Kleine Unternehmen erhalten mehr Flexibilität und Sicherheit durch einen neuen Ansatz für das Drucken
Bleiben Sie flexibel und bauen Sie auf eine stärkere digitale Zukunft, indem Sie über das traditionelle Drucken hinausschauen
Für ein kleines Unternehmen ist es wichtig, dass die Technologie, in die Sie investieren, ihren Zweck erfüllt. All dies kann von dem ablenken, was am wichtigsten ist: dem Wachstum Ihres Unternehmens.
In diesem Zusammenhang ist es verständlich, dass man sich einfach nur einen funktionierenden Drucker wünscht, mit dem man drucken, scannen und kopieren kann. Aber ist das wirklich ein Mehrwert für Ihr Unternehmen? Wie wäre es, wenn Sie Drucker hätten, die flexibleres Arbeiten ermöglichen und einen optimierten digitalen Dokumenten-Workflow schaffen, ohne dass Sie dafür viel Geld ausgeben müssen?
Ein neuer Ansatz für das Drucken ermöglicht es Unternehmen, ihre Druckprozesse und Workflows zu optimieren, die Produktivität zu steigern, die Flexibilität zu erhöhen, die Sicherheit zu verbessern und die Kosten zu senken. Der Wechsel zu einem „verwalteten“ Vertrag ist auf die Zeit- und Ressourcenprobleme kleiner Unternehmen zugeschnitten und bietet einen Grad an Vorhersehbarkeit und Serviceunterstützung, der normalerweise nur größeren Unternehmen vorbehalten ist.
Was sind Managed Print Solutions?
Wie jede wichtige Technologie in Ihrem Unternehmen bringen auch Drucker einen gewissen Verwaltungsaufwand mit sich. Jemand muss das Gerät einrichten, bei einem Defekt den Support organisieren und rechtzeitig Papier, Toner und andere Verbrauchsmaterialien kaufen, bevor sie zur Neige gehen. Durch das Angebot des Remote-Geräte-Managements können Druckerkonfigurationen, automatische Tonerbestellung und ein intelligenter Remote-Support direkt durch den Druckdienstleister durchgeführt werden. Somit erledigt der Dienstleister für Sie die gesamte Arbeit, was für Sie zudem in einem Miet- oder Leasingvertrag zusammenfasst wird. Dies bezeichnen wir als „Managed Print“. Das bedeutet, dass der Toner nicht mehr beim Drucken eines wichtigen Dokuments ausgeht, dass die Wartung nicht mehr von jemandem durchgeführt werden muss, dessen Zeit besser für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann, und natürlich auch eine bessere Kostenkontrolle.
Einige Lösungen gehen noch weiter und können auch die Digitalisierungsbemühungen Ihres Unternehmens unterstützen, indem sie die Prozesse für gescannte Dokumente vereinfachen oder Routineaufgaben automatisieren und so zur Entlastung beitragen. Indem Sie das Drucken in die Cloud verlagern, stellen Sie sicher, dass die Dokumente für alle Mitglieder Ihres Teams überall und sicher zugänglich sind.
1. Managed Print Solutions sparen Zeit
Der Tag hat nie genug Stunden. Mit Managed Print gewinnen Sie Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – damit ist es die praktische Wahl für Kleinunternehmer.
Installation und Konfiguration werden von einem Mitarbeitenden durchgeführt, der zu Ihnen kommt und das Gerät vor Ort sowohl mit der Cloud als auch mit Ihren internen Systemen verbindet. Für die regelmäßige Wartung brauchen Sie keine Drittanbieter oder Offshore-Callcenter mehr, sondern nur noch den freundlichen, fachkundigen Ricoh-Support vor Ort, genau dann, wenn Sie ihn brauchen. Neben der Wartung erhalten Sie auch intelligenten Remote-Support und Berichte, die Aufschluss darüber geben, wie Ihre Drucker genutzt werden, sodass Sie Ihre Ressourcen entsprechend Ihrem Bedarf neu organisieren können. Außerdem können Sie Toner, Papier und Verbrauchsmaterialien in Ihren Vertrag aufnehmen und automatisch bestellen lassen, sodass Ihnen nie wieder etwas ausgehen wird.
2. Mühelose Migration Ihrer gescannten Dokumente in die Cloud
Managed Print reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, der mit dem Besitz von Geräten verbunden ist, sondern kann auch dazu beitragen, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, indem Dokumente digitalisiert und Prozesse automatisiert werden, um die Flexibilität zu erhöhen, neue Arbeitsweisen zu ermöglichen und weiter Zeit und Geld zu sparen. Durch den Zugang zu den neuesten cloud-fähigen Geräten und Anwendungen können Dokumente an der Quelle digitalisiert werden, wodurch Informationen leichter zugänglich und für die Zusammenarbeit bereit sind. Durch OCR-Scannen werden Ihre Dokumente „gelesen“, d. h. sie werden bearbeitbar, durchsuchbar und können kleiner gespeichert und weitergegeben werden, was eine Vielzahl potenzieller Workflows ermöglicht, die die Geschäftstätigkeit erleichtern.
Mit intelligenten Drucksoftwareanwendungen können Sie auch automatisierte Workflows einrichten, z. B. das automatische Senden aller physischen Rechnungen an einen speziellen Ordner für die Kreditorenbuchhaltung oder das Speichern von Angebotsunterlagen in einem Compliance-Ordner in der Cloud. Sobald diese Workflows eingerichtet sind, können sie weiterentwickelt und verbessert werden, um zeitaufwändige und sich wiederholende Prozesse weiter zu optimieren, damit sich Ihr Team auf wertvollere Tätigkeiten konzentrieren kann. Mit Managed Print können Sie nahtlos von jedem Ort und auf jedem Gerät zusammenarbeiten und dabei absolute Sicherheit gewährleisten.
3. Verbesserte Sicherheit
Die meisten kleinen Unternehmen sind sich des Risikos nicht bewusst, das ungeschützte Edge-Geräte wie Drucker für die Sicherheit darstellen können. Da Drucker mit Netzwerken und Laufwerken verbunden sind (und für den Umgang mit sensiblen Daten verwendet werden), sind sie oft ein gezielter Angriffspunkt für Hacker. Druckdienstleister bieten jetzt integrierte Funktionen zur Verbesserung der Sicherheit, um Ihre Infrastruktur zu schützen, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern. Durch die Verwendung der neuesten Hardware und Software – sowie intelligenten Remote-Support und Wartung – können Sie sich darauf verlassen, dass die Geräte sofort gepatcht werden, was das Zeitfenster für Cyberangriffe erheblich verkleinert.
4. Kosten senken und verwalten
Drucker sind für die meisten kleinen Unternehmen eine teure, aber wichtige Vorabinvestition. Durch die Möglichkeit, Geräte zu leasen, anstatt sie direkt zu kaufen, werden die Kosten abgefedert. Dieser Wechsel – von CapEx zu OpEx in Ihrer Bilanz – macht die Ausgaben vollständig vorhersehbar, mit dem Bonus, dass Sie das Gerät am Ende des Vertrags automatisch verlängern oder durch das neueste Upgrade ersetzen können, ähnlich wie bei Ihrem Telefonvertrag. Außerdem handelt es sich um eine flexible Lösung, die sich an veränderte Druckanforderungen in Ihrem Büro anpassen lässt. Mit Managed Print sind Sie nicht mit einem teuren Gerät belastet oder durch einen unflexiblen, im Voraus zu bezahlenden Vertrag gebunden.
Was macht Ricoh Managed Print Solutions zur besten Wahl für kleine Unternehmen?
Die Essential-Print-Lösungen von Ricoh für kleine Unternehmen wurden entwickelt, um den Herausforderungen des Marktes gerecht zu werden. Wir wissen, dass die Zeit immer knapp ist, dass Technologie eine wichtige Investition ist, die sich auszahlen muss, und dass Sie mehr als nur „gut genug“ brauchen, um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln. Deshalb ermöglichen unsere Lösungen höhere Produktivität, bessere Zusammenarbeit und mehr Sicherheit. Sie erhalten alle Vorteile eines praktischen, unterstützenden Technologiepartners, alles in einem kostengünstigen Paket. Als Ihr Anbieter für digitale Services wollen wir, dass Sie mehr erreichen, Ihre Teams sicher unterstützen können und flexibler und produktiver sind.
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe