Podcast Behörden Spiegel mit Ricoh und der Stadt Offenbach – Digitale Transformation des öffentlichen Sektors
Mit Nicole Schneider, Director Strategy Enterprise Market bei Ricoh Deutschland und Clemens Mickler, dem Leiter des Ausländeramts der Stadt Offenbach, sprechen wir über die Vorzüge und Herausforderungen der digitalen Transformation der Verwaltungslandschaft.
Herzlich Willkommen Nicole Schneider, Director Strategy Enterprise Market bei Ricoh Deutschland und Clemens Mickler, Leiter des Ausländeramtes der Stadt Offenbach zu einer neuen Folge unseres Podcasts Behörden Spiegel Insider Stichwort. Heute sprechen wir gemeinsam über die digitale Transformation des öffentlichen Sektors und die Herausforderungen, denen sich Behörden dabei stellen müssen. Herr Mickler, können Sie kurz erläutern, wie Sie die Digitalisierung in ihrer Behörde angegangen sind?
Die größte Herausforderung für Behörden ist die Reduzierung der papierbasierten Arbeit. Ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation des öffentlichen Sektors ist also die Digitalisierung der bereits vorhandenen Akten. Das klingt im ersten Moment relativ banal, ist aber mit einem großen und vor allem logistischen Aufwand verbunden. Allein bei uns im Ausländeramt der Stadt Offenbach mussten 23.000 Akten mit ca. 3,8 Millionen Seiten digitalisiert werden. Diese Aufgabe war für uns nicht darstellbar. Gleichzeitig war uns aber klar, dass wir uns als Behörde auch im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes digitaler aufstellen müssen. Und dafür war das Scannen der Bestandsakten eine Grundvoraussetzung. Da diese Aufgabe für uns weder zeitlich noch personell zu bewältigen war, haben wir nach einem geeigneten Technologiepartner gesucht, der uns hier schnell, sicher und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten unterstützen kann. Hier kam Ricoh ins Spiel.
Frau Schneider, warum ist die Digitalisierung von Akten für den öffentlichen Sektor so wichtig und wie konnte Ricoh das Ausländeramt der Stadt Offenbach unterstützen?
Die digitale Akte ist der erste Schritt für Behörden, um sich für die Zukunft gut aufzustellen, ihre Effizienz zu steigern, bürgernah zu bleiben und zugleich neue Arbeitsmodelle wie Hybrid Work zu ermöglichen. Für eine digitale Zukunft ist es daher unerlässlich, dass Behörden diesen Schritt gehen. Sich hier mit einem Technologiepartner zusammenzutun, war für das Ausländeramt der Stadt Offenbach die richtige Entscheidung, da die Digitalisierung der Akten intern nicht umsetzbar war. Herr Mickler hat ja gerade von den Mengen an Papierakten gesprochen, die zu bewältigen waren. Diese mussten im Rahmen des ersetzenden Scannens nach dem E-Government-Gesetz mit TR-RESISCAN gescannt und anschließend ebenfalls gesetzeskonform vernichtet werden. Ricoh war in der Lage, dieses Projekt innerhalb von drei Monaten umzusetzen - dies beinhaltete die Abholung der Akten, das Scannen, die Durchführung des Projektes nach den Vorgaben der Behörde und die Wahrung der Sicherheit der sensiblen Daten sowohl beim Transport als auch beim Scannen selbst und am Lagerort im Scan-Center. Für die Behörde entstand kein Mehraufwand. Die gescannten PDFs wurden auf einem Server gesammelt und in einem Datenpaket übergeben. Die Akten können nun nach Namen, Vorgangsnummer, Datum und weiteren Merkmalen gefiltert werden, was wiederum die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter steigert. Aus diesem ersten Projekt hat sich eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickelt, die bis heute Bestand hat.
Herr Mickler, wie haben Sie den Prozess bewertet und welche Vorteile haben sich durch die Digitalisierung der Akten ergeben?
Die Zusammenarbeit mit Ricoh verlief damals wie heute reibungslos, zumal das Thema Sicherheit großgeschrieben wird. Unsere Akten sind vertrauliche Dokumente mit zum Teil hochsensiblen Daten, die nicht in falsche Hände geraten dürfen. Der richtige Umgang erfordert Datenschutzbewusstsein und eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird. Ricoh hat viel Erfahrung mit der Digitalisierung von Dokumenten in Behörden und hat gemeinsam mit uns ein optimales Fachkonzept nach den entsprechenden Anforderungen erarbeitet.
Die gute Zusammenarbeit war wichtig, denn wir sprechen hier von einem Prozess, der öffentliche Einrichtungen mit begrenzten Ressourcen an ihre Grenzen bringen kann. Deshalb ist es für Behörden im ersten Schritt wichtig zu prüfen, ob es bereits Rahmenverträge für Digitalisierungsmaßnahmen oder Fördermöglichkeiten für die digitalen Transformation des jeweiligen Bundeslandes gibt. Durch die Digitalisierung der Papierakten können wir benötigte Informationen schneller finden und mobiles Arbeiten wird erleichtert. Insgesamt konnten wir erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen, einerseits durch effektiveres und schnelleres Arbeiten, andererseits durch die Nutzung der bisherigen Lagerflächen für die Papierakten für andere Zwecke. Darüber hinaus konnten wir durch die Digitalisierung der Akten weitere Digitalisierungsmaßnahmen einführen, wie zum Beispiel die Integration eines Robotic Process Automation Tools, das uns ebenfalls die Arbeit erleichtert. So können wir weitere Schritte in Richtung Digitalisierung gehen und unsere Behörde zukunftsfähig machen.
Die rund fünfminütige Folge ist sowohl auf Spotify als auch auf der Website des Behörden Spiegels zu hören.