckdienstleister mit cloudbasierter Workflow-Automatisierung ihre Effizienz steigern und wettbewerbsfähig bleiben?

Die Druckindustrie steht an einem Wendepunkt. Die Nachfrage nach Geschwindigkeit dominiert zunehmend die Produktion: Laut dem drupa Horizon Report werden bereits 48 % der Digitaldruckaufträge von kommerziellen Druckdienstleistern mit einer Vorlaufzeit von weniger als 48 Stunden abgewickelt.

Gleichzeitig verfügen jedoch nur 54 % der Betriebe über eine automatisierte Druckvorstufe, lediglich 35 % über automatisierte Druck- und Weiterverarbeitungssysteme – und nur 13 % über vollständig integrierte End-to-End-JDF-Workflows. Unsere eigene Studie „The Automation Gap” zeigt: Obwohl fast 80 % der Unternehmen den Bedarf an Automatisierung zur Effizienzsteigerung erkennen, arbeiten über die Hälfte (52 %) weiterhin mit veralteten manuellen Prozessen. Angesichts dieser Lücke ist jetzt der richtige Zeitpunkt für Druckdienstleister (Print Service Provider), in Workflow-Automatisierung zu investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dieser erste Beitrag einer dreiteiligen Blogserie beleuchtet cloudbasierte Automatisierung. Die folgenden Beiträge werden sich mit datengetriebener und prozessorientierter Automatisierung befassen – und deren Einfluss auf aktuelle Markttrends.

Wir beginnen die Reihe mit der cloudbasierten Automatisierung, da sie sich in den letzten Jahren als flexibelster und skalierbarster Ansatz zur Effizienzsteigerung etabliert hat. Cloudbasierte Automatisierung beginnt beim Kunden des Druckdienstleisters mit einer Lösung für die Auftragserteilung und dient als Einstiegspunkt in automatisierte Workflows - vom Auftragseingang über die Druckvorstufe bis zur Druckerwarteschlange, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Neben der Berücksichtigung der zuvor identifizierten marktprägenden Trends kann die Workflow-Automatisierung der Branche auch dabei helfen, folgende Herausforderungen zu bewältigen:

Fachkräftemangel
Viele Druckdienstleister kämpfen mit einem Mangel an qualifiziertem Personal, was zu Engpässen, längeren Durchlaufzeiten und eingeschränktem Serviceangebot führt. Durch Automatisierung – von der Auftragserfassung bis zur Produktion – werden manuelle Eingriffe reduziert und Engpässe beseitigt. So lassen sich Prozesse verschlanken, Produktionszeiten verkürzen und der Bedarf an Spezialwissen minimieren.

Kundenerwartungen
Moderne Kunden erwarten schnellen Service, hochwertige Druckprodukte und Lösungen, die ihre Nachhaltigkeitsziele unterstützen. Mit Technologien wie 24/7-Online-Auftragserfassung und automatisierten Status-Updates können Druckdienstleister ihren Service verbessern. Automatisiertes Farbmanagement- und variabler Datendruck vereinfachen komplexe Prozesse. Zudem unterstützt On-Demand-Digitaldruck nachhaltige Ziele durch weniger Makulatur, geringere Transportkosten und reduzierte Lagerhaltung.

Geringe Margen
In einem preisgetriebenen Markt ist der Schutz der Margen entscheidend. Workflow-Automatisierung hilft, manuelle und kostenintensive Prozessschritte zu minimieren. So lassen sich Kosten senken, Effizienz steigern und finanzielle Stabilität sichern.

Trotz dieser Vorteile ist End-to-End-Automatisierung noch wenig verbreitet. Laut Drupa Report sehen 38 % der Druckereien Automatisierung als Priorität – aber nur 22 % der Anbieter erfüllen diese Nachfrage. Ricoh hat diese Lücke erkannt und setzt gezielt auf cloudbasierte Lösungen, die direkt beim Kunden ansetzen. Tatsächlich zeichnet sich in der Branche ein Wandel hin zu einer Zukunft ab, in der es weniger um Hardware und mehr um Software geht. Durch die Bereitstellung eines Online-Portals, über das ihre Kunden rund um die Uhr Aufträge einreichen können, können Druckdienstleister den Onboarding-Prozess optimieren und manuelle Arbeitsschritte eliminieren. Diese Dateien werden dann nahtlos in die Vorstufen-Workflows integriert – inklusive automatisierter Job-Ticket-Erstellung, Preflighting, Ausschießen und Medienauswahl. So gelangen druckfertige Dateien direkt in die Warteschlange – schneller, effizienter, kostengünstiger.

Die Vorteile gehen über die Automatisierung hinaus. Druckdienstleister können auch Online-Kataloge für Standard-Produkte, individualisierbare Vorlagen und komplette E-Commerce-Lösungen anbieten – alles auf Basis derselben automatisierten Workflows. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern erschließt auch neue Umsatzpotenziale. Die Zukunft des Druckens liegt in intelligenteren, softwaregesteuerten Lösungen. Nirgendwo trifft dies mehr zu als in der cloudbasierten Automatisierung. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu investieren. Sprechen Sie mit unseren Expert:innen, um mehr zu erfahren.