Die Kunst, ein optimales Büroerlebnis zu schaffen

Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen Anreize zu schaffen, um ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro zu bringen, da sie die Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit, Innovation und Kreativität für die Entfaltung und Produktivität erkennen. Ganz zu schweigen von der finanziellen Belastung, die ungenutzte oder ineffiziente Büroräume mit sich bringen: 77 Cent von jedem Euro, der für Immobilien ausgegeben wird, werden für ungenutzte Büroflächen verschwendet.

Während die Zahl der Büroarbeitsplätze in Europa immer noch erst 75 % des Niveaus vor der Pandemie erreicht hat, hat unsere jüngste Studie in Zusammenarbeit mit dem Centre for Economics and Business Research ergeben, dass 70 % der Unternehmensleiter in den nächsten zwei Jahren eine Verkleinerung ihrer Büros planen.

Entscheidend ist, dass trotz des weit verbreiteten Wunsches, den Arbeitsplatz zu optimieren, viele Unternehmen bei sich ändernden Geschäftsanforderungen Schwierigkeiten haben, die Erwartungen der Mitarbeitenden zu erfüllen, den Erfolg zu messen und ihre Strategie kontinuierlich zu überprüfen und weiterzuentwickeln.

Die Verantwortlichen für das Gebäudemanagement haben heute Zugang zu einer Fülle von Nutzungsdaten. Die Realität ist, dass es bei der Schaffung optimaler Büroräume nicht nur um die Räume selbst geht, sondern auch darum, wie diese die höheren und sich entwickelnden Bedürfnisse der Mitarbeitenden jetzt und in Zukunft erfüllen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Büroräume mit datengestützten Erkenntnissen optimieren können, um eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen:

1. Nutzen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden, um Ihre Gebäude zu optimieren

Im Facility Management ist es wichtig, Entscheidungen zu treffen, die flexibles Arbeiten und ESG-Ziele unterstützen – und dabei zu verstehen, wie Ihre Mitarbeitenden am effektivsten arbeiten.

Das Sammeln von Insights darüber, wie Ihre Mitarbeitenden Ihre Arbeitsbereiche nutzen, ist ein guter Anfang. Integrierte datengestützte Lösungen wie RICOH Spaces können Ihnen Informationen z.B. zur Raumnutzung liefern.

Indem Sie diese wichtigen Erkenntnisse sammeln, können Sie Ihre Büroräume optimieren, neue Richtlinien entwickeln und Entscheidungen treffen, die Ihren Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen zugute kommen und auf tatsächlichen Bedürfnissen statt auf Annahmen basieren.

2. Flexibel bleiben

Ein moderner Arbeitsplatz sollte in der Lage sein, sich an die sich wandelnden Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden anzupassen und gleichzeitig ein positives und einheitliches Erlebnis an allen Standorten zu bieten. Der Schlüssel dazu ist, Teams und Besuchern einen Überblick über Ihren Arbeitsplatz und dessen Ressourcen in Echtzeit zu bieten.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, im Voraus Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze zu buchen, die ihrer Planung für den jeweiligen Tag am besten entsprechen. Sei es, dass sie sich mit bestimmten Personen treffen, einen ruhigen Arbeitsbereich haben oder in einer großen Gruppe zusammenarbeiten müssen. Diese Transparenz gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Tage so zu planen, dass produktiv arbeiten können.

Mit diesen Einblicken haben Sie stets einen Überblick, wie Bereiche genutzt werden und können diese bei Bedarf anpassen.

3. Einsatz smarter Technologie

Es gibt intelligente und leicht zugängliche Technologien, die die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern. Hochwertige Videokonferenzlösungen ermöglichen es Teams, von jedem beliebigen Ort aus zusammenzuarbeiten, und bieten eine Lösung für alle, egal ob im Büro oder remote.

Innovative Technologie dient auch dazu, Anreize für Mitarbeitende zu schaffen, wieder mehr ins Büro zu kommen. Nehmen wir als Beispiel die Arbeitsumgebung: Sowohl die Temperatur als auch die Luftqualität können einen großen Einfluss auf die Konzentration und den Komfort im Büro haben. Durch den Einsatz innovativer Technologien wie Temperatursensoren und Luftqualitätsscanner können Sie diese Faktoren für Ihre Mitarbeitenden optimieren.

Im Facility Management sind intelligente Technologien ein wichtiges Instrument zur Verbesserung des Arbeitsklimas, was wiederum die Gewinnung und Bindung von Talenten fördern kann.